5 työvuorosuunnittelun mittaria, joita jokaisen yrityksen kannattaisi seurata
Monia yrityksen liiketoimintaan vaikuttavia toimintoja mitataan, arvioidaan ja kehitetään jatkuvasti, mutta työvuorosuunnittelun tunnuslukuja ei välttämättä seurata kovin tarkasti. Näin kuitenkin kannattaisi tehdä, sillä työvuorosuunnittelua kehittämällä voidaan vaikuttaa tärkeisiin asioihin, kuten esimerkiksi työhyvinvointiin ja yrityksen toiminnan tehokkuuteen. Olemme koonneet yhteen muutamia työvuorosuunnitteluun liittyviä mittareita, joiden avulla seuranta ja toiminnan kehitys onnistuu.
Miksi työvuorosuunnittelun mittareihin kannattaa panostaa?
Monissa yrityksissä ei ainakaan säännöllisesti seurata ja arvioida työvuorosuunnittelun onnistumisesta kertovaa dataa, vaikka montaa muuta liiketoiminnan lukua seurataan tarkasti. Miksi? Ehkä työvuorosuunnittelusta kertovaa dataa ei koeta liiketoiminnan kannalta niin tärkeäksi, tai on epäselvää, millaisia hyötyjä datan seuraamisesta voisi olla. Ehkä seuranta ja raportointi on koettu vaikeaksi tai aikaa vieväksi, tai sitten työvuorosuunnittelun onnistumisen seuraamiselle ei ole keksitty hyviä mittareita. Tai sitten asiaa ei olla yksinkertaisesti tultu ajatelleeksi.
Työvuorosuunnittelulla voidaan vaikuttaa moniin tärkeisiin asioihin yrityksessä. Hyvä työvuorosuunnittelu on avainasemassa esimerkiksi työhyvinvoinnin ja työtyytyväisyyden toteutumisessa. Lisäksi työvuorosuunnittelulla pystytään osaltaan vaikuttamaan sekä liiketoiminnan kustannuksiin että joissain tapauksissa myös liikevaihtoon (lue aikaisempi kirjoituksemme aiheesta täällä).
Työvuorosuunnittelun kehittämiseen on siis syytä panostaa jokaisessa yrityksessä. Ilman selkeitä mittareita ja tavoitteita kehitystä on kuitenkin vaikeaa arvioida. Työvuorosuunnittelulle kannattaa siis asettaa säännöllisesti seurattavia mittareita, jotka kertovat suunnittelun onnistumisesta ja kehittymisestä.
5 mittaria, joita kannattaa seurata
1. Työvuorolistan täyttöaste
Täyttöasteella tarkoitetaan täytettyjen vuorojen suhdetta kaikkiin vuorotarpeisiin ja täytetyllä vuorolla tarkoitetaan työvuoroa, johon on saatu työntekijä. Toki suunnittelijan tavoitteena on aina saada kaikkiin työvuoroihin osaava tekijä ja monissa tapauksissa tämä on oikeastaan lähes pakollista. Tällaisissa tilanteissa joudutaan usein turvautumaan esimerkiksi ylitöiden teettämiseen tai vuokratyövoiman käyttöön. Täyttöaste kannattaa laskea niin, että ei ota mukaan ylityöllä tai vuokratyövoimalla täytettyjä vuoroja. Kannattaa siis mieluummin tarkastella sitä, kuinka suuri osa vuoroista saadaan täytettyä ”normaaleilla” työntekijäresursseilla.
Jos listan täyttöaste ei ole 100 % (tai ainakin hyvin lähellä), kannattaa ensin miettiä, voisiko täyttöastetta parantaa työvuorosuunnittelun keinoin. Voisiko työntekijät järjestää vuoroihin eri tavalla ja näin päästä parempaan täyttöasteeseen? Varsinkin silloin, kun erilaisia työvuoroja ja työntekijöitä on paljon, on erilaisten mahdollisten listaversioiden määrä todella suuri. Vaihtoehtoja kannattaa tutkia, osa vaihtoehdoista on todennäköisesti täyttöasteen näkökulmasta toimivampia kuin toiset.
2. Työvuorolistan hinta
Jos ajatellaan käytettävissä olevaa työvoimaa ja työn tarvetta (eli sitä työmäärää, joka täytyy saada tehtyä jonain tiettynä aikana ja tietyillä kriteereillä), on mahdollisia työntekijöiden ja työvuorojen erilaisia yhdistelmiä olemassa paljon. Toiset näistä yhdistelmistä ovat edullisempia kuin toiset. Kannattaa siis tarkkailla listalle muodostuvaa kokonaiskustannusta, eli sitä, kuinka paljon listan työvuorojen toteuttaminen maksaa yritykselle.
Listan kokonaiskustannuksen lisäksi oleellista on se, mistä asioista kokonaishinta muodostuu. Jos merkittävä osuus kuluista johtuu esimerkiksi ylitöistä, hukkatunneista tai vuokratyövoiman käytöstä, voidaan työvuorosuunnittelulla mahdollisesti vaikuttaa tilanteeseen. Kun käytettävissä oleva työvoima saadaan järjestettyä työvuoroihin optimaalisesti, voidaan minimoida ”hukkatunnit” sekä ylitöiden ja vuokratyövoiman tarve.
3. Työaikaergonomian toteutuminen ja sairauspoissaolojen määrä
Sairauspoissaolojen määrään vaikuttaa varmasti moni asia, mutta yksi niistä on työaikaergonomia, johon puolestaan vaikutetaan työvuorosuunnittelulla. Työterveyslaitoksen koordinoiman WOW-tutkimushankkeen tulosten mukaan lyhyiden (1-3 vuorokautta kestävien) sairauspoissaolojen todennäköisyyttä kasvattavat ainakin useat alle 11 tuntia kestävät vuorovälit sekä useat peräkkäiset yövuorot. Työvuorosuunnittelijalla on siis mahdollisuus vaikuttaa sairauspoissaolojen määrään työaikaergonomiasta huolehtimalla.
Työaikaergonomian toteutumista ja sairauspoissaolojen määrää sekä niiden välistä yhteyttä kannattaakin seurata aktiivisesti ja reagoida tarpeen mukaan. Esimerkiksi työterveyslaitos on maininnut sivuillaan muutamia yleisesti seurattuja sairauspoissaoloihin liittyviä tunnuslukuja ja niiden laskukaavoja. Lue myös täältä aiempi kirjoituksemme siitä, miten työvuorot käytännössä suunnitellaan työhyvinvointia edistävällä tavalla.
4. Työntekijöiden tyytyväisyys listoihin
Työvuorolistoilla on suuri vaikutus vuorotyöläisten arkeen, eikä heidän mielipiteitään tule unohtaa työvuorosuunnittelun onnistumista arvioitaessa. Tyytyväiset ja hyvinvoivat työntekijät ovat motivoituneempia ja vähemmän halukkaita vaihtamaan työpaikkaa.
Työntekijöiltä kannattaa hakea aktiivisesti palautetta heidän tyytyväisyydestään työvuorolistoihinsa. Palautteen pyytämistä ei kannata jättää yksittäisten esihenkilöiden toteutettavaksi omissa siiloissaan, vaan palautteen keräämisestä kannattaa tehdä säännöllinen ja vakioitu osa toimintaa. Esimerkiksi säännöllisesti toteutettavat kyselyt ovat hyvä tapa kerätä palautetta työntekijöiltä.
5. Listan tekemiseen kuluva aika
Myös työvuorosuunnitteluun kuluva aika on tärkeä mittari. Ei ole harvinaista, että työvuorosuunnitelman tekemiseen käytetään useampi päivä. Tämän päälle suunnittelijan aikaa kuluu muutostarpeisiin reagoimiseen, kun työntekijä esimerkiksi sairastuu, eikä pääsekään vuoroon suunnitellusti. Kannattaa ainakin varmistaa, että suunnittelijalla on käytössään parhaat mahdolliset työkalut vuorojen suunnitteluun ja muutoksiin reagoimiseen.
Kuinka paljon aikaa suunnitteluun käytetään kokonaisuudessaan? Entä mihin suurin osa ajasta kuluu? Näiden pohjalta voi lähteä miettimään, olisiko aika päivittää työvuorosuunnittelijan käytössä olevat työkalut ja millaisia vaatimuksia hankittavalle työkalulle asetetaan. Varsinkin silloin, kun vuoroja suunnitellaan suurelle määrälle työntekijöitä, voidaan sopivalla työvuorosuunnittelujärjestelmällä vähentää työvuorosuunnitteluun kuluvaa aikaa merkittävästi. Lue myös aiemmat kirjoituksemme työvuorosuunnittelujärjestelmän hankinnasta ja ohjelmistohankinnassa onnistumisesta sekä työvuorosuunnittelujärjestelmän valinnasta.
Mittareiden seuraamisen lisäksi on tärkeää miettiä, mistä mittarit kertovat ja mitä niiden perusteella pitäisi muuttaa. Jos esimerkiksi työvuorolistan hinta kasvaa jatkuvasti ylitöiden ja /tai vuokratyövoiman käytön johdosta, kannattaa miettiä pystyttäisiinkö olemassa olevat resurssit hyödyntämään paremmin paremmalla työvuorosuunnittelulla. Voisiko ohjelmisto auttaa tässä? Tai jos tällaisia keinoja ei löydy, olisiko kannattavampaa palkata lisää työvoimaa?
Jos työntekijät eivät ole tyytyväisiä listoihinsa, voitaisiinko suunnittelun periaatteita muuttaa niin, että työntekijöiden toiveita pystyttäisiin toteuttamaan paremmin? Pystytäänkö sairauspoissaoloja vähentämään, jos kiinnitetään entistä enemmän huomiota työaikaergonomiaan? Saadaanko työkalujen tai prosessien kehittämisellä vapautettua työvuorosuunnittelijan aikaa muihin, tuottavampiin työtehtäviin? Tämä selviää vain asettamalla mittareita, joita seurataan säännöllisesti, ja joihin toiminnan muutoksia peilataan jatkuvasti.
Työvuorosuunnittelussa on todella monta näkökulmaa, jotka tulisi ottaa huomioon parhaan mahdollisen lopputuloksen saavuttamiseksi. Työvuorosuunnittelujärjestelmä voi auttaa suunnittelijaa hahmottamaan valintojensa vaikutuksia eri näkökulmista. Lue täältä aikaisempi kirjoituksemme siitä, miten hyvä järjestelmä auttaa työvuorosuunnittelijaa.
Mepco Keikat helpottaa suunnittelijan työtä ja tuo suunnittelijan avuksi erilaisia mittareita. Lisäksi se muistuttaa suunnittelijaa työaikasääntöjen noudattamisesta.
