Mepco palkanlaskentaohjelma ja sen hyödyt
Kokonaisratkaisu palkka- ja henkilöstöhallintoon
Mepco palkanlaskenta on osa kokonaista HRM-ohjelmistoa, joten Mepcon HR-osion lisääminen palkanlaskentaan, tai toisin päin, ei lisää yhtään liittymää. Palkat ja HR toimivat saumattomasti yhdellä ainoalla henkilö- ja työsuhdetiedolla. Mepco-ohjelma sopii parhaiten keskisuurille ja suurille organisaatiolle. Pienyrityksille Mepco-ratkaisu kannattaa hankkia tilitoimiston palvelun kautta.
Tuntikirjaus osana palkanlaskentaa
Tuntikirjaus-sovellus Kirjaamo on osa Mepco-kokonaisuutta. Sillä voi kirjata tunteja, kappalemääriä tai kellonaikoja. Työntekijä kirjaa tiedot helppokäyttöisessä ja selkeässä kalenterinäkymässä. Tuntien ja kappaleiden kohdistaminen yrityksen dimensioille tuo tiedot palkanlaskennan raporteille ja kirjanpitoon.
Kattava raportointi
Monipuoliset raportit palvelevat niin johtoa, hallintoa ja esimiehiä, kuin myös viranomaisia. Viranomaisraportit ja monet yleisesti käytetyt tilastot löytyvät ohjelmistosta valmiina. Helppokäyttöisillä työkaluilla organisaatio voi luoda itselle parhaiten sopivia raportteja.
Tiedonkeruu suoraan oikealta taholta
Sähköiset lomakkeet mahdollistavat tietojen keräämisen tehokkaasti. Järjestelmän hajautettu toimintamalli varmistaa, että perustietojen muutokset saadaan palkanlaskentaohjelmaan nopeasti. Palkansaaja voi täyttää palkkaohjelmaan tietonsa itse ja esimies toimii hyväksyjänä.
Automatisoitu prosessi
Mepco sisältää todella pitkälle viedyn sovellusautomatiikan. Kun palkka-aineistot on kerätty, palkanlaskentarutiinit ja ajojonoon kytketyt toimenpiteet voidaan hoitaa napin painalluksella. Loppuun asti automatisoitu prosessi päättyy taloushallinnon kirjauksiin ja maksatuksiin.
Sähköinen arkistointi osana Mepco Palkkoja
Mepco Arkisto –ratkaisu on M-Filesin kanssa yhteistyössä tuotettu palkka-arkisto Mepco Palkat järjestelmän käyttäjille. Pilvipohjainen arkistointiratkaisu helpottaa palkanlaskijaan työtä, sekä säilöö lakisääteiset palkkadokumentaatiot tietoturvallisesti sähköiseen arkistoon.
Kattavat järjestelmäliittymät
Mepco Palkat voidaan liittää yhteen erilaisten HR-järjestelmien ja työaikaratkaisuiden kanssa. Liitoksia on tehty yli 100 eri järjestelmään. Kysy miten liitos onnistuu teidän järjestelmien kanssa!
Palkanlaskijan paras kaveri
Palkanlaskentaohjelma on palkanlaskijan tärkein työväline. Lähes kaikki Mepcoa käyttävät palkanlaskijat suosittelevat ohjelmistoa. Tutustu lisää katsomalla demo tästä!
Mepcolla tehostat palkanlaskentaa jokaisella organisaation tasolla
Palkanlaskija
Palkka-asiantuntijana olet palkanlaskennan ydin ja keskipiste. Olet tietoinen organisaation eri roolien vaikutuksesta palkanlaskennan oikeellisuuteen, sekä vastaat palkkajärjestelmän toiminnasta. Palkanlaskijana saat Mepcosta markkinoiden tehokkaimman palkkaohjelman, jossa tieto saadaan kerralla oikein ilman sähköposteja ja paperilappuja.
Palkanlaskijana voit tehdä seuraavia asioita:
- Kerätä kaiken palkanlaskentaa koskettavan tiedon sähköisesti palkanlaskennan pohjaksi
- Hyödyntää ohjelman tarjoamaa pitkälle vietyä sovellusautomatiikkaa tietojen jalostamisessa euroiksi.
- Tulkita tulevia tuntileimauksia mm. ylitöiden ja vuorolisien osalta.
- Antaa palkkaohjelman huolehtia työajanlyhennysten, saldojen, laskennallisten lomalisien ja muiden usein manuaalisesti tehtävien kokonaisuuksien laskennasta.
- Tehdä edellä mainittuja toimenpiteitä työehtosopimuksittain, jolloin isommissakin organisaatioissa kokonaisuus hoituu mutkattomasti.
Työntekijä
Palkanlaskennassa tarvitaan aina henkilötietoja, jotka tietää parhaiten työntekijä itse. Työntekijänä pääset Mepcon tarjoaman helppokäyttöisen Web-työpöydän kautta tarkastelemaan ja tarvittaessa muuttamaan omia tietojasi.
Työntekijänä voit tehdä seuraavia asioita:
- Muuttaa esimerkiksi tilinumeroa tai osoitetietoja. Voit valita myös minä päivänä tieto astuu voimaan, jos esimerkiksi uusi osoite on jo tiedossa, mutta muutto tapahtuu vasta myöhemmin.
- Tarkastella omia tietojasi, lomasaldoja ja palkkalaskelmia.
- Luoda järjestelmän kautta lomahakemuksia, sekä tehdä poissaoloilmoituksia.
- Syöttää tuntitietoja tuntikirjaus sovellus Kirjaamon kautta esimiehelle hyväksyttäväksi. Esimiehen hyväksynnän jälkeen tunnit siirtyvät suoraan palkkatapahtumille.
Esihenkilö
Esihenkilönä olet avainasemassa siinä, että palkat kilahtavat henkilöstön tileille oikein, koska sinulla on hallussa oikea tieto tehdyistä työtunneista, poissaoloista ja lomista.
Esihenkilönä voit tehdä seuraavia asioita:
- Tarkastella Mepcon helppokäyttöisen Web-työpöydän kautta omien alaisten tietoja, ja hyväksyä sähköisiä lomakkeita, joita sinulle on saapunut.
- Luoda ajantasaisia raportteja henkilöstöstä, koska tieto on jatkuvasti saatavilla ilman erillistä pyyntöä palkkahallinnosta.
- Hallita omien alaisten työsuhteiden vaiheita.
- Vastaanottaa järjestelmän tuottamia automaattisia hälytyksiä mm. työsuhteisiin, syntymäpäiviin ja ylitöiden määrään liittyvissä asioissa. Ne auttavat sinua päivittäisissä rutiineissa!
HR
Henkilöstöhallinnon tehtävä on tyypillisesti vastata myös organisaation palkanlaskennasta. HR:ssä työskentelevänä rooliisi kuuluu palkanlaskennan prosessien valvominen, sekä varmistaa se, että palkanlaskentaohjelmaa käytetään oikein ja käyttäjät on koulutettu.
HR:ssä työskentelevänä voit tehdä seuraavia asioita:
- Luoda kattavaa raportointia niin henkilöstöön kuin palkkatietoihin liittyen. Järjestelmästä löytyy valmiina paljon hyviä raportteja, mutta niitä on helppo myös itse luoda lisää.
- Lähettää varhaisen tuen automaattisia hälytyksiä esimiehille.
- Ottaa ulos kattavia poissaoloraportteja, jotka auttavat työhyvinvoinnin hallinnoinnissa.
Johto
Johtaja saa Mepco-ratkaisusta erilaisia raportteja tukemaan liiketoiminnan johtamista. Palkanlaskennan raportoinnissa voidaan mennä yksityiskohtaisempaan tietoon, mitä kirjanpidosta saadaan irti.
Palkkakustannukset voidaan jakaa palkkajärjestelmässä sille tarkkuudelle, jolla niitä halutaan seurata. Erilaiset hankelaskennat, projektikulut tai muut liiketoimintaan vaikuttavat laskelmat voidaan palkanlaskennan osalta tehdä suoraan Mepcossa. Johdon halu uudistaa, oikeellistaa ja automatisoida palkanlaskentaa, on merkittävässä roolissa koko organisaation ja sen liiketoiminnan kehityksen kannalta.
Johtajana voit tehdä seuraavia asioita:
- Hyväksyt työsuhteisiin liittyviä muutoksia, kuten esimerkiksi palkankorotuksia.
- Ottaa ulos erilaisia raportteja tukemaan liiketoiminnan johtamista.
Talous
Talousihmisenä sinun täytyy tietää organisaation palkkakuluista. Mepco palkanlaskentaohjelmaan tehdyt kirjanpitoliittymät kymmeniin eri järjestelmiin automatisoivat kirjanpidon ja palkanlaskennan kokonaisuuden.
Talouden parissa työskentelevänä voit tehdä seuraavia asioita:
- Tarkastaa lomapalkkavelan ja kirjanpidon tositteet
- Jakaa palkkakuluja haluamalla tavalla esimeriksi eri hankkeille
- Tarkastella käyttöoikeuksiesi kautta maksettuja palkkakuluja summatasolla saamatta selville yksittäisten henkilöiden palkkoja.
- Katsella palkanlaskentaan liittyviä tietoja silloin kuin niitä tarvitset, ilman erillistä pyyntöä palkanlaskennan puolelta.
IT
IT:stä vastaavana, voit huokaista helpotuksesta, koska osaltasi Mepco palkanlaskenta on kevyt järjestelmä. Suurin osa sen käyttäjistä hankkii järjestelmän palveluna. Ohjelman parametroinnista vastaa tällöin organisaationne pääkäyttäjä, ja kaikki ohjelmiston toimivuuteen liittyvät asiat ovat toimittajan vastuulla.
Kirjautumisessa voidaan hyödyntää asiakkaan omaa käyttäjähallintaa, kuten O365-tunnuksia tai ADFS-palvelua.
Rami-Robotti
Robotiikka on vallannut keskustelut myös palkanlaskennan puolella. Usein palkanlaskennan robotiikka sotketaan palkanlaskennan sovellusautomatiikkaan. Mepco mahdollistaa korkean sovellusautomatiikkansa ansiosta pitkälle viedyn automaation palkkaprosesseissa, ilman ulkopuolista robotiikkaa.
Robotiikan rooli Mepcon yhteydessä liittyy usein tapauksiin, joissa ulkopuolinen järjestelmä tarvitsee Mepcon tuottamaa tietoa osittaisin tiedoin. Tällöin manuaalisen tiedon tuottamisen sijaan käytetään usein robotteja. Robotiikan sijaan kannattaa kuitenkin aina tarkastella ensin sovellusautomatiikkaa, koska sillä tuotetut ratkaisut ovat usein stabiilimpia. Robotiikan käyttöön liittyy aina esimerkiksi käyttöliittymätason riskejä.
Katso demo – Mepco palkkaohjelma tositoimissa
Haluatko nähdä miten Mepco Palkat auttavat organisaatiossa palkanlaskennan tehostamisessa?
Lataa Mepcon demo ja katso se kun sinulla on hetki aikaa!
Täytä täältä lomake, ja saat sähköpostiisi 30 minuutin demovideon, jossa esitellään palkkaohjelman tärkeimmät ominaisuudet.
Naapurin Maalaiskanalla on keskitetty henkilötiedot yhteen järjestelmään
Mepco HRM on ollut Naapurin Maalaiskana Oy:n käytössä vuodesta 2019. Sillä hoidetaan yrityksen palkka- ja henkilöstöhallinto.
“Kun plussat ja miinukset kerättiin, niin kyllä Mepco oli ehdottomasti paras niistä ratkaisuista, mitä me mietimme. Kyselimme käyttäjäkokemuksia isommista ja pienemmistä yrityksistä, sekä järjestelmäosaajilta, ja Mepco sai parhaat kommentit”, HR Specialist Tuija Kantoluoto summaa.
Mepco-ratkaisun yksi ehdoton etu oli sen samaan järjestelemään lisättävä HR-osio. Kantoluodon mukaan GDPR:ääkin silmällä pitäen haluttiin järjestelmä, jossa henkilöiden tietoja käsitellään yhden ja ainoan järjestelmän sisällä.
Valio ohjaa työsuhteen elinkaarta kokonaisvaltaisella HRM-ohjelmistolla
Valio hoitaa Mepco-järjestelmän avulla kuukausittain noin 4 000 henkilön palkat ja noin 6 000 palkkatapahtumaa.
Mepco on saanut käyttäjiltään myönteistä palautetta. Positiiviset vaikutukset näkyvät Valion organisaation kaikilla tasoilla.
HR- ja palkkatiedot on keskitetty nyt yhteen paikkaan ja roolipohjaisen ratkaisun myötä vastuut prosesseissa ovat selkeytyneet. Koko henkilöstön käytössä oleva Web Työpöytä ja sähköiset lomakkeet tukevat laajasti HR-prosessia: muun muassa työsopimuksia, poissaoloja, lomia, kehityskeskusteluita, koulutuksia, suorituksen johtamista ja varhaista välittämistä.
”Kokonaisvaltainen palkka- ja henkilöstöjärjestelmä helpottaa johtamista sekä esimiesten ja palkanlaskijoiden päivittäistä työtä. Monia työvaiheita on saatu automatisoitua, mutta kehitettävää riittää. HR ja palkkahallinto ovat ryhdikkäässä ja järjestelmällisessä ohjauksessa”, Valion henkilöstöjohtaja Lasse Lintilä painottaa.
Nopea käyttöönotto ja helposti käytettävä järjestelmä
HR-järjestelmän käyttöönotto ei ole enää suuri IT-projekti. Mepco-järjestelmä on helposti muokattava ja se sisältää valmiina yleisimmät ominaisuudet työsuhteen kokonaisvaltaiseen hallintaan. Valmiita liittymiä eri järjestelmiin löytyy useita kymmeniä. Kysy meiltä lisää!
Käyttäjien koulutus on yksi tärkeimmistä käyttöönoton vaiheista. Loppukäyttäjien osaaminen korreloi suoraan järjestelmästä saataviin hyötyihin niin ajansäästön kuin tiedon oikeellisuuden osalta. Koulutusmateriaalia löytyy moneen lähtöön, aina verkkokursseista lähtien.
Kaikkea ei tarvitse tehdä kerralla, vaan järjestelmän käyttöönottoa kannattaa palastella tarpeiden mukaan.
