Hyppää sisältöön
Matka- ja kululaskut
Blogi
7.10.2025

Mitä matkalasku tarkoittaa ja mitä se pitää sisältää?

Matkalasku on tärkeä osa organisaatioiden taloushallintoa ja työntekijöiden oikeuksien toteutumista. Matkalaskuja laaditaan työmatkojen jälkeen, ja niiden avulla työntekijät voivat hakea korvauksia matkan aikana syntyneistä kuluista. Tässä artikkelissa käsittelemme perusteellisesti, mitä matkalasku tarkoittaa ja mitä sen tulisi sisältää. Tutustumme myös siihen, miten matkalaskuprosessia voi tehostaa ja miten välttää yleisimmät virheet. 

Mikä on matkalasku ja mihin sitä tarvitaan? 

Matkalasku on asiakirja, jolla työntekijä raportoi työmatkaan liittyvät kulut ja hakee niistä korvausta työnantajalta. Kyseessä on virallinen dokumentti, joka toimii sekä kirjanpidon tositteena että verotuksellisena asiakirjana. Matkalaskun laatiminen perustuu työsopimuslakiin ja verotusta koskeviin säädöksiin, joiden mukaan työnantajan tulee korvata työntekijälle työstä aiheutuneet välittömät kustannukset. 

Matkalaskulla on merkitystä sekä työntekijälle että työnantajalle. Työntekijälle se varmistaa, että hän saa asianmukaiset korvaukset työtehtävien suorittamisesta aiheutuneista kuluista. Työnantajalle matkalasku puolestaan toimii kirjanpidon tositteena ja varmistaa kulujen oikean käsittelyn verotuksessa. 

Matkalaskuja laaditaan tyypillisesti esimerkiksi: 

Asianmukaisesti laadittu matkalasku on osa läpinäkyvää ja luotettavaa taloushallintoa, ja se suojaa sekä työntekijää että työnantajaa mahdollisissa erimielisyys tilanteissa. 

Matkalaskun pakolliset sisältövaatimukset 

Matkalaskun tulee sisältää tietyt pakolliset elementit, jotta se täyttää lainsäädännön vaatimukset ja toimii asianmukaisena tositteena. Näiden tietojen avulla voidaan varmistaa, että korvaukset maksetaan oikein ja että ne ovat verotuksellisesti hyväksyttäviä. 

Matkalaskun pakolliset perustiedot

Matkan perustiedot: 

Henkilö- ja organisaatiotiedot: 

Kulujen erittely: 

Matkalaskuun tulee aina liittää alkuperäiset kuitit ja tositteet kaikista kuluista, joista korvausta haetaan. Verottaja edellyttää, että kuitit ovat selkeitä ja niistä käy ilmi ostopaikka, päivämäärä, summa ja oston sisältö. Sähköisissä järjestelmissä kuitit voidaan liittää digitaalisina kuvina tai skannauksina. 

Matkalaskun hyväksyntäprosessi on myös olennainen osa dokumentaatiota. Yleensä laskun hyväksyy matkustajan esihenkilö tai muu organisaation määrittelemä vastuuhenkilö. Hyväksyntä varmistaa, että matka on ollut työtehtävien mukainen ja kulut ovat organisaation matkustussääntöjen mukaisia. 

Päivärahat ja kilometrikorvaukset matkalaskussa 

Päivärahat ja kilometrikorvaukset muodostavat usein merkittävän osan matkalaskun sisällöstä. Näiden korvauksien määrät perustuvat Verohallinnon vuosittain vahvistamiin päätöksiin. 

Päivärahojen määräytyminen

Päivärahat ovat korvausta tavanomaista suuremmista ruokailukuluista työmatkan aikana. Päivärahan suuruus määräytyy työmatkan keston ja kohdemaan mukaan: 

Ateriakorvaus puolestaan maksetaan, kun työntekijä joutuu ruokailemaan tavanomaisen ruokailupaikkansa ulkopuolella eikä päivärahan maksamiseen ole edellytyksiä. 

Kilometrikorvausten laskeminen

Kilometrikorvaus on korvausta oman auton käytöstä työmatkoilla, ja se koostuu auton käyttökustannuksista: 

Tyypillisiä virheitä päivärahojen ja kilometrikorvausten merkitsemisessä ovat puutteelliset matkustusajat, epäselvät reittimerkinnät ja väärät päivärahatyypit. Myös ilmaisten aterioiden vaikutus päivärahaan jää usein huomioimatta. 

Matkalaskupohja helpottaa oikean matkalaskun tekemistä 

Hyvä matkalaskupohja on selkeä, helppokäyttöinen ja sisältää kaikki tarpeelliset kohdat lakisääteisten tietojen täyttämiseen. Valmiit pohjat auttavat varmistamaan, että kaikki oleelliset tiedot tulevat kirjatuiksi. 

Erilaisia matkalaskupohjia on saatavilla eri käyttötarkoituksiin 

Hyvä matkalaskupohja

Organisaatio voi mukauttaa matkalaskupohjaa omiin tarpeisiinsa lisäämällä esimerkiksi yrityksen logon, kustannuspaikkatiedot tai projektikohtaiset tiedot. Valmiita, ajantasaisia matkalaskupohjia löytyy monista lähteistä: 

Matkalaskuohjelma tehostaa matkalaskujen käsittelyä 

Matkalaskuohjelmien kuten Mepco Matka ohjelman käyttö on yleistynyt merkittävästi viime vuosina. Ne tehostavat matkalaskuprosessia ja vähentävät manuaalisen työn määrää. Markkinoilla on useita erilaisia matkalaskuohjelmia, jotka soveltuvat erikokoisille organisaatioille. 

Matkalaskuohjelmien keskeiset ominaisuudet

Erityisen hyödyllisiä ovat mobiilisovellukset, jotka mahdollistavat matkalaskujen tekemisen ja kuittien tallentamisen suoraan matkan aikana. Käyttäjä voi ottaa kuvan kuitista, jolloin se tallentuu suoraan järjestelmään ja on liitettävissä matkalaskuun. 

Matkalaskuohjelman valinnassa kannattaa huomioida 

Matkalaskujärjestelmä osana yrityksen taloushallintoa 

Usein suurimmat hyödyt saadaan, kun matkalaskuohjelma integroituu yrityksen taloushallinnon prosesseihin ja -järjestelmiin, kuten kirjanpitoon, palkkahallintoon ja laskutukseen. Lisäksi nykyisin on tarjolla matkalaskuratkaisuja, jotka sisältävät matkustuksen päästölaskennan.

Matkalaskujärjestelmän etuja

Automaatio on matkalaskujärjestelmien keskeinen hyöty. Kun tieto kulkee automaattisesti järjestelmästä toiseen, vähenee manuaalisen työn määrä ja virheiden riski pienenee. Esimerkiksi matkalaskujen tiedot voivat siirtyä suoraan kirjanpitoon ja palkanlaskentaan. 

Yleisimmät virheet matkalaskuissa ja miten välttää ne 

Matkalaskuissa tehdään usein virheitä, jotka voivat johtaa ongelmiin verotuksessa tai aiheuttaa lisätyötä organisaation taloushallinnossa. Tunnistamalla yleisimmät virheet voidaan kehittää prosesseja ja vähentää virhetilanteita. 

Tyypillisiä puutteita matkalaskuissa

Verotukselliset ongelmat voivat syntyä, jos matkalaskut ovat virheellisiä tai puutteellisia. Verotarkastuksessa puutteelliset matkalaskut voidaan tulkita veronkierroksi, mikä voi johtaa jälkiverotukseen ja veronkorotuksiin. 

Kuittien ja tositteiden käsittelyssä yleisiä virheitä ovat epäselvät kopiot, puuttuvat kuitit tai tositteet, joista ei selviä hankinnan työluonne. Kuittien tulisi aina olla alkuperäisiä tai selkeitä digitaalisia kopioita. 

On tärkeää huomioida myös aikarajoitukset; useimmissa organisaatioissa matkalaskut tulee tehdä tietyn ajan, esimerkiksi kahden viikon, kuluessa matkan päättymisestä. 

Virheettömän matkalaskun tarkistuslista

  1. Matkan ajankohta, kohde ja tarkoitus on merkitty selkeästi 
  2. Kaikki kulut on eritelty oikein kategorioittain 
  3. Kaikista kuluista on asianmukaiset kuitit liitteenä 
  4. Päivärahat ja kilometrikorvaukset on laskettu oikein 
  5. Matkan alkamis- ja päättymisajat on merkitty tarkasti 
  6. Matkareitti on kuvattu riittävän yksityiskohtaisesti 
  7. Ilmaisten aterioiden vaikutus päivärahaan on huomioitu 
  8. Kaikki vaaditut allekirjoitukset ja hyväksynnät ovat paikallaan 

Matkalaskun käsittely ja arkistointi 

Matkalaskun käsittelyprosessi on olennainen osa organisaation taloushallintoa. Hyvin suunniteltu prosessi varmistaa, että matkalaskut käsitellään tehokkaasti ja asianmukaisesti. 

Tyypillinen hyväksymisprosessi 

  1. Työntekijä laatii matkalaskun ja liittää siihen tarvittavat kuitit 
  2. Esimies tarkastaa ja hyväksyy matkalaskun 
  3. Taloushallinto tarkistaa matkalaskun oikeellisuuden 
  4. Lasku siirretään maksatukseen ja kirjanpitoon 
  5. Korvaukset maksetaan työntekijälle 

Matkalaskujen arkistoinnissa on huomioitava kirjanpitolain vaatimukset. Kirjanpitolain mukaan kirjanpitoaineistoa, johon matkalaskut kuuluvat, tulee säilyttää vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tositteet tulee säilyttää niin, että ne ovat helposti tarkasteltavissa. 

Sähköinen arkistointi on nykyään yleistä, ja se tarjoaa monia etuja verrattuna paperiseen arkistointiin: 

Matkalaskujen käsittelyssä on huomioitava myös tietosuojakysymykset, sillä matkalaskut sisältävät henkilötietoja. EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) asettaa vaatimuksia henkilötietojen käsittelylle, ja organisaatioiden tulee varmistaa, että matkalaskuprosessi täyttää nämä vaatimukset. 

Verotarkastuksen yhteydessä matkalaskujen asianmukainen arkistointi ja saatavuus ovat tärkeitä. Verottaja voi tarkastaa matkalaskut ja niihin liittyvät tositteet osana verotarkastusta, joten on tärkeää, että ne ovat asianmukaisesti tallessa ja järjestyksessä. 

Hoida matkalaskut kätevästi Mepco Matka -ohjelmalla

Mepco Matka on nykyaikainen ja kokonaisvaltainen matkalaskuohjelma. Se soveltuu erinomaisesti eri kokoisille yrityksille ja toimii joustavasti kaikilla toimialoilla. Mepco Matkat on helppoa ja nopeaa ottaa käyttöön.

Lue lisää Mepco Matka -ohjelmasta

Usein kysytyt kysymykset (FAQ)

Mitä matkalasku tarkoittaa?

Matkalasku on asiakirja, jolla työntekijä raportoi työmatkaan liittyvät kulut ja hakee niistä korvausta työnantajalta. Se toimii sekä kirjanpidon tositteena että verotuksellisena dokumenttina.

Mitä tietoja matkalaskuun tulee sisällyttää?

Matkalaskuun tulee merkitä matkan ajankohta, kohde, tarkoitus, matkareitti, matkustajan tiedot, kulujen erittely sekä alkuperäiset kuitit. Lisäksi tarvitaan hyväksyntä esimieheltä tai vastuuhenkilöltä.

Miten päivärahat määräytyvät?

Päivärahat määräytyvät työmatkan keston ja kohteen mukaan. Kotimaan päivärahoissa erotellaan kokopäiväraha ja osapäiväraha, ja ulkomaan päivärahat vaihtelevat maakohtaisesti. Ilmaiset ateriat vaikuttavat päivärahan määrään.

Miten kilometrikorvaukset lasketaan?

Kilometrikorvaus perustuu ajettuihin kilometreihin ja auton käyttökustannuksiin. Matkalaskuun tulee merkitä ajon lähtö- ja päätepiste, reitti, matkan tarkoitus ja mahdolliset matkustajat.

Mikä on hyvä matkalaskupohja?

Hyvä matkalaskupohja on selkeä, sisältää kaikki lakisääteiset kentät, automaattiset laskentakaavat (Excelissä), ohjeet täyttämiseen ja tilan kuittien liittämiselle. Pohjia löytyy mm. Verohallinnon sivuilta ja taloushallinnon palveluntarjoajilta.

Miten matkalaskuohjelma helpottaa prosessia?

Matkalaskuohjelma automatisoi päivärahojen ja kilometrikorvausten laskennan, mahdollistaa digitaalisen kuittien käsittelyn ja sähköisen hyväksynnän. Se säästää aikaa ja vähentää virheitä.

Lue myös:

Katso kaikki