TES-tulkinta työajanseurannassa: näin automaatio vähentää virheitä ja manuaalista työtä
Automaattinen TES-tulkinta tuo työehtosopimuksen säännöt osaksi työajanseurantaa. TES-tulkinta alkaa siitä hetkestä, kun työntekijän työaika kirjataan järjestelmään. Mikäli työaika, työvuorot tai poikkeamat tulkitaan väärin työajanseurannassa, virhe voi siirtyä eteenpäin palkanlaskentaan. Tällöin palkanlaskijan aikaa kuluu tietojen selvittämiseen ja korjaamiseen.
Työajanseuranta ja TES:ien tulkinta ovat siis kriittisiä onnistuneelle palkanlaskennalle. Jokainen työaikamerkinnän muutos, poissaolo ja ylityökirjaus vaikuttaa suoraan palkan muodostumiseen. Sen lisäksi palkanmaksun on tapahduttava työehtosopimusten (TES) mukaisesti. Työajanseurannassa tilanteet elävät nopeasti, kun työvuorot vaihtuvat, ylitöitä kertyy ja lomia pitää laskea. Jos tämä kaikki tehdään manuaalisesti, riski virheisiin on suurempi ja pienikin virhe voi johtaa pitkiin oikaisukierroksiin.
Nykyaikaisten työajanhallintaratkaisujen automaattinen TES-tulkinta vähentää virheitä, säästää tunteja ja huolehtii, että laskenta perustuu joka kerta oikeaan työehtosopimukseen. TES-tulkinta ja työajanseuranta on sisäänrakennettu ohjelmistoon, jolloin kaikki tapahtumat tulkitaan oikein ja palkat maksetaan automaattisesti määritettyjen sääntöjen mukaisesti. Palkanlaskijan ei tarvitse manuaalisesti soveltaa monimutkaisia laskentakaavoja, taulukoita tai erillisiä muistioita.
Miksi automaattinen TES-tulkinta on tärkeää työajanseurannassa?
Työajanseurannan tehtävä ei ole pelkästään tallentaa, milloin työntekijä tuli töihin ja milloin hän lähti. Työajan perusteella muodostuu tietoa, joka vaikuttaa myös palkkaan. Siksi työaikatiedon pitää olla mahdollisimman oikeaa jo ennen kuin se siirtyy palkanlaskentaan.
Työajanseurannassa huomioidaan mm. näitä asioita: säännöllinen työaika, ylityö, ilta- ja yötyö, sunnuntaityö, erilaiset työaikamuodot ja poikkeavat työvuorot. Mikäli näitä käsitellään manuaalisesti, työaikatietojen tarkistamiseen kuluu aikaa sekä työntekijöiltä, esihenkilöiltä että palkanlaskennalta.
Lisäksi jokaisessa TES:ssa on omat yksityiskohtansa, ja niitä on paljon. Suomessa voimassa olevia työehtosopimuksia on yli 180. Kun lisät, ylityöt ja poissaolot pitää sovittaa näihin sääntöihin käsin, palkanlaskijan työ muuttuu nopeasti sääntöviidakon selvittelyksi.
Näistä syistä on siis tärkeää, ettei työehtosopimusten tulkintaa tehtäisi manuaalisesti:
- Jokaisella sopimuksella on omat työaikasääntönsä.
- Lisien ja ylityökorvausten laskenta vie aikaa.
- Poissaolojen ja lomien vaikutus palkkatulkintaan voi mennä väärin
- Virheet voivat johtaa oikaisukierroksiin ja henkilöstön tyytymättömyyteen.
On myös muistettava, että virheet eivät ole pelkästään hallinnollinen haaste. Ne maksavat, hidastavat ja kuormittavat työntekijöitä sekä vaarantavat työnantajamielikuvaa.
Näin automaattinen TES-tulkinta toimii käytännössä työajanseurannassa
Automaattinen TES-tulkinta toimii käytännössä näin:
- Työntekijä kirjaa työaikansa.
- Kun tehdystä työajasta kuuluu maksaa työaikalisiä tai muita korvauksia, järjestelmä muodostaa ne määritettyjen sääntöjen perusteella ja siirtää tiedot palkanlaskentaan.
- Mikäli työntekijällä on lomaa, sairauspoissaoloa tai muutoksia työsopimuksessa, niin ne huomioidaan automaattisesti.
- Ajantasainen työaikojen seuranta ja niihin liittyvät kustannukset ovat aina ajan tasalla raportointia varten.
TES-säännöt on siis tallennettu järjestelmään, jolloin palkkahallinto saa kerralla oikeat tiedot palkanlaskentaan ilman manuaalista naputtelua.
Automaattisen TES-tulkinnan tarkoitus ei kuitenkaan ole poistaa esihenkilön tai palkanlaskijan roolia. Kaikkia työaikaan liittyviä tilanteita ei voida eikä tarvitsekaan automatisoida. Tärkeää on, että järjestelmä hoitaa rutiininomaiset tilanteet ja ihminen voi keskittyä tilanteisiin, joissa tarvitaan asiantuntemusta ja päätöksentekoa.
Esimerkkejä automaattisesta TES-tulkinnasta
Hyvä työajanseuranta tuottaa muutakin kuin listan tehdyistä tunneista. Se auttaa vastaamaan kysymykseen, mitä tehdyt työtunnit tarkoittavat työehtosopimuksen näkökulmasta.
Työntekijä tekee ylitöitä
Työpäivä venyy suunniteltua pidemmäksi. Manuaalisessa prosessissa pitää selvittää, muodostuuko tilanteesta ylityötä ja miten se vaikuttaa tehdystä työstä maksettavaan palkkaan.
Automaattisessa prosessissa työaikaa voidaan verrata sovellettaviin sääntöihin ja käsitellä niiden perusteella. Työajanseurannan ohjelmisto tulkitsee työajan tallennettujen TES-sääntöjen perusteella.
Tarkoitus on, että työntekijän ei itse tarvitse huolehtia, onko työaikaan liittyvät muuttuvat tilanteet huomioitu palkassa. Hän voi luottaa siihen, että työaika ja siitä muodostuvat korvaukset käsitellään oikein.
Työvuoro sijoittuu iltaan tai yöhön
Kaikki työtunnit eivät ole palkkauksen kannalta samanarvoisia. Työvuoron ajankohta voi vaikuttaa siihen, mitä lisiä työntekijälle kuuluu.
Automaattinen TES-tulkinta huomioi työn tekemisen ajankohdan ja käsittelee työajan siihen sovellettavien sääntöjen mukaisesti.
Työntekijä työskentelee sunnuntaina tai pyhäpäivänä
Sunnuntai- tai pyhäpäivätyö on myös hyvä esimerkki tilanteesta, jossa pelkkä työtuntien määrä ei vielä kerro kaikkea.
Järjestelmä voi huomioida korotetun palkan osana TES-tulkintaa, jolloin palkanlaskentaan siirtyvä tieto on palkanlaskijalle valmiimpaa.
Työvuoroon tulee poikkeama
Työvuoro ei aina toteudu suunnitelman mukaan. Työntekijä voi esimerkiksi tehdä ylimääräisiä tunteja tai työvuoron ajankohta muuttuu.
Automaation avulla poikkeamia voidaan käsitellä osana samaa prosessia ja nostaa tarkistettavaksi tilanteet, joissa tarvitaan ihmisen arviointia. Esihenkilötyössä työaikojen ja poikkeamien tarkistaminen helpottuu, kun järjestelmä auttaa tulkitsemaan työaikaa.
Haluatko nähdä, miten TES-tulkinta automatisoidaan käytännössä?
5 yleisintä virhettä TES-tulkinnassa ja automaation ratkaisut
Lisät (ilta-, yö- ja viikonloppulisät) ovat yleisimpiä virheiden syitä. Kun säännöt on muistettava itse tai kopioitava eri lähteistä, virhe syntyy helposti.
Automaation hyöty: Työajanhallintaohjelmisto muodostaa työaikalisät automaattisesti TES-sääntöjen mukaan.
Yksittäinen ylimääräinen tunti voi jäädä helposti huomaamatta, etenkin kun työntekijöitä ja työvuoroja on paljon.
Automaation hyöty: Ylimenevät työtunnit tunnistetaan automaattisesti ja palkanlaskenta saa virheettömät tiedot palkanmaksuun.
Suunnitellun työvuoron ja toteutuneen työajan välillä voi olla eroja. Esimerkiksi, jos tilanteet muuttuvat nopeasti sairauspoissaolojen tai muuttuvien lomien seurauksena.
Automaation hyöty: Järjestelmä huomioi automaattisesti muuttuneen tilanteen ja poikkeukset jo työajanseurannassa niin, että selvitys on tehty oikein ennen tietojen siirtymistä palkanlaskentaan.
Erilaiset työaikamuodot (mm. yleistyöaika, jaksotyö, vuorotyö) tai työajan järjestelyt, kuten liukuva työaika, vaikuttavat siihen, miten lisät ja ylityöt tulisi laskea. Virheet syntyvät helposti päällekkäisistä säännöistä.
Automaation hyöty: Ohjelmisto pitää työaikamuodot, sovitut järjestelyt ja TES-logiikan sisäänrakennettuna. Ei enää tulkintaa ulkomuistista.
Kun TES-tulkinta tehdään erillisessä järjestelmässä, tiedot kerätään usein käsin ja viedään palkanlaskentaan. Moni virhe syntyy juuri tässä siirtymässä.
Automaation hyöty: Työaikajärjestelmä ja palkanlaskenta (esim. Mepco tai Procountor) integroidaan → tiedot siirtyvät automaattisesti ilman manuaalista tallennusta.
Mitä kannattaa selvittää, kun valitaan työajanseurannan ohjelmistoa?
Hyvä työajanseurannan ohjelmisto tekee muustakin kuin kellottaa tunnit. Se tulkitsee työajan oikein, siirtää tiedot palkanlaskentaan ja joustaa, kun tarpeesi muuttuvat. Käy nämä kysymykset läpi, niin tunnistat sinulle sopivan ratkaisun.
Tukeeko järjestelmä tarvittavia työehtosopimuksia?
Ohjelmistovalinnassa kannattaa ensimmäiseksi varmistaa, että se varmasti kattaa oman alasi työehtosopimusten tulkinnan.
Miten muutokset TES:ssa huomioidaan?
Työehtosopimukset muuttuvat jatkuvasti. Selvitä, miten muutokset päivitetään ja miten ajantasaisuus varmistetaan ohjelmistossa. Finagon työajanhallinnan ohjelmistoissa TES-muutokset päivittyvät automaattisesti, joten käyttäjän ei tarvitse päivittää yleisiä TES-sääntöjä itse.
Mitä työaikaa järjestelmä osaa tulkita?
Älä tyydy siihen, että ohjelmisto ”tukee automaatiota”. Kysy konkreettisesti, miten ylityöt, lisät, poikkeamat ja erilaiset työaikamuodot käsitellään. Varmista, että ohjelmisto kattaa kaikki nämä, varsinkin, jos työajoissa on paljon vaihtuvuutta. Finagon työajanhallinnan ohjelmistot tunnistavat työaikakirjauksista palkanmaksuun vaikuttavat lisät, ylityöt ja muut korvaukset yrityksen käyttämän työehtosopimuksen perusteella.
Miten tieto siirtyy palkanlaskentaan?
Työajanseurannan ja palkanlaskennan yhteys on tärkeä. Mitä vähemmän tietoa tarvitsee käsitellä uudelleen, sitä sujuvampi koko prosessi on. Tarkista siis, voidaanko hyväksytyt työaikatiedot siirtää suoraan yrityksen käyttämään palkanlaskentajärjestelmään ja mitä tietoja integraatio kattaa. Automaattinen tiedonsiirto vähentää manuaalista tallentamista ja auttaa säilyttämään tiedot yhdenmukaisina työajanseurannasta palkanlaskentaan asti.
Työvuorovelhosta, Maraplanista, Tuntivelhosta ja Timesta voidaan siirtää esimerkiksi palkkalajitapahtumia, poissaoloja, työvuoroja sekä henkilö- ja työsuhdetietoja mm. Mepcoon, Procountoriin, Netvisoriin, Fennoaan ja Fivaldiin.
Myös Gigsissä palkka- ja laskutusaineisto voidaan siirtää CSV-tiedostona tai integraatiolla suoraan käytössä olevaan järjestelmään. Sen avoimia rajapintoja voidaan hyödyntää myös HR-, toiminnanohjaus- ja raportointijärjestelmien yhteyksissä.
Miten ohjelmistoa kehitetään tulevaisuudessa?
Kun valitset ohjelmistoa, katso käyttöönottoa pidemmälle: miten palvelua ylläpidetään, päivitetään ja tuetaan arjessa. Selvitä, miten TES:n muutokset ja muut päivitykset hoituvat, millaista tukea saat ja taipuuko ratkaisu, kun yrityksesi tarpeet muuttuvat.
Finagolta löydät juuri sinulle sopivan kokonaisuuden kevyestä työajanseurannasta työvuorosuunnitteluun toimialasi tarpeiden mukaan. Integraatiot ja yrityskohtaiset määritykset sovittavat ratkaisun nykyisiin järjestelmiisi ja toimintatapoihisi.
Viimeistään nyt on siis aika automatisoida Suomen yli 180 TES:ien tulkinta.
Haluatko nähdä, miten TES-tulkinta automatisoidaan käytännössä?
Sanna Tuomainen
Solution Analyst, Finago
Kehitän työajanhallinnan ratkaisuja, joissa palkanlaskennan tarpeet ja käyttäjien arki kohtaavat. Tavoitteeni on, että ohjelmisto keventää työpäivääsi ja jättää aikaa olennaiseen.
Lue myös:
HR-analytiikka ja palkkadata tiedolla johtamisen tukena – 5 keskeistä hyötyä yrityksille
Saako työvuorolista olla näkyvillä ravintola-alalla?
