Paperittomuus työsuhteessa – millaista kehitystä on tapahtunut 10 vuodessa

Noin kymmenen vuotta sitten alettiin puhua paperittomasta toimistosta. Silloin ajateltiin, että olisi todella hienoa, jos päästäisiin eroon kaikenlaisesta turhasta paperinpyörittämisestä. Ja nykypäivänä voidaankin todeta, että tämä tavoite on aika hyvin saavutettu. Toimistoissa ei enää faksi laula, printteri hurise tai kirjekuoret kahise, vaan nämä toiminnot ovat pitkälti siirtyneet sähköiseen muotoon. Tässä blogissa käsittelemme paperittomuuden evoluutiota työsuhteiden hallinnan näkökulmasta.

Papereista on päästy, mutta dokumenteista ei

Nykyään paperisten versioiden sijaan samanlaisia dokumentteja löytyy pdf-muotoisena lojumasta sähköposteistamme ja tietokoneidemme kansioista. Loppujen lopuksi se, pyöritteletkö dokumentteja fyysisesti käsissäsi vai sähköisessä muodossa tietokoneella, eivät juurikaan eroa toisistaan.

Dokumenttien kanssa tuskailusta onkin pyritty jo jonkin aikaa eroon. Unelma paperittomuudesta on muuttunut unelmaksi dokumentittomuudesta, jossa prosessit olisivat niin suoraviivaisia, että ne eivät vaatisi mitään manuaalisia käsittelyvaiheita. Kaikki tarvittavat tiedot tallentuisivat kerralla oikein kaikkien tarvittavien osapuolten toimesta.

Millaista kehitystä on tapahtunut?

Vaikka matkaa vielä on, edistystä on tapahtunut paljonkin. Viimeisten kymmenen vuoden aikana on tapahtunut seuraavanlaisia asioita kohti unelmaamme dokumentittomasta toimistosta:

Tiedonkulku eri kanavien ja tahojen välillä on sähköistynyt

Järjestelmien integraatiot ovat kehittyneet, olemme saaneet saatavillemme julkisia resursseja, viranomaiskanavat ovat sähköistyneet ja aineistoista on tullut yhdenmukaisempia. Emme joudu enää faksaamaan tai postittamaan materiaalia tai vastaanottamaan sitä näillä samoilla metodeilla – ainakaan samalla tavalla kuin ennen. Samaan aikaan on tullut uutta teknologiaa, joka on parantanut järjestelmien välisten integraatioiden laatua ja yleisesti tehostanut prosesseja.

Ihmisten odotukset työajan ulkopuolella ovat muuttuneet.

Paperittomasta asioinnista on tullut normi. Lähes kaikki asiat pystytäänkin nykyään hoitamaan ilman papereita ja monesti myös ilman dokumentteja erilaisten palvelu- ja asiointikanavien kautta.

Työtehtävät ovat muuttuneet.

Nykyään suurta osaa töistä voidaan tehdä paikasta riippumattomasti etänä. Tämä vaatii taustalle infran, jolla se on mahdollista. Osaltaan koronapandemia on edistänyt tätä muutosta, kun ihmiset ovat siirtyneet enemmän ja enemmän etätöihin. Kehityksen myötä ei kuitenkaan ole poistunut tarve materiaaleille laadukkaassa muodossa.

Silti olemme joutuneet käsittelemään papereita tai sähköisiä irtodokumentteja joissakin prosesseissa kuten ennenkin. Esimerkkejä tällaisista tilanteista, joissa irrallaan olevien dokumenttien käsittely on osana prosessia, ovat työsuhteen perustaminen ja erilaiset työsopimusprosessit. Muun muassa palkanlaskentaa varten on pitänyt pitkään toimittaa verokortti paperisena tai pdf-dokumenttina.