Hyppää sisältöön
Palkanlaskenta
Blogi
25.7.2023

Palkkahallinnon järjestelmä pk-yritykselle – ota nämä 3 asiaa huomioon

Palkkahallinto on teoriassa yksi suoraviivaisimmista tukitoiminnoista, mutta todellisuudessa järjestelmän valintaan vaikuttaa yllättävän moni asia. Mitkä kaikki tekijät vaikuttavat pk-yrityksen palkkahallinnon järjestelmänhankintaan?

Mitä kaikkea pk-yrityksen täytyy ottaa huomioon järjestelmän valinnassa?

Moni yritys tuijottaa palkkajärjestelmän valinnassa pelkkiä kustannuksia, mutta lisäksi tulisi ottaa huomioon ainakin:

Järjestelmä saatetaan kokea kalliiksi ratkaisuksi siitä huolimatta, että se tuo palkanlaskentaan korkean automaatioasteen. Todellisuudessa vähemmän automatisoitu prosessi manuaalisine toimenpiteineen on aina kalliimpi ratkaisu.

1. Yrityksen toimiala ja työn luonne

Työn luonne ja toimiala vaikuttavat luonnollisesti myös järjestelmän vaatimuksiin. Esimerkiksi nopeasti kasvavan ICT-alan konsulttiyrityksen ja vakiintuneen projektiteollisuusyrityksen tarpeet järjestelmän suhteen ovat usein kuin yö ja päivä:

Lisäksi palkkahallinnon tietovirtoja ja käsiteltävän datan määrää kasvattavat esimerkiksi työn monimuotoistuminen (esim. pätkätöiden ja osa-aikaisen työn lisääntyminen), erilaisten palkanlisien ja -osien suuri määrä, useat eri työehtosopimukset (ja niiden paikoin hyvinkin tulkinnanvaraiset muotoilut) sekä yrityksen omat erityissopimukset esimerkiksi lomakäytännöistä.

2. Yrityksen koko ja tulevaisuuden (kasvu)näkymät

“Istutaanpas hetkeksi johtoryhmässä alas pohtimaan työsuhteen elinkaaren hallinnan strategista merkitystä yritykselle”, sanoi ei kukaan ei koskaan.

Palkkahallinnon prosessien ja muiden kriittisten työsuhdetietojen hallinnointi on jokaiselle yritykselle pakollinen tukitoiminto, jonka merkitystä harva ajattelee. Etenkin pienillä ja keskisuurilla yrityksillä palkkahallinnon ratkaisun valinnassa ylikorostuu lyhyen tähtäimen kustannustehokkuus.

Pienen yrityksen alkutaipaleella sopiva palkkajärjestelmä tai -ratkaisu ei todennäköisesti palvele tarpeita ja prosesseja 5 tai 10 vuoden päästä ja joskus seinä tulee vastaan jo aiemmin. Toisaalta myös vakiintunut yritys voi törmätä kangerteleviin prosesseihin, jos järjestelmähankintaa tehdessä ei ole osattu ottaa huomioon esim. orgaanisen kasvun tai yrityskauppojen myötä muuttuvia tarpeita.

3. Järjestelmäinfran tulevaisuuden tarpeet

Palkkajärjestelmä on usein ensimmäinen ja ainoa järjestelmä, jonka yritys hankkii palkkatietojen ja työsuhteen elinkaaren hallintaan. Pienelle yritykselle riittävät usein riisutummat perusprosessit, mutta ennemmin tai myöhemmin henkilöstödataa on yleensä pystyttävä siirtämään ja käsittelemään laadukkaasti ja vaivattomasti myös eri järjestelmien välillä.

Mahdollisuus hallinnoida ja siirtää dataa järjestelmien välillä tehokkaasti ja laadukkaasti on kriittinen kahdesta syystä:

Hankintavaiheessa kannattaa siis varmistaa integraatiovalmius vähintään mahdolliseen HR-järjestelmään sekä yrityksen tarpeista riippuen myös muihin järjestelmiin. Useimmiten vaivattomin ja kustannustehokkain ratkaisu on valita palkkajärjestelmä, joka on suoraan laajennettavissa HR-käyttöön. Jos järjestelmät kuitenkin hankkii erikseen, täytyy molemmista löytyä tarvittavat liittymärajapinnat.

Jälkikäteen tehtävät integraatiot voivat tulla yllättävän kalliiksi ja vaivalloisiksi, joten järjestelmäinfran (ja työyhteisön) tulevaisuuden tarpeet kannattaa ottaa huomioon jo pk-yrityksen ensimmäistä palkkajärjestelmää valitessa.

Palkkajärjestelmän hankinta edessä? Tutustu Mepco Palkanlaskentaohjelmaan!