Näin työajanseuranta tuo rakennetta myös etätyöpäiviin

Etätyö ja liukuvat työajat tuovat työntekijöiden paljon toivomaa joustoa työntekoon. Tällä on kuitenkin myös kääntöpuolensa: miten pitää työaika aisoissa, tuoda rakennetta työpäivään ja pitää huolta työn ja vapaa-ajan tasapainosta?

Työntekijät odottavat mahdollisuutta etätöihin

Koronapandemia pakotti monet toimistotyöläiset etätöihin. Vaikka pandemia on jo ohi, on etätyöstä tullut keskeinen osa uudenlaista työntekoa. Varsinkin perinteisissä toimistotöissä työntekijät pitävät etätyömahdollisuutta ja joustavaa työaikaa melkeinpä itsestäänselvyyksinä. Suomi onkin etätöissä Euroopan edelläkävijä.

Työnantajatkin ymmärtävät tämän toiveen, ja pandemian jälkeen erilaisista hybridimalleista on tullut arkea suomalaisilla työpaikoilla.

Etätyö ei siis ole enää pelkkä lisäetu, vaan monissa työnkuvissa ainakin jonkinasteisen jouston odotetaan olevan automaatio. Sen puuttuminen voi olla rekrytoinnissa haaste, joka karkottaa työnhakijat.

Työajan kirjaaminen tuo ryhtiä työpäivään

Työntekopaikan ja työajan joustavuus on ennen kaikkea positiivinen asia, mutta sillä on myös haasteensa, varsinkin työajan ja työpäivien rytmittämisen kannalta.

Etätyössä työaika liukuu herkästi vapaa-ajalle. Sähköpostit luetaan jo aamupalan ohessa ja iltaisin vilkuillaan vielä chat-viestejä. Kun työtä voi tehdä mistä vain, voi käydä niin, ettei työpäivään tulee selkeää aloitus- ja lopetusajankohtaa.

Varsinkin kun työtä tehdään kotona ja yksin, päivistä puuttuu selkeä rakenne. Etätyöstä puuttuvat lähityön tutut rutiinit: toimistolle saapuminen ja kotiinlähtö, yhteinen lounas tai työkavereiden kanssa pidetty kahvitauko. Päivistä tulee helposti tasaista massaa, josta uupuvat selkeät raamit. Tällainen liukuva työ laittaa myös paljon vastuuta työntekijöille ja edellyttää kykyä johtaa itseään ja hallita omaa työaikaa.

Työajanseuranta itsessään voi herättää vastarintaa. Joskus käy niin, että työntekijät eivät edes halua seurata työaikaansa. Työtuntien kirjaaminen saatetaan nähdä “kyttäämisenä” ja epäluottamuslauseena työnantajan taholta.

Toimiva työajanseuranta auttaa kuitenkin rytmittämään etätöitä ja hallitsemaan työmääriä. Sen rooli korostuukin entisestään juuri nykypäivän joustavissa töissä.

Työajanseuranta on työntekijän etu

Ihan ensin on hyvä muistuttaa, että työajanseuranta on lakisääteinen velvoite. Mutta varsinkin asiantuntijatyössä seurantaa saatetaan pitää turhana vahtimisena.

Työntekijän kyttäämisestä ei kuitenkaan missään nimessä ole kyse. Työajanseuranta on työntekijän etu, ja niin se kannattaa myös esittää henkilöstölle.

Kirjaamalla työpäivän aloitus- ja päätösaika työpäivään tulee selkeä alku ja loppu, vaikka päivä jatkuisikin yhä kotosalla.

Kun työaikaa seurataan tarkasti, saadaan pienetkin ylityöliukumat talteen. Moni tunnistaa varmasti työntekijänä tilanteen, jossa työaikasaldossa on käyttämätöntä plussaa eikä niinkään miinustunteja. Varsinkin leimaamalla työajan alku- ja päätösaika saadaan tehdyt työtunnit talteen tarkasti ja liukumat työaikapankkiin.

Työpaikalla on hyvä myös kannustaa työntekijöitä seuraamaan tuntikertymiään ja pitämään tarpeen tullen saldovapaita. Näin työajanseurannan hyödyt konkretisoituvat henkilöstölle ja varmistetaan, että työn ja vapaa-ajan tasapaino on hyvällä tolalla.

Uusi Mepco Aika tekee työajan kirjaamisesta entistäkin helpompaa

Muutosvastarinta vähenee ja työtunnit tulevat kirjatuksi, kun työajan tallentamisesta tehdään sujuvaa ja vaivatonta.

Tätä varten kehitämme parhaillaan uutta Mepco Aika -sovellusta, joka tuo työajan kirjaamisen entistäkin kätevämmin työntekijöiden puhelimeen.

Mepco Aika -sovelluksella työajan kirjaaminen on helppoa, nopeaa ja intuitiivista. Töiden kirjaaminen onnistuu puhelimella, eli työntekijän ei tarvitse avata tietokonetta työtuntien kirjaamista varten. Sovelluksen käyttö on niin intuitiivista, ettei alkuun tarvita erillisiä käyttöohjeita tai käyttöönottokoulutusta.
Työaika voidaan kirjata halutulla tavalla: leimaamalla alku- ja loppuaika tai kirjaamalla kokonaistunnit. Toiset tykkäävät leimaamisesta, jolla saa työpäivän alkuun ja loppuun selkeän merkin. Toisille taas on luontevampaa kirjata tehtyjen tuntien kokonaismäärä.
Työaikaa voi kohdentaa eri projekteihin tai kokonaisuuksiin. Tämä helpottaa paitsi projektien tuntimäärän seurantaa, myös konkretisoi työntekijälle, mihin työpäivän aika kuluu ja auttaa suunnittelemaan omaa ajankäyttöä.
Oman liukuman seuranta. Yli- tai alimääräisiä tunteja ei tarvitse kirjata itselleen talteen, vaan sovellus tunnistaa ne automaattisesti.
Lomien hakeminen ja poissaolojen ilmoittaminen on helppoa. Työntekijä voi merkitä poissaolot ja hakea lomat suoraan sovelluksessa. Näin lomat ja liukumasaldot tulee myös käytettyä ja varmistetaan työntekijän palautuminen.