Mepco Keikat yksinkertaisti Kids Factoryn keikkatyön tarjoamisen
Mepco Keikat -ohjelmasta tuli parissa viikossa erottamaton osa Kids Factoryn keikkojen tarjoamisesta vastaavan Mari Liikasen työarkea.
Kids Factory on tapahtuma- ja ohjelmatuotantoyhtiö, jonka missiona on tuottaa naurua ja riemua lapsille ja lapsiperheille. Helsingistä käsin toimiva yritys tarjoaa keikkatöitä noin kahdellesadalle töihin kutsuttavalle freelancerille.
Työntekijöitä välitetään monenlaisiin tilaisuuksiin esimerkiksi lapsiparkkeihin ja päiväkoteihin, erilaisiin tapahtumiin, messuille ja kauppakeskuksiin. Yrityksen ohjelmapuolella toimii myös joukko vaativammille esiintymiskeikoille kutsuttavia ammattiesiintyjiä.
Työkeikkojen tarjoaminen yksinkertaistettiin
Yhtiö otti käyttöön Mepco Keikat -keikkatyönhallintaohjelman alkukesästä 2024.
Ennen järjestelmän käyttöönottoa työkeikkojen ja tekijöiden yhdistäminen oli hankalampaa, kertoo Kids Factoryn palvelupäällikkö Mari Liikanen.
Aiemmin työvuoroja hallittiin toisella ohjelmalla ja tekijät haettiin kullekin keikalle erikseen Whatsappissa viestitellen.
Kun monimutkainen ja aikaa vievä tapa tarjota keikkoja alkoi tuntua epäkäytännölliseltä, Mari ehdotti esihenkilölleen, että Kids Factory siirtyisi uuden, nykyaikaisen ja yksinkertaisen järjestelmän käyttöön.
Koska yksi tärkeistä valintakriteereistä oli helppokäyttöinen sovellus, jonka myös keikkatyöntekijät voisivat ottaa käyttöön puhelimiinsa, valinta kohdistui Mepco Keikat -ohjelmaan.
Ei enää Whatsapp-viestivyöryjä
Mepco Keikat -ohjelman myötä jatkuva Whatsapp-viestien kirjoittaminen ja niihin vastailu on jäänyt historiaan, Mari kertoo.
“Aiemmin esimerkiksi 50 tekijää saattoi Whatsappissa tarjoutua ottamaan keikan vastaan. Nyt freelancer voi toivoa keikkaa itselleen sovelluksessa. Sieltä minun on helppo valita sopivimmat tekijät.”
Aikaa muuhun tekemiseen on vapautunut myös siksi, että järjestelmä kokoaa yhteen paikkaan kaikki palkanmaksuun liittyvät tiedot, jotka on helppo viedä eteenpäin palkkahallintoon, Mari kuvailee.
Kids Factoryn suunnitelmissa on alkaa hyödyntää myös Mepco Keikat -järjestelmän viestintäominaisuuksia. Järjestelmän sisällä voi esimerkiksi lähettää massaviestin kaikille keikkatyöntekijöille. Näin yritys voi keskittää kaiken viestinvaihdon aidosti yhteen sovellukseen.
Kun työvuoroihin liittyvä viestittely tapahtuu sille tarkoitetussa ympäristössä, tiedonkulku on taatusti tietoturvallista. Tällöin myös työn ja vapaa-ajan asiat pysyvät toisistaan erillään.
Käyttöönotto nopeaa ja sujuvaa
Mari kertoo Mepco Keikat -ratkaisun käyttöönoton olleen nopeaa ja yksinkertaista. Jos kysymyksiä heräsi, apua kyllä löytyi.
“Asiakaspalvelusta jäi hyvä fiilis. Jos ei asia ihan saman tien ratkennut, kaikki kuitenkin lopulta järjestyi kuten pitääkin.”
“Parin viikon päästä esihenkilökin huomautti, että kylläpä klikkailet tuota ohjelmaa jo sujuvasti”, hän nauraa.
Keikkatyöntekijät saatiin helposti mukaan uudistukseen
Myös keikkatyöntekijät on ollut helppo houkutella mukaan ohjelman käyttöön. Joitain pidempiaikaisista keikkatyöntekijöistä on täytynyt hieman rohkaista tutustumaan uuteen järjestelmään sekä oman työntekijäprofiilin luomiseen.
Lopulta hekin ovat tunnistaneet uuden ohjelmiston hyödyt:
“Tekijöidenkin on helppo katsoa kootusti yhdestä paikasta, mitä keikkoja on tarjolla. Samalla voi toivoa itselleen useampaa keikkaa, eikä välissä tarvitse odotella vastausta Whatsappissa. Se helpottaa työvoiman saamista eri keikoille.”
Keikat ja sopivimmat tekijät kohtaavat nyt toisensa
Yhdeksi Mepco Keikat -ohjelman isoimmista hyödyistä Mari nimeää työntekijäprofiilien rakentamisen. Profiilien taakse saa merkittyä, millaista osaamista kullakin tekijällä on. Näin turhaa aikaa ja vaivaa säästyy sekä Kids Factoryn että keikkatyöläisten päässä.
“Tykkään hirveästi siitä, että voin merkitä profiileihin tekijöiden erikoistaidot. Se on todella kätevä ominaisuus. Siinä missä aiemmin Whatsappissa avoimet työkeikat näkyivät kaikille tekijöille, nyt niitä tarjotaan vain niille, joilta löytyy tarvittava osaaminen tai kokemus.”
Arkea helpottava uudistus
Mari kertoo, että Mepco Keikat -ohjelman käyttöön siirtyminen on ollut hyvä uudistus, joka on tehostanut työntekoa paljon.
“Suosittelisin sitä erityisesti kanssamme samankaltaisille yrityksille, jotka tarjoavat erityyppistä keikkatyötä erityyppisille tekijöille”, hän kiteyttää, ja antaa lopuksi järjestelmälle kiittävän kouluarvosanan 9+.
