Tietosuojaseloste sidosryhmille ja asiakkaille

Soveltamisala

Tässä asiakkaiden ja yrityksen muiden sidosryhmien tietosuojaselosteessa (”Sidosryhmäseloste”) kuvataan, miten Accountor Ohjelmistoliiketoimintaan kuuluvat yhtiöt (”Ohjelmistoyhtiö”) keräävät ja käsittelevät henkilötietoja seuraavissa asiayhteyksissä:

• palveluiden markkinointi ja myynti;
• asiakassopimukset ja asiakashallinta;
• palveluiden tuottaminen ja käyttö (esim. pääsyoikeushallinta);
• palveluiden hankkiminen, toimittajasopimukset ja toimittajahallinta;
• yhteistyöhankkeet ja sidosryhmien hallinta;
• potentiaaliset asiakkaat ja niiden hallinta; sekä
• Ohjelmistoyhtiön järjestämät tapahtumat ja niiden hallinta.

Luethan tämän Sidosryhmäselosteen ja Yleisen Tietosuojaselosteen tarvittaessa huolellisesti läpi ennen kuin aloitat palveluidemme käytön tai ryhdyt liiketoimiin kanssamme.

Henkilötietojen kerääminen

Voimme kerätä henkilötietoja usein tavoin. Ensisijaisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka:

• olet antanut meille, kun viestit tai asioit kanssamme, esimerkiksi sopimuksen tekemisen tai asiakkaan tuntemisprosessin (Know Your Customer) yhteydessä, kun ostat palveluitamme, tarjoat meille palveluita, vierailet toimipisteissämme tai osallistut markkinointi- tai sosiaalisen median kampanjaamme tai muuhun tapahtumaan;
• jotka syntyvät eri yhteyksissä, esimerkiksi kun käytät palveluitamme, kirjaudut sisään palveluihimme, suoritat erilaisia liiketoimia (esim. maksat laskuja), teet kirjauksia tai osallistut Ohjelmistoyhtiön järjestämään tapahtumaan; ja
• saadaan muilta Accountor Ohjelmistoliiketoimintaan kuuluvilta yhtiöiltä, julkisista lähteistä tai kolmansien osapuolien kautta sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, kuten tiedot, jotka saadaan yritykseltä, jota edustat tai johon sinulla on muutoin asiallinen yhteys, kaupparekisteristä tai muista viranomaisrekistereistä, yritystietojärjestelmästä tai muista vastaavista julkisista tietokannoista kuten talouspakote- tai varojen jäädytysluetteloista.

Voimme yhdistellä sinua koskevia henkilötietoja, kuten julkisista lähteistä saatuja tietoja ja eri asiointiyhteyksissä, kuten sopimuksen solmimisen, palveluiden tuottamisen tai tapahtumien yhteydessä, saatuja tietoja.

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta kieltäytyminen saattaa vaikeuttaa tai estää meitä asioimasta sinun, tai edustamasi yrityksen, kanssa tai toteuttamasta tiettyjä pyytämiäsi toimintoja.

Henkilötietoryhmät

Keräämme ja käsittelemme seuraaviin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja:

• Perustiedot, kuten nimi, titteli ja suhde edustamaasi yritykseen sekä yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite ja puhelinnumero), kansalaisuus ja asiointikieli.
• Asiointisuhteeseen liittyvät tiedot, kuten palvelu- ja tilaustiedot, sopimustiedot, maksutiedot, laskutustiedot tai vierailua koskevat tiedot, esim. valvontakameratallenne tai ajoneuvon rekisterinumero
• Lainsäädännön edellyttämät asiakkaan tuntemiseen liittyvät tiedot kuten tunnistautumistiedot,tieto kelpoisuudesta edustaa yhtiötä, asiakkaan, tämän edustajan, vastuuhenkilön ja tosiasiallisen edunsaajan perustiedot (ml. henkilötunnus), tieto em. henkilön tai hänen lähipiirinsä poliittisesta vaikutusvallasta ja sen perusteesta tai pakotelistauksen tiedot
• Markkinointitiedot, kuten mieltymykset ja markkinointiluvat tai -kiellot.
• Viestintäsi ja erilaiset vuorovaikutustilanteet kanssamme sekä niihin liittyvät tiedot ja materiaalit, kuten kirjeenvaihto, palvelupyynnöt, puhelutallenteet, panoksesi erilaisiin kampanjoihin (video, ääni ja muu materiaali esim. sosiaalisen median sisällöt) ja järjestämiimme tapahtumiin sekä yksilön oikeuksien käyttöä koskevat tiedot.
• Palvelutiedot, kuten. käyttäjätunnukset, salasanat ja muut tunnistetiedot sekä palveluiden tuottamisen yhteydessä syntyvät henkilötiedot esim. käyttö- ja kirjautumistiedot.
• Projektitiedot, kuten resursointi, toimeksiannot ja tuntikirjaukset.
• Muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.

Sellaisia tietoja, joista ei voi tunnistaa yksittäisiä luonnollisia henkilöitä, voidaan kerätä ja käyttää mihin tahansa tarkoitukseen. Tällaisia tietoja ovat tilastolliset tai demografiatiedot, joita kerätään esimerkiksi palveluiden tuottamisen tai järjestämiemme tapahtumien yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia liiketoimintamme harjoittamiseen, asiointisuhteiden perustamiseksi ja hallinnoimiseksi tai muihin asiaankuuluviin toiminnallisiin tai kaupallisiin tarkoituksiin, mukaan lukien henkilötietojen käsittelyn niiden anonymisoimiseksi.

Henkilötietojasi käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:

1. MYYNTI JA ASIAKASSUHTEEN HALLINTA

Käsittelemme henkilötietojasi palveluiden myyntiin sekä meidän ja sinun, tai edustamasi yrityksen, välisen asiakassuhteen hoitamiseen. Tähän toimintaan kuuluvat muun muassa asiakkuuden perustaminen, asiakastuki, laskutus ja sopimusasiat. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän ja sinun, tai edustamasi yrityksen, väliseen sopimukseen tai oikeutettuun etuumme hallita asiakassuhdettamme ja palvella sinua valintojesi perusteella.

2. PALVELUIDEN HANKINTA, YHTEISTYÖHANKKEET JA LIIKESUHTEIDEN HALLINTA

Voimme käsitellä henkilötietojasi palveluiden hankinnan ja yhteistyöhankkeiden yhteydessä hallitaksemme meidän ja sinun, tai edustamasi yrityksen, välistä liikesuhdetta ja siihen liittyvää asiointia. Tähän toimintaan kuuluu muun muassa laskutus, raportointi ja sopimusten hallinta. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän ja sinun, tai edustamasi yrityksen, väliseen sopimukseen tai oikeutettuun etuumme hankkia liiketoimintamme harjoittamiseen tarvittavia palveluita sekä tehdä yhteistyötä valikoitujen kumppaneidemme kanssa ja hallinnoida näihin liittyviä liikesuhteita.

3. PALVELUIDEN TUOTTAMINEN 

Voimme käsitellä henkilötietojasi palveluiden tuottamisen yhteydessä tarjotaksemme ja toimittaaksemme palveluita sinulle tai edustamallesi yritykselle sekä hallitaksemme projektejamme ja operatiivista toimintaamme. Tähän toimintaan kuuluvat muun muassa pääsyoikeushallinta, asiakaspalvelu ja -tuki, palvelupyynnöt, vikojen korjaus, laskutus ja raportointi. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän ja sinun, tai edustamasi yrityksen, väliseen sopimukseen tai oikeutettuun etuumme järjestää palveluidemme tuottaminen, projektit, toimitukset ja operatiivinen toimintamme asianmukaisesti.

4. VIESTINTÄ, MARKKINOINTI JA NIIHIN LIITTYVÄ ANALYTIIKKA

Voimme käsitellä henkilötietoja markkinointia varten ja kertoaksemme sinulle Accountorin Ohjelmistoliiketoimintaan kuuluvien yhtiöiden tarjoamista palveluista tai Ohjelmistoyhtiöistä yrityksenä. Tällainen käsittely voi liittyä myös materiaalin tai sisällön tuottamiseen markkinointiin tai sosiaalisen median kampanjaan. Henkilötietojasi voidaan käyttää myös markkinatutkimuksiin ja asiakaskyselyihin. Lisäksi henkilötietojasi voidaan käyttää analytiikkaa varten, jotta voimme kehittää ja parantaa asiakas- tai käyttäjäkokemusta, omaa toimintaamme tai kumppaniemme toimintaa. Voimme yhdistellä sinua koskevia tietoja, joita olemme saaneet julkisista lähteistä ja erilaisista asiointiyhteyksistä. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän ja sinun, tai edustamasi yrityksen, väliseen sopimukseen, oikeutettuun etuumme saada asiaankuuluvaa tietoa voidaksemme ymmärtää paremmin sidosryhmiämme, kuten asiakkaitamme, sekä markkinoida palveluitamme ja kehittää toimintaamme.

Voit milloin tahansa kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointiin (ks. Yleisen Tietosuojaselosteen kohta ”Sinun oikeutesi”).

5. PALVELUIDEN KEHITTÄMINEN, TIETOTURVALLISUUS JA RAPORTOINTI

Henkilötietoja käsitellään palveluidemme laadun ja tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Voimme myös käsitellä henkilötietoja palveluidemme ja toimintamme analysointiin ja kehittämiseen, kuten uusien tuoteominaisuuksien kehittämiseen, toimintojen automatisointiin, tekoälyn kouluttamiseen tai prosessien tehostamiseen, sekä tilastollisiin tarkoituksiin esim. liiketoiminnan johtamista varten. Näissä tapauksissa käsittely perustuu oikeutettuun etuumme varmistaa palveluidemme riittävä tietoturvan taso sekä tuottaa palvelumme tehokkaasti hyödyntäen saatavilla olevia teknologioita sekä varmistaa palveluidemme ja toimintamme kilpailukyky.

6. OIKEUKSIEN TÄYTÄNTÖÖN PANEMINEN JA LAKIEN NOUDATTAMINEN

Voimme käsitellä henkilötietojasi myös väärinkäytösten selvittämiseksi, oikeuksiemme suojelemiseksi, puolustamiseksi tai täytäntöön panemiseksi viranomaismenettelyissä tai riitatilanteiden yhteydessä esimerkiksi sopimusvelvoitteiden noudattamisen osoittamiseksi tai oikeusvaateisiin vastaamiseksi. Näissä tilanteissa käsittely perustuu oikeutettuun etuumme pystyä osoittamaan toimintamme vaatimustenmukaisuus ja suojella asianmukaisella tavalla oikeuksiamme.

Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskeva lainsäädäntö velvoittaa meitä tunnistamaan asiakkaat sekä selvittämään heidän liiketoimintaansa ja asiakasyrityksen omistusta koskevia tietoja esim. tunnistaa poliittisesti vaikutusvaltaiset tai talouspakotteiden kohteena olevat henkilöt ja asiakasyrityksen tosiasialliset edunsaajat. Voimme käsitellä henkilötietojasi täyttääksemme myös muut lakiin perustuvat velvollisuutemme, kuten vastataksemme viranomaisten (esim. veroviranomaisen) pyyntöihin.

7. MUUT TARKOITUKSET, JOIHIN OLET SUOSTUNUT

Voimme käsitellä henkilötietoja myös muuhun, yhteen tai useampaan nimenomaiseen, tarkoitukseen, jos olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.

Markkinointiviestintä

Lähetämme sähköpostitse mainosviestejä, jotka yleensä sisältävät seurantateknologiaa (verkkojäljitteitä, evästeitä tms.). Niiden avulla saamme tietää, mitä viestille teet, esim. avaatko viestin ja mitä linkkejä mahdollisesti klikkaat. Kun seuraat lähettämässämme markkinointiviestissä olevaa linkkiä, käytämme evästettä kirjaamaan, mitä sivuja katsot ja mitä sisältöjä lataat Verkkosivuiltamme.

Voit itse määrätä henkilötietojesi käsittelystä markkinointitarkoituksiin. Voit pyytää meitä milloin tahansa lopettamaan markkinointiviestien lähettämisen klikkaamalla kaikissa tällaisissa viesteissä olevaa lopetuslinkkiä tai lähettämällä sähköpostia Yleisen Tietosuojaselosteen lopussa kerrottuun tietosuojan yhteydenottojen osoitteeseen. Tässä tapauksessa säilytämme vähimmäismäärän henkilötietojasi pystyäksemme noudattamaan antamaasi suoramarkkinointikieltoa.

Huomaathan, että vaikka pyytäisit suoramarkkinoinnin lopettamista, meidän on ehkä joissakin tapauksissa oltava sinuun yhteydessä muista syistä, joihin liittyen henkilötietojasi käsitellään, kuten esimerkiksi palveluiden toimittamiseen tai hintojen muutoksiin liittyen.

Muutokset Sidosryhmäselosteeseen

Voimme päivittää tätä Sidosryhmäselostetta tarvittaessa, jos se on tarpeen henkilötietojen käsittelyssä muuttuneiden toimintatapojen kuvaamiseksi. Tämä Sidosryhmäseloste on päivitetty viimeksi 20. toukokuuta 2024.