Yksi järjestelmä, tuhansia sijaisia – Pilke päiväkodit tehosti arkeaan Finago Gigs -ratkaisulla

Pilke päiväkodit on Suomen suurin yksityinen päiväkotiyritys, joka palvelee lapsiperheitä monipuolisesti koko maassa. Pilke toimii suomalaisten kuntien kumppanina varhaiskasvatuksessa sekä iltapäivätoiminnassa, ja tarjoaa lastenhoitopalveluita yrityksille ja perheille. Kun toimintaa on lähes 200 yksikössä eri puolilla Suomea, työvuoro- ja sijaishallinnalla on ratkaiseva rooli arjen sujuvuudessa.

Finago Työvuorovelhon rinnalle Finago Gigs

”Työvuorovelhon avulla saimme selkeyttä ja erityisesti lisää läpinäkyvyyttä työaika- ja ylityökorvausten laskentaan”

Aleksi Ojala, varhaiskasvatuksen järjestelmäasiantuntija Pilke päiväkodit

Pilke on käyttänyt Finago Työvuorovelhoa jo useita vuosia työvuorojen suunnitteluun. Järjestelmä otettiin käyttöön selkeyttämään työvuorojen hallintaa ja parantamaan prosessin laatua.

”Työvuorovelhon avulla saimme selkeyttä ja erityisesti lisää läpinäkyvyyttä työaika- ja ylityökorvausten laskentaan. Ratkaisu on nostanut tekemisen laatua juuri kuten toivottiin”, kertoo Aleksi Ojala, varhaiskasvatuksen järjestelmäasiantuntija Pilke päiväkodeilta.

Työvuorosuunnittelun rinnalle nousi kuitenkin tarve keskitetylle sijaishallinnan ratkaisulle. Pilkkeellä haluttiin tehostaa ja yhtenäistää sijaisten vuorojen hallintaa sekä löytää järjestelmä, joka tukisi suurta organisaatiota ja integroituisi sujuvasti osaksi olemassa olevia HR- ja työvuorosuunnittelun prosesseja.

“Meillä sijaisten määrä liikkuu tuhansissa, joten keskitetty järjestelmä on meille todella tärkeä. Päätimme lähteä kokeilemaan Finago Gigsiä manuaalisen työn vähentämiseksi ja prosessin selkeyttämiseksi”, Aleksi sanoo.

Tavoitteena yhtenäiset käytännöt

Finago Gigs -keikkatyösovelluksella yritys voi julkaista työvuoroja helposti kaikille soveltuville työntekijöille, jotka varaavat vuoroja mobiilisovelluksella. Työntekijät voivat valita itselleen sopivia työvuoroja ja ilmoittaa käytettävyyttään.

”Nappia painamalla saat lähetettyä vuorokutsun sadoille sijaisille, ja siitä eteenpäin homma hoituu helposti aina sijaisen palkan maksuun asti.”

Aleksi Ojala, varhaiskasvatuksen järjestelmäasiantuntija Pilke päiväkodit

Ennen Finago Gigsin käyttöönottoa Pilkkeen sijaishallinta oli pitkälti manuaalista. Yksiköissä käytettiin tekstiviestejä ja puheluita, ja käytännöt vaihtelivat yksiköittäin. Selkeää kokonaiskuvaa sijaisresursseista ei ollut, ja suuri sijaistarve teki viestinnästä työlästä ja kustannuksiltaan haastavaa.

“Aiemmin se oli pitkälti yksittäisestä esihenkilöstä kiinni, miten sijaisviestintä hoidettiin. Tarve yhtenäistämiselle oli suuri. Yksi selkeä järjestelmä on meille myös taloudellisesti parempi ratkaisu”, Aleksi kertoo.

Koekäytöstä varmuutta valintaan

Yrityksessä aloitettiin Finago Gigsin kokeilu ensin rajatummalla ryhmällä.

“Kokeilun aikana tuote ehti vielä kehittyä tarpeidemme suuntaan, ja lopulta Finago Gigsin käyttöönotto laajemmin oli helppo valinta”, Aleksi kertoo.

Organisaatiossa otettiin samaan aikaan käyttöön myös muita uusia järjestelmiä, ja koekäytön myötä haluttiin varmistaa, että Finago Gigs ja Työvuorovelho toimivat aidosti saumattomana osana yrityksen järjestelmäkokonaisuutta.

“Finagon kanssa yhteistyö on ollut sujuvaa ja tarpeemme on huomioitu hyvin. Käyttöönoton aikataulutuksessa joustettiin Finagon suunnalta, jotta meidän päässämme oltiin myös muiden järjestelmien osalta valmiita sujuvaan käyttöönottoon”, Aleksi kertoo.

Helmikuun 2026 alusta Finago Gigs otettiin käyttöön laajemmin Pilkkeen päiväkodeissa ja iltapäiväkerhoissa.

“Finago Gigs oli kokeilujakson myötä todella odotettu. Sana uudesta toimivasta ratkaisusta oli selkeästi levinnyt kentällä, ja päiväkodin johtajat ovat ottaneet sen heti ahkerasti käyttöön”, sanoo Aleksi

Selkeämpi arki ja vähemmän manuaalista työtä

”Ydintavoite on saavutettu kirkkaasti Finagon kanssa — järjestelmät säästävät aikaa ja parantavat työn laatua”

Aleksi Ojala, varhaiskasvatuksen järjestelmäasiantuntija Pilke päiväkodit

Finago Gigs on tuonut Pilkkeen arkeen useita konkreettisia hyötyjä. Käyttöönoton myötä toimintatavat ovat selkeät ja yhtenäiset. Sijaishallinta onnistuu tehokkaasti, ja esihenkilöt voivat lähettää vuorokutsun sadoille sijaisille kerrallaan tai kohdistaa kutsun pienemmälle ryhmälle. Kun järjestelmät toimivat yhteen ja tiedonvälitys on automaattista, virheet vähenevät ja kokonaisuus toimii.

“Nappia painamalla saat lähetettyä vuorokutsun sadoille sijaisille, ja siitä eteenpäin homma hoituu helposti aina sijaisen palkan maksuun asti. Manuaalinen työ vähenee merkittävästi ja työntekijä saa palkkansa oikein ilman turhia manuaalisia tiedonsiirtoja”, Aleksi toteaa.

Tekstiviestirumbat ovat jääneet historiaan, ja Finago Gigs on sulautunut osaksi Pilkkeen arkea. Suuressa organisaatiossa arvostetaan myös ratkaisun skaalautuvuutta ja jatkuvaa kehitystä.

“Meillä on selkeä visio järjestelmistämme ja siitä, mitä niiltä toivomme. Ydintavoite on saavutettu kirkkaasti Finagon kanssa — järjestelmät säästävät aikaa ja parantavat työn laatua”, Aleksi summaa.