Yksi kattava HR-järjestelmä tuo läpinäkyvyyttä Chemigate Oy:n työntekijöille

Chemigate -konserni on perinteikäs suomalainen teollisuustoimija, jonka juuret ulottuvat vuosikymmenten taakse. Konserniin kuuluvat emoyhtiö Chemigate sekä Finnamyl ja Lapuan Peruna. Yrityksissä valmistetaan tärkkelyspohjaisia tuotteita erityisesti paperi- ja kartonkiteollisuuden tarpeisiin ja lisäksi monelle kaupasta tutut perunajauhot tulevat konsernin Finnamylin tehtaalta.

Erityisesti tytäryhtiöiden toiminta on osin hyvinkin kausiluonteista, ja perunan kasvatuksen ja sadonkorjuun rytmi vaikuttaa koko vuoden henkilöstötarpeeseen. Tämä asettaa omat vaatimuksensa myös palkanlaskennalle, HR-prosesseille ja raportoinnille.

Palkanlaskennasta kokonaisvaltaiseen HR-ratkaisuun

Chemigate-konsernissa työskentelee vakituisesti hieman yli 100 henkilöä, minkä lisäksi käyntikaudella määrä kasvaa merkittävästi määräaikaisten työntekijöiden myötä.

Alun perin Finago Mepco tuli Chemigatelle ratkaisuksi palkanlaskentaan laajemman ERP-järjestelmän kylkiäisenä, mutta konsernin kasvaessa ja toimintojen monimutkaistuessa nähtiin tarve ottaa Finago Mepcon ratkaisut laajemmin käyttöön.

”Palkkoja voi laskea moni järjestelmä, mutta tämä kokonaisuus tuo oikeasti lisäarvoa meidän toimintaamme.”

Pia Autio, HR- ja talousvastaava, Chemigate Oy

Läpinäkyvyys työntekijöille ja vastuuta esihenkilöille

Yksi tärkeimmistä tavoitteista Finago Mepcon HR-ratkaisun käyttöönotossa oli lisätä läpinäkyvyyttä työntekijöille ja vähentää manuaalista työtä.

“Aikaisemmin kaikki meni minun kauttani – lomat, muutokset, kyselyt. Se ei ollut tehokasta eikä kestävä tapa toimia. Nyt työntekijät pääsevät itse tarkastelemaan ja päivittämään omia tietojaan, ja esihenkilöt näkevät alaistensa tiedot suoraan järjestelmästä”, kertoo Pia Autio, Chemigate Oy, HR- ja talousvastaava.

Vastuu jakautuu uudella tavalla, ja tieto on ajantasaista ja helposti saatavilla. Tämä on vähentänyt väärinkäsityksiä ja lisännyt luottamusta:

“Palkanlaskenta on kaikkein sensitiivisintä tietoa. Työntekijän pitää pystyä luottamaan siihen, että hänen asiansa hoidetaan oikein”, Pia sanoo.

Työaikaa säästyy ja virheet vähenevät

”En enää kerää tietoja sähköposteista ja Exceleistä. Esihenkilöt perustavat työntekijät suoraan Mepcoon, jolloin kaikki tarvittavat tiedot tulevat heti oikein ja oikeaan paikaan.”

Pia Autio, HR- ja talousvastaava, Chemigate Oy

Käyttöönoton myötä aikaa on vapautunut monista rutiinitehtävistä olennaiseen. Työntekijän tietojen hallinta työsopimusprosessista alkaen on selkeytynyt merkittävästi.

“En enää kerää tietoja sähköposteista ja Exceleistä. Esihenkilöt perustavat työntekijät suoraan Mepcoon, jolloin kaikki tarvittavat tiedot tulevat heti oikein ja oikeaan paikaan”, Pia kertoo.

HR-ratkaisun rinnalla sähköinen allekirjoitus on nopeuttanut työsopimusten prosessointia ja osoittautunut erityisen hyödylliseksi tehdasympäristössä, jossa työntekijät ja esihenkilöt eivät aina ole samaan aikaan paikalla tai samassa vuorossa.

Analytiikka vastuullisuusraportoinnin tukena

Konsernin enemmistöomistaja edellyttää laajaa raportointia, ja lakisääteiset vastuullisuusvaatimukset ovat lisääntyneet. Mepco Analytiikka räätälöitiin vastaamaan näitä tarpeita.

“Vastuullisuushenkilöt näkevät kokonaisuudet; työtunnit, henkilöstömäärät ja teemat, mutta eivät yksittäisten henkilöiden tietoja. Se on meille juuri oikea taso”, Pia sanoo.

Raportointi onnistuu ilman ylimääräisiä välikäsiä ja manuaalisia Excel koosteita, ja tieto on heti käytettävissä, kun ratkaisut toimivat hyvin yhteen.

Pia korostaa myös, että keskitetty tietojen säilytys, ei ole vain tärkeää vain sen hetken raportoinnin takia, vaan myös pitkällä aikavälillä; työsopimukset ja henkilöstötiedot löytyvät vielä vuosikymmenten päästä auditointien ja selvitysten tueksi.