Automatisoi, optimoi ja onnistu: Näin hyödyt modernista työvuorosuunnittelusta

Työvuorosuunnittelu on monen yrityksen arjessa kriittinen, mutta usein myös aikaa vievä ja haastava prosessi. Miten varmistaa, että oikea määrä työntekijöitä on paikalla oikeaan aikaan, huomioiden samalla niin työntekijöiden toiveet kuin työehtosopimustenkin vaatimukset? Entä miten tehostaa suunnitteluun käytettävää aikaa ja minimoida virheet?

Näihin kysymyksiin pureuduttiin Mepcon webinaarissa, jossa asiantuntijoina toimivat Anne Partanen ja Iiro Kiiskinen. Webinaarissa esiteltiin, miten automaattinen työvuorosuunnittelu voi mullistaa yrityksen arjen tuomalla mukanaan tehokkuutta, tasapuolisuutta ja joustavuutta. Nostamme tässä artikkelissa webinaarin keskeiset oivallukset ja hyödyt, mutta suosittelemme katsomaan koko tallenteen syvällisemmän tiedon saamiseksi.

Automaattisen työvuorosuunnittelun keskeiset hyödyt

Automaattinen työvuorosuunnittelu tarjoaa useita merkittäviä etuja, jotka parantavat niin yrityksen tehokkuutta kuin työntekijöiden tyytyväisyyttä. Webinaarissa nostettiin esiin seuraavat keskeiset hyödyt:

1. Oikea määrä työntekijöitä aina paikalla

Palvelun avulla varmistetaan, että paikalla on aina optimaalinen määrä työntekijöitä. Viikon toistuvista työvuoroista voidaan tallentaa oletuspohja, jonka kautta vuorot tuodaan automaattisesti listalle ja jaetaan tehokkaasti. Tämä eliminoi arvailun ja varmistaa, että resurssit ovat aina kohdallaan.

2. Tasapuolisuus ja työntekijöiden toiveiden huomiointi

Automaattinen suunnittelu huomioi tasapuolisuuden erilaisten parametrien kautta, varmistaen, että vuorot jakautuvat reilusti työntekijöiden kesken. Lisäksi järjestelmä ottaa huomioon työntekijöiden toiveet työvuorojen ja vapaapäivien, mikä parantaa työtyytyväisyyttä ja sitoutumista. Tämä on erityisen tärkeää nykypäivän työelämässä, jossa työntekijöiden hyvinvointi ja joustavuus ovat avainasemassa.

3. Merkittävät aikasäästöt ja tehokkuus

Kun automaatti on jakanut vuorot listalle, työvuorosuunnittelijan tehtäväksi jää enää listan viimeistely ja tarkistaminen. Tämä vapauttaa valtavasti aikaa manuaalisesta työstä ja mahdollistaa suunnittelijan keskittymisen muihin tärkeisiin tehtäviin. Automaation avulla vuorot saadaan jaettua nopeasti kaikki määritetyt asetukset huomioiden, mikä tehostaa koko prosessia.

4. Pätevyyksien ja sopimusten joustava huomiointi

Työvuoroille on mahdollista asettaa pätevyysvaatimuksia tarpeen mukaan, jolloin automaatti huomioi, kenelle mikäkin vuoro voidaan jakaa. Järjestelmässä voidaan määrittää asetukset työehtosopimusten mukaisesti, ja mikäli yrityksellä on paikallisia sopimuksia, ne pystytään määrittämään ohjelmaan. Kaikki asetukset on mahdollista määrittää jopa työntekijäkohtaisesti, mikä takaa yksilöllisten tarpeiden automaattisen huomioinnin.

5. Reaaliaikainen tieto ja työntekijöiden osallistuminen

Jos työntekijöillä on käytössä henkilökohtaiset työntekijätunnukset, he voivat kirjata toiveet ja käytettävyydet suoraan työvuorolistalle mobiilisovelluksella. Tämä tekee tiedonkulusta sujuvampaa ja reaaliaikaisempaa, vähentäen manuaalisen tiedonsiirron tarvetta ja virheiden mahdollisuutta. Automaattisen suunnittelun avulla työvuorosuunnittelulle saadaan selkeä ja toistettava prosessi.

Miten automaattinen suunnittelu toimii käytännössä?

Webinaarissa esiteltiin käytännön demo, joka havainnollisti automaattisen työvuorosuunnittelun toimintaa. Demossa nostettiin esille seuraavat vaiheet:

1. Oletuspohjat ja avoimet vuorot

Automaattisen suunnittelun ytimessä ovat oletuspohjat, joihin tallennetaan tarvittavat runkovuorot. Nämä avoimet vuorot jaetaan sitten automaattisesti työntekijöille. Demossa näytettiin, miten viikon ajalle tallennetut avoimet työvuorot, mukaan lukien vastuupätevyyttä vaativat vuorot ja työpäiväkohtaiset jaot eri työpisteissä, tuodaan työvuorolistalle.

2. Poissaolojen, toiveiden ja käytettävyyksien huomiointi

Ennen vuorojen jakamista on varmistettava, että kaikki poissaolot, lomat ja toiveet on huomioitu. Työntekijöiden toiveet (esim. aamuvapaa, vapaa viikonloppu) ja käytettävyydet (ajat, jolloin työntekijä ei ole käytettävissä) voidaan kirjata järjestelmään, ja ne huomioidaan automaattisesti suunnittelussa. Käytettävyyksiä voi muokata esihenkilö tai työntekijä itse mobiilisovelluksella.

3. Optimoinnin parametrit ja tyypitykset

Optimoinnin parametrit ovat oleellinen osa automaattista suunnittelua. Ne rajoittavat, painottavat ja ohjaavat automaattista suunnittelua toimimaan halutulla tavalla. Parametrit voidaan määrittää työehtosopimusten mukaisesti, ja niitä voi tarkentaa työryhmä- tai jopa työntekijäkohtaisesti. Esimerkiksi iltavuorojen tai työviikonloppujen maksimimäärää voidaan rajoittaa. Ergonomia-asetuksilla voidaan ohjata toivottuja ja ei-toivottuja vuoroputkia. Työpisteet ja pätevyydet ovat myös tärkeitä ohjaavia tekijöitä, jotka varmistavat, että oikea työntekijä saa oikeanlaisen vuoron. Kaikki työvuorot tyypitetään, ja tyypitykset saavat tiettyjä ominaisuuksia, joita hyödynnetään automaattisessa suunnittelussa.

4. Automaattinen ajo ja listan viimeistely

Kun kaikki asetukset on määritetty, automaattinen suunnittelu käynnistetään. Järjestelmä tekee ennakkoanalyysin, joka kertoo, kuinka suuri osa vuoroista saadaan jaettua. Demossa näytettiin, miten automaatti jakaa vuorot nopeasti työntekijöille. Vaikka automaatti tekee suurimman osan työstä, suunnittelijan tehtäväksi jää aina listan viimeistely ja tarkistaminen. Tämä sisältää poissaolojen ja toiveiden varmistamisen sekä tasapuolisuuden säätämisen. Demossa esiteltiin, miten pienillä parametrimuutoksilla voidaan lisätä tasapuolisuutta vuorojen jakautumisessa. Lisäksi näytettiin, miten tavoitetyöaikaa voidaan säätää automaattisesti ja miten vapaapäivät voidaan lisätä listalle.

Palvelun käyttöönotto ja hinnoittelu – hyödynnä tarjous

Mepcon Työvuorot automaattisesti -palvelun käyttöönotto on suunniteltu sujuvaksi ja asiakkaan tarpeet huomioivaksi. Käyttöönotolle kannattaa varata aikaa muutama viikko ennen suunniteltavan työvuorolistan alkua. Prosessi jaetaan yleensä 2-3 koulutuskertaan, ja aikataulutus sovitaan aina yhdessä asiakkaan kanssa.

Käyttöönoton aikana määritetään kaikki tarvittavat asetukset, tehdään testiajoja ja tarkennetaan asetuksia, jotta saadaan mahdollisimman hyvä lopputulos työvuorolistalle. Koulutusten jälkeen suunnittelija osaa jatkaa palvelun käyttöä itsenäisesti, ja asiakastuki on aina apuna mahdollisissa kysymyksissä. Palvelua kehitetään myös jatkuvasti käyttäjien palautteen perusteella. Palvelu on saatavilla kaikille Mepcon työvuorosuunnittelua käyttäville asiakkaille, ja se sopii kaikenkokoisille yrityksille toimialasta riippumatta.

Webinaaritallenteen katsojille (täytä lomake ja katso alta) on tarjolla erikoistarjous käyttöönotosta:
Tee sopimus elokuun loppuun mennessä: käyttöönotto on alkaen 299 euroa.
Kuukausimaksut laskutetaan ohjelman kausilaskun yhteydessä, ja hinta määräytyy sen mukaan, kuinka monelle työntekijälle automaatilla vuoroja jaetaan.