Parhaat työvuorolistat syntyvät työvuorosuunnittelijan ja järjestelmän yhteistyöllä
Työvuorosuunnittelujärjestelmä pystyy huomioimaan samanaikaisesti useampia suunnittelun vaikuttavia tekijöitä kuin ihminen. Toisaalta suunnittelijalla on usein hiljaista tietoa, jota järjestelmä ei pysty tietämään. Me uskomme, että parhaat työvuorolistat muodostuvat kuitenkin suunnittelijan ja järjestelmän yhteistyöllä.
Työvuorosuunnittelu koostuu useista vaiheista ja suunnittelua tehtäessä on huomioitava lukuisia eri tekijöitä ja rajoituksia, joiden ehdoilla vuoroja suunnitellaan. Työvuorosuunnittelijat käyttävät usein työnsä tukena erilaisia muistilistoja, jotta kaikki suunnitteluun vaikuttavat tekijät tulevat varmasti huomioitua. Työvuorosuunnittelua rajoittavat säännöt ovat kuitenkin tarkkaan määriteltävissä, jolloin on käytännössä myös mahdollista, että järjestelmä suorittaa ne ihmisen puolesta tai ainakin ohjaa ihmistä lopputuloksen kannalta parhaisiin päätöksiin, säännöt huomioiden.
Millaisissa asioissa suunnittelijaa kannattaa sitten avustaa ja miten tämä käytännössä onnistuu järjestelmältä? Kokosimme alle ajatuksiamme työvuorosuunnittelijan ohjaamisesta ja siitä, miten se mahdollisesti vaikuttaisi työvuorolistoihin sekä työvuorosuunnittelijoiden työhön.
Mihin työvuorosuunnittelujärjestelmää tarvitaan?
Työaikasäännöt rajoittavat esimerkiksi vuorojen pituuksia sekä vuorojen välisiä lepoaikoja. Näiden lisäksi suunnittelijan on usein huomioitava myös esimerkiksi työntekijöiden vaihtelevat osaamiset, jotka vaikuttavat siihen, kuka minkäkin vuoron voi tehdä. Myös oikea resursointi on keskeisessä osassa suunnittelijan työtä. Suunnittelijan tulee siis varmistaa, että oikea määrä ihmisiä on oikeaan aikaan oikeassa paikassa, jotta työ tulee tehtyä. Edellä mainittujen tekijöiden lisäksi suunnittelijan tulisi myös parhaansa mukaan huomioida työntekijöiden toiveet työvuorojen suhteen sekä pyrkiä myös täyttämään toiveet niin hyvin kuin mahdollista.
Koska työvuorosuunnittelu koostuu monesta vaiheesta, suunnittelijat hyödyntävät usein työnsä tukena erilaisia muistilistoja, jotta mikään vaihe tai sääntö ei pääse unohtumaan. Työvuorosuunnittelujärjestelmän avulla suunnittelijan työ helpottuu ja stressi vähenee, kun voi luottaa siihen, että järjestelmä kertoo, täyttyvätkö kaikki vaadittavat kriteerit, sekä onko jokaisessa vuorossa työntekijä. Tällöin aikaa vapautuu eri asioiden muistamisesta ja sääntöjen täyttymisen tarkastamisesta muuhun työhön.
Työvuorosuunnittelua helpottaa järjestelmä, joka pitää suunnittelijan ajan tasalla työaikasäännöistä ja muista suunnittelua rajoittavista tekijöistä sekä tarjoaa suunnittelijalle arvokasta informaatiota päätöksenteon tueksi.
Kun työvuorosuunnittelija voi luottaa siihen, että järjestelmä varoittaa, jos suunniteltu työvuoro on liian pitkä tai kahden työvuoron välinen vaadittu lepoaika ei täyty, säästyy suunnittelijalta aikaa toisiin tehtäviin. Vastaavasti, kun järjestelmässä jokaisen työntekijän taustalle on määritelty työntekijöiden osaamiset sekä erikoistaidot, ei näiden tietojen tarvitse olla enää vain suunnittelijan muistin varassa. Esimerkiksi sairaustapauksissa tai uuden henkilön aloittaessa työvuorosuunnittelun parissa, on kaikille helpompaa, että mahdollisimman vähän tietoa on vain jonkun ihmisen muistissa, paperilapuilla tai erillisessä Excelissä. Järjestelmä kertoo suoraan, kuka työntekijä soveltuu mihinkin vuoroon. Järjestelmä näyttää samalla myös työntekijöiden toiveet, jolloin työntekijätyytyväisyys voi nousta, kun toiveita pystytään paremmin huomioimaan ja toteuttamaan.
Entä millainen on työvuorosuunnittelijan rooli?
Työvuorosuunnittelujärjestelmä voi auttaa ja tukea suunnittelijaa hänen työssään, mutta on kuitenkin muistettava, että usein työvuorosuunnitteluun liittyy myös paljon hiljaista tietoa, mikä voi olla vaikeaa tai jopa mahdotonta esittää sääntöinä järjestelmälle. Suunnittelijalla voi joissain tapauksissa olla tietoa, jota järjestelmä ei tarjoa tai voi edes tietää. Aina, kun työtä suunnitellaan ihmisille, on muistettava, että inhimillisyys on tärkeässä roolissa. Suunnittelija voi esimerkiksi huomioida, ketkä työskentelevät tehokkaimmin yhdessä tai kuka mahdollisesti nauttii tietyn päivän iltavuoroista, mitä järjestelmä tuskin tietää, ja myös reagoida tähän tasapuolisuuden rajoissa.
Vaikka työvuorosuunnitteluprosessi automatisoitaisiin aina tarpeen muodostamisesta työvuorojen julkaisuun asti, on kuitenkin selvää, että usein työvuorosuunnittelijaa tarvitaan päätösten validointiin sekä poikkeustilanteiden hallinnointiin. Päätösten validaattorina toimimisen lisäksi on hyvä pitää mielessä, että on ennemmin sääntö, kuin poikkeus, että julkaistuun työvuorolistaan tulee muutoksia, jolloin työvuorosuunnittelijan on toimittava aktiivisemmin.
Muutosten hallinnointi vaatii usein nopeaa reagointia, missä järjestelmän tarjoamasta automaatiosta voi olla apua. Vastaan voi kuitenkin tulla tilanteita, joihin järjestelmä ei yksinään osaa reagoida. Joskus esimerkiksi työntekijä voi sairastua äkillisesti, eikä täysin vastaavalla osaamisella olevaa työntekijää ole saatavilla. Tällaisessa tilanteessa järjestelmä ei välttämättä tiedä, soveltuisiko vuoroon poikkeustilanteessa työntekijä, jolla on hieman erilainen osaaminen. Tässä vaiheessa työvuorosuunnittelija pystyy tekemään päätöksiä muun tiedon valossa ja arvioimaan, kuka työntekijöistä pärjää parhaiten vuorossa, johon tarvitaan nopealla aikataululla tuuraaja.
Ideaalitilanteessa työvuorolistan muodostaminen olisi pitkälti automatisoitu, jonka jälkeen työvuorosuunnittelija tai esimies voisi hyväksyä työvuorolistan ennen sen julkaisua. Uskomme, että tulevaisuudessa, jos listaan täytyy tehdä muutoksia, niin tekoäly oppii käyttäjän tekemistä muokkauksista ja ottaa tekijät huomioon seuraavaa listaa muodostaessa. Työvuorosuunnittelijalle jää lähinnä muutosten hallinnointi, missä järjestelmä voi myös toimia käyttäjän tukena. Kun työntekijä sairastuu, niin järjestelmä osaa ehdottaa suoraan, ketkä sopivat sijaiseksi vuoroon, ilman että suunnittelijan täytyy erikseen tarkistaa työntekijöiden osaamisia ja tunteja.
Järjestelmän avulla päästään parempiin lopputuloksiin
Järjestelmä voi suunnitella työvuorolistan huomioimalla samanaikaisesti useamman asian kuin työvuorosuunnittelija. Toisaalta taas työvuorosuunnittelija pystyy mahdollisesti huomioimaan inhimillisyyden suunnittelussa paremmin kuin järjestelmä. Jos inhimillisyyteen vaikuttavat tekijät saadaan määriteltyä ja ne voidaan kertoa järjestelmälle, niin silloin myös järjestelmä voi huomioida inhimillisyyttä lisääviä tekijöitä, kuten työvuorotoiveita ja muita preferenssejä. Lisäksi työvuorosuunnittelujärjestelmä voi mahdollisesti huomioida esimerkiksi tasapuolisuuden vuorojen jakamisen välillä objektiivisemmin kuin ihminen. Osa järjestelmistä voi laskea myös työntekijöiden työmatkat ja ehdottaa työvuoroja, niin että työvuorolistassa minimoidaan työntekijöiden työmatkat, joka taas edistää ympäristön hyvinvointia.
Voidaanko järjestelmän avulla sitten päästä parempiin lopputuloksiin kuin pelkällä suunnittelijalla? Me uskomme, että kyllä. Järjestelmän tulee jatkuvasti ohjata käyttäjää parempiin päätöksiin, mutta parhaat lopputulokset saavutetaan asiantuntevan suunnittelijan ja järjestelmän yhteistyöllä.
