Näin paljon hyvä HR-järjestelmä karsii piilokuluja

HR-järjestelmähankinta on yritykselle aina sekä suora kustannus että suuri osaamispääomaa koskeva investointi. Pelkkää hankinnan hintalappua on siksi vähän liiankin helppo tuijottaa.

HR-järjestelmän suurimmat kustannukset eivät kuitenkaan tule hankintahinnasta tai edes käyttömaksuista vaan siitä, miten paljon uusi järjestelmä parantaa tai huonontaa yrityksen tehokkuutta. Huonosta HR-järjestelmästä aiheutuvien piilokulujen paikantaminen ei ole mikään suoraviivainen juttu, joten tarkastelemme niitä tässä tekstissä yksinkertaistetusti esimerkin kautta.

Tunti sieltä, toinen täältä kasvaa helposti jopa 50 työpäivään kuukaudessa

Esimerkkiyritys Oy:ssä työskentelee 300 henkeä. Yrityksessä on käytössä palkanlaskentajärjestelmä, mutta heiltä puuttuu HR-järjestelmä.

Palkanlaskennan perusprosesseja lukuun ottamatta kaikki henkilöstöön ja työsuhteen elinkaaren hallintaan liittyvät asiat hoidetaan käytännössä järjestelmien ulkopuolella, muun muassa sähköpostilla, excel-taulukoissa ja jopa paperilappusilla.

Yrityksessä on 30 esimiehestä, joista jokainen käyttää henkilöstöhallinnon asioihin (kuten lomiin, poissaoloihin ja työsuhdetietojen hallintaan) keskimäärin 2 tuntia viikossa, eli yhteensä yhden työpäivän kuukaudessa. Koko yrityksen tasolla se tekee yhteensä 30 työpäivää kuussa.

Tämän lisäksi palkanlaskijalta kuluu erilaisten ilmoitusten koontiin ja tietojen syöttämiseen 10 päivää kuussa sekä HR:ltä toiset 10 työpäivää mm. osaamisen kehittämiseen liittyviin toimenpiteisiin.

Näin paljon Esimerkkiyrityksen palkka- ja henkilöstöhallinnon hoitamiseen kuluu kuussa aikaa:
palkanlaskija 10 työpäivää + HR 10 työpäivää + esimiehet 30 työpäivää
= yhteensä jopa 50 työpäivää kuukaudessa

Yhdistetty palkanlaskentaohjelma ja HR-järjestelmä leikkaavat kuluja ja turhaa työtä

Esimerkkiyritys Oy haluaa tehostaa henkilöstöhallinnon prosesseja ja vapauttaa HR:n aikaa rutiineista asiantuntijatyöhön. Tämän takia he päättävät hankkia uuden yhdistetyn HR-järjestelmän ja palkanlaskentaohjelman.

Järjestelmähanke onnistuu hyvin. Uusi järjestelmä vähentää manuaalista työtä niin paljon, että esimiehiltä kuluukin nyt henkilöstöasioiden hoitamiseen enää 50 % aiemmasta työmäärästä.

Yksittäiseltä esimieheltä kuluu siis viikossa enää yksi tunti kahden sijaan, ja vastaavasti yritystasolla kuukaudessa kuluu enää 15 työpäivää 30 sijaan.

Palkanlaskennassa ja HR-puolella työn määrä sen sijaan vähenee prosentuaalisesti hieman vähemmän, koska säästyneen ajan tilalle tulee järjestelmän ylläpitoon ja kehittämiseen liittyviä töitä. Siksi suora ajansäästö on molemmissa vain 20 % aiemmasta.

Jutun juju onkin siinä, että jos Esimerkkiyritys olisi mitannut pelkästään HR:n ja palkanlaskennan työaikojen muutosta, uudesta järjestelmästä saatava hyöty näyttäisi hyvin pieneltä.

Henkilöstö- ja palkkahallinnossa 20 % säästö vastaa nimittäin yhteensä vain 4 työpäivän säästöä kuukaudessa, mikä ei todennäköisesti vielä kata uuden järjestelmän investointikuluja. Mutta jos yhtälöön lasketaan mukaan myös esimiehiltä kuukaudessa säästyneet 15 työpäivää, ollaan jo aivan eri lukemissa.

Jatkossa Esimerkkiyrityksen palkka- ja henkilöstöhallinnon hoitamiseen kuluu kuussa aikaa:
palkanlaskijalta 8 työpäivää + HR:ltä 8 työpäivää + esimiehiltä 15 työpäivää
= yhteensä vain 31 työpäivää kuukaudessa.

Käytännössä järjestelmän tuoma hyöty vastaa yhden henkilön vuosittaista työpanosta, mikä voidaan jatkossa kohdistaa tuottavan liiketoiminnan tekemiseen.

Kalliin kuluerän sijaan HR-järjestelmähankinta pitäisi nähdä investointina tulevaisuuteen

Järjestelmähankinnat on helppo nähdä ensisijaisesti kuluna, jos ei osaa ottaa huomioon huonoista ratkaisuista johtuvia piilokuluja. Tällä logiikalla esimerkiksi palkkajärjestelmän hankkiminen nostaisi suoraan palkanlaskennan kustannuksia sekä HR-järjestelmän hankkiminen henkilöstöhallinnon kustannuksia ja niin edelleen.

Jos optimaalisen järjestelmähankinnan kokonaiskustannukset laskee auki ja vertaa niitä organisaation nykytilaan, saattaa kuitenkin yllättyä positiivisesti.

Hyvän järjestelmähankinnan suurimmat säästöt tulevat nimittäin siitä, että fiksummat ja tehokkaammat prosessit säästävät niin aikaa, hermoja kuin henkilötasolla aiheutuvia kulujakin – eikä vain HR:n tai palkanlaskennan kuluja, vaan kuluja ihan koko organisaation tasolla.

Hyvä HR-järjestelmä on myös satsaus liiketoiminnan kehittämiseen

Vaikka blogin Esimerkkiyrityksen luvut ovat täysin suuntaa-antavia, ja vaikka jokaisen organisaation tilanne on yksilöllinen, puhutaan pienessäkin organisaatiossa valtavista säästöistä.

Suorien säästöjen lisäksi organisaatio hyötyy hyvästä palkanlaskentaohjelmasta ja HR-järjestelmästä myös välillisesti, sillä manuaalisesta rutiinityöstä säästynyt työaika on mahdollista käyttää tuottavampaan asiantuntijatyöhön ja prosessien kehittämiseen. Fiksu järjestelmäkokonaisuus automatisoi ja tehostaa prosesseja, vähentää manuaalista työtä organisaation joka tasolla sekä minimoi inhimillisten virheiden riskit.

Ensimmäinen askel on kuitenkin sisäistää se, että järjestelmien suurimmat kustannukset tulevat lähes poikkeuksetta jostain ihan muusta kuin hankinnan hintalapusta tai kuukausilaskutuksesta.

Kustannukset nimittäin koostuvat niistä sadoista tai tuhansista henkilötyötunneista, jotka on käytetty johonkin muuhun kuin yritykselle todellista lisäarvoa tuottavaan työhön – eli siihen, mihin asiantuntijat ja esimiehet on alunperin palkattu.

Tutustu HR-järjestelmään tästä!