4 keinoa minimoida muutosvastarinta ohjelmistoprojektissa

4 keinoa minimoida muutosvastarinta ohjelmistoprojektissa

Uuden ohjelmiston käyttöön ottaminen vaatii yritykseltä aikaa ja resursointia sekä usein myös joitain toimintatapojen muutoksia. Muutosvastarintaa, eli muutokseen liittyvää negatiivista suhtautumista, tai sen vastustusta ilmenee usein varsinkin suurempien muutosten edessä. Tutuista toimintatavoista luopuminen voi tuntua pelottavalta ja uuden opettelu raskaalta. Lähes jokainen muutosprojekti saa varmasti osakseen jonkin verran vastarintaa, mutta sen hillitsemiseksi on kuitenkin olemassa keinoja. Lue alta vinkkimme muutosvastarinnan minimiointiin ohjelmistoprojekteissa.

Hyvä viestintä

Muutoksen keskellä on tärkeää tuoda esille, miksi muutosprosessiin on lähdetty. Avoimella viestinnällä voidaan tehdä näkyvämmäksi uuden ohjelmiston mukana tulevat uudistukset ja siitä syntyvät hyödyt. Muutosvastarinta pienenee, kun muutos on hyvin perusteltu ja kaikilla on riittävä ymmärrys projektin tavoitteista ja hyödyistä.

Lisäksi on tärkeää varmistaa, ettei projektin aikatauluun tai käytännön järjestelyihin liity epäselvyyksiä. Kun projektin kaikki osapuolet ovat tietoisia muutoksen aikataulusta, projektin vaikutuksista heidän työskentelyynsä sekä muista mahdollisista projektiin liittyvistä asioita, on muutosprosessin käsitteleminen ja siihen sitoutuminen helpompaa.

Riittävä koulutus

Uuden ohjelmisto vaatii yleensä opettelua ja siksi on tärkeää, että koulutuksen määrään ja laatuun on kiinnitetty huomiota. Muutokset työkaluissa ja työtavoissa voivat olla suuria, mutta muutosvastarintaa aiheuttavia negatiivisia tuntemuksia voidaan minimoida huolehtimalla, että jokainen saa riittävän koulutuksen työkaluihin. On tärkeää, ettei kenellekään jää epävarma olo omista taidoistaan tai uusista toimintatavoista ja prosesseista.

Varsinaisen ohjelmiston käyttökoulutuksen lisäksi myös prosessien ja toimintatapojen läpikäyminen on tärkeää. Varmista, että jokainen työntekijä tietää toimintatavat ja noudatettavien prosessien vaiheet sekä vastuunjaon. Muutosvastarinnan tiedetään pienenevän myös työkavereiden myönteisten mielipiteiden avulla [1]. Kun uusia toimintatapoja opetellaan yhdessä työkavereiden kanssa, niiden sisäistäminen on helpompaa ja myönteisiä kokemuksia syntyy.

Johdon ymmärrys tarpeista ja esimerkin antaminen

Johdon toiminnalla ja esimerkillä on vaikutuksia ohjelmistoprojektin onnistumiseen. Muutostöiden ohjaaminen, ohjelmiston käyttäminen, ohjeiden jakaminen ja työntekijöiden kannustaminen vaikuttavat muutokseen positiivisesti [2]. Johto kannattaa siis ottaa mukaan projektiin alusta alkaen. Projektiin osallistuvalla johtajalla tulisi olla hyvä ymmärrys siitä, miksi projektiin on lähdetty, mitä muutoksia sillä haetaan ja millaisia hyötyjä siitä on yritykselle ja työntekijöille, jotta hän voi aktiivisesti välittää tätä sanomaa myös muille työntekijöille.

Esimerkillä johtaminen on hyvä lähtökohta muutosvastarinnan taklaamiseen. Työntekijöiden on helpompi hyväksyä uusi ohjelmisto, kun johto näyttää esimerkkiä. Jos johto ei omaksu uutta työkalua, voidaanko sitä vaatia työntekijöiltä?

Käyttäjien osallistaminen

Liian usein työntekijät otetaan mukaan vasta siinä vaiheessa, kun ohjelmisto on jo valittu, vaikka ohjelmiston tulevia käyttäjiä kannattaisi osallistaa projektiin heti alusta alkaen. Kun työntekijät otetaan mukaan jo suunnitteluvaiheessa, varmistutaan ensinnäkin siitä, että käyttäjien tarpeet on huomioitu, ja valittu työkalu tulee oikeasti tukemaan työntekijöiden päivittäistä työskentelyä. Lisäksi tunne siitä, että on saanut vaikuttaa ohjelmistovalintaan edesauttaa sitoutumista projektiin ja muutokseen. Tällöin osapuolet myös todennäköisesti sisäistävät projektin tavoitteet ja työkalun tuomat hyödyt paremmin, mikä jo aiemmin mainittiinkin muutosvastarintaa minimoivana tekijänä.

Muutosvastarintaa voidaan siis hillitä ja minimoida hyvällä viestinnällä, riittävällä koulutuksella, johdon esimerkillä sekä käyttäjien osallistamisella. Tämä kannattaa pitää mielessä jo muutosta suunniteltaessa, sillä ohjelmistohankinnan muutosvastarinnan hillitseminen alkaa jo siinä vaiheessa, kun tarpeiden kartoitusta tehdään ja eri vaihtoehtoja vertaillaan.