Aikaa takaisin: Freska tehosti palkkahallintoa Finago Mepcon avulla

“Puhutaan kymmenistä tunneista kuukaudessa, jotka säästyvät peruspalkanlaskennan prosesseista. Nyt aikaa jää muuhun tekemiseen.”

Jonne Kulmala, Payroll Manager, Freska.

Freska on yksi Pohjoismaiden suurimmista kotisiivouspalveluita tarjoavista yrityksistä. Yrityksen kasvu on ollut nopeaa: toimintaa on Suomessa, Ruotsissa ja Norjassa sekä toimipiste Espanjassa. Yrityksen henkilöstömäärä on kasvanut yli tuhanteen. Suuri organisaatio tuo mukanaan monimutkaisia palkka- ja HR-prosesseja, jotka vaativat hallittavuutta ja joustavuutta.

Ennen järjestelmäuudistusta palkkahallinnon tiimi käytti enemmän aikaa manuaalisiin tarkistuksiin ja toistuviin vaiheisiin kuin kehittämiseen. Jokainen ylimääräinen klikkaus vei aikaa pois muista tärkeistä tehtävistä. Raportointia tehtiin Excelissä, mikä kasvatti virheriskiä ja hidasti päätöksentekoa.

“Meillä on paljon raportointitarpeita, joiden toteuttaminen perinteisillä menetelmillä vei aikaa. Lomalistoista poissaoloihin, tieto ei aina ollut helposti saatavilla yhdestä näkymästä”, kertoo Jonne Kulmala, Payroll Manager, Freska.

Miksi Finago Mepco?

”Työskentely on paljon nopeampaa. Olemme saaneet automatisoitua isoja kokonaisuuksia. ”

Jonne Kulmala, Payroll Manager, Freska.

Kun Freska lähti kartoittamaan uuden järjestelmän vaihtoehtoja, ratkaisevaksi tekijäksi nousi räätälöitävyys. Finago Mepco valittiin, koska se tarjoaa mahdollisuuden rakentaa ratkaisut täsmälleen yrityksen omien prosessien ja tarpeiden mukaan.

“Isot edut ovat siinä, että järjestelmää voi muokata paljon ja että siellä ei ole tiukkoja rajoitteita. Pystymme tekemään asioita omalla tavalla, emme ole sidottuja geneeriseen malliin”, sanoo Jonne.

Toinen vahvuus on automaatioiden laaja käyttö. “Työskentely on paljon nopeampaa. Olemme saaneet automatisoitua isoja kokonaisuuksia. Ja raportointipuoli on todella kätevä ja helppokäyttöinen”, Jonne jatkaa.

Käyttöönotto ja tuki tasapainossa

Käyttöönotto onnistui sujuvasti. Jonne ja hänen kollegansa pääsivät syvälle järjestelmän toimintoihin asiantuntijan ohjauksessa. “Oli hyvä, että sain itse rakentaa oman kokonaisuuteni ohjatusti. Opin samalla ymmärtämään miten asiat toimivat taustalla”, hän kertoo.
Tuki on ollut läsnä aina, kun sitä on tarvittu.

“Olemme pitkälti pärjänneet itsenäisesti, mutta kun tilanteita on tullut, apu on ollut helposti saatavilla. Hyvä tasapaino”, Jonne kuvaa kokemusta.

Tulokset: enemmän aikaa merkitykselliseen työhön

“Pystymme tekemään asioita omalla tavalla, emme ole sidottuja geneeriseen malliin.”

Jonne Kulmala, Payroll Manager, Freska.

Suurin hyöty on arjen automatisointi.

“Puhutaan kymmenistä tunneista kuukaudessa, jotka säästyvät peruspalkanlaskennan prosesseista. Nyt aikaa jää muuhun tekemiseen”, Jonne summaa.

Raportointi on siirtynyt uudelle tasolle: lomaraportit ja tarkat seurannat syntyvät hetkessä, eikä tietoja tarvitse koostaa käsin.
Järjestelmä on tuonut myös mielenrauhan: “Se, että järjestelmä taipuu juuri meidän tarpeisiin, helpottaa kaikkea. Järjestelmä tekee mitä pitää”, Jonne sanoo.

Mepcon taipuminen juuri yrityksen tarpeisiin tekee sen suosittelemisesta myös muille helppoa;
“Voi ehdottomasti suositella myös muille. Mepco on paras järjestelmä, joka meillä on ollut.” Jonne summaa.