Hyppää sisältöön
Palkanlaskenta
Blogi
6.7.2023

Palkkahallinto pk-yritykselle: oma palkkajärjestelmä vai ulkoistettu palkkahallinto?

Yli puolet Elinkeinoelämän keskusliiton suurista jäsenyrityksistä oli ulkoistanut palkkahallintonsa jo vuonna 2014 – pienet yritykset vielä sitäkin useammin. Ulkoistaminen houkuttelee monia pieniä ja keskikokoisia helppoudellaan, mutta se ei välttämättä ole joka tilanteessa paras ratkaisu. Mitkä kaikki asiat siis vaikuttavat palkkahallinnon ratkaisun hankintaan ja mistä tietää, mikä vaihtoehto sopii parhaiten omalle yritykselle? Oma palkkahallinto, ulkoistettu palkkahallinto vai oma palkkaohjelma?

Millainen on paras palkkahallinto pk-yritykselle: oma, ulkoistettu vai jotain siltä väliltä?

Käytännössä palkkahallinnon voi hoitaa kolmella eri tavalla: kokonaan itse, kokonaan ulkoistamalla tai hankkimalla oman palkkaohjelman mutta ulkoistamalla asiantuntijapalvelut.

Palkanlaskenta ulkoistetaan usein ensimmäisten joukossa, kun yritykset ryhtyvät keventämään hallintoaan – eikä ihmekään, sillä palkanlaskennan osaaminen on erityisosaamista, jota pitää kehittää ja seurata samalla muuttuvaa lainsäädäntöä.

Tukitoimintojen ulkoistamista ei kuitenkaan kannata tehdä kiireessä, sillä jos ulkoistaessa tuijottaa pelkkää palkkalaskelman hintalappua, voi tulla vahingossa ulkoistaneeksi pelkästään lopputuotteen, ei koko palvelukokonaisuutta. Toinen todellinen riski on, että palkkahallinto ulkoistetaan liian suoraviivaisesti muun taloushallinnon mukana ilman, että palkkahallinnon erityisvaatimuksia osataan ottaa huomioon.

Vaihtoehto 1: Oma palkkahallinto

Oma palkkahallinto on monen suuryrityksen ykkösvaihtoehto, sillä se takaa täydellisen päätäntä- ja hallintavallan kaikkiin palkkahallinnon prosesseihin.

Pk-yrityksille ja varsinkin kaikkein pienimmille yrityksille oma palkkahallinto sen sijaan on harvoin realistinen vaihtoehto puhtaasti kustannus- ja resurssisyistä. Joissakin tapauksissa voidaan kuitenkin turvautua erityisjärjestelyyn, jossa esimerkiksi kirjanpitäjä maksaa myös palkat. Tällöin on aina olemassa riski, että kaikkea tarvittavaa palkkahallinnon osaamista ei välttämättä löydy talon sisältä.

Vaihtoehto 2: Ulkoistettu palkkahallinto

Ulkoistaminen on monelle pienelle ja keskisuurelle yritykselle helpoin vaihtoehto, sillä palkkahallinto vaatii paljon spesifiä erityisosaamista.

Parhaimmillaan se vapauttaa yrityksen investoimasta palkkahallinnon erityisosaajiin, keventää ja tehostaa yrityksen hallinnollisia rutiineja ja vapauttaa resursseja liiketoiminnan kannalta tärkeämpiin ja tuottavampiin toimiin.

Ennen kuin palkkahallintoa kiirehtii ulkoistamaan suoriltaan, kannattaa kuitenkin kiinnittää huomiota ainakin seuraaviin asioihin:

Vaihtoehto 3: Oma palkkajärjestelmä, ulkoistetut prosessit

Yhä suurempi osa yrityksistä haluaa hallinnoida työaika- ja palkkatietojaan mahdollisimman helposti, mutta kuitenkin joustavasti. Tällöin hyvä ratkaisu etenkin kasvuhaluisille pk-yrityksille on hallinnoida palkkajärjestelmää itse, mutta ulkoistaa ammattitaitoa vaativa työ esimerkiksi tilitoimistolle.

Hybridiratkaisussa on kaksi isoa etua verrattuna kokonaan omaan tai kokonaan ulkoistettuun palkkahallintoon: