Palkanlaskennan ulkoistus – data ja prosessit omissa käsissä
Kun ulkoistat palkanlaskennan, luovutko samalla hallinnasta omaan dataasi ja mahdollisuudesta kehittää prosesseja?
Ei tarvitse. Hallittu ulkoistus erottaa palkanlaskennan asiantuntijatyön ja järjestelmän hallinnan toisistaan. Yritys ostaa palkanlaskennan asiantuntemuksen ulkopuoliselta kumppanilta, mutta järjestelmä, henkilöstödata ja prosessien kehittäminen pysyvät sen omissa käsissä.
Näin yrityksen ei tarvitse rakentaa omaa tiimiä palkanlaskentaan tai seurata itse jokaista muutosta säädöksiin, työehtosopimuksiin ja paikallisiin sopimuksiin. Samalla sillä säilyy pääsy omassa arjessa syntyvään tietoon sekä näkyvyys palkkaprosessin eri vaiheisiin.
Palkanlaskentakumppani hoitaa sovitut palkka-ajot. Palkkoihin vaikuttavaa tietoa syntyy yrityksessä kuitenkin koko ajan: työsuhdemuutoksia, työaikoja, poissaoloja, palkkamuutoksia, hyväksyntöjä ja henkilöstötietoja. Siksi palkanlaskennan ulkoistaminen ei tarkoita, että yrityksen pitäisi luopua hallinnasta omaan dataansa tai prosesseihin.
Sisällysluettelo
- Palkkalaskelman ajo on vain prosessin viimeinen vaihe
- Kolme tapaa järjestää palkanlaskenta
- Mitä yritys hyötyy omasta palkanlaskennan ohjelmasta?
- Kenelle hallittu palkanlaskennan ulkoistus sopii?
- Järjestelmäosaaminen ohjelmistotalolta, palkanlaskennan asiantuntemus kumppanilta
- Seitsemän kysymystä nykyisen palkanlaskentaohjelman arviointiin
- Usein kysytyt kysymykset: Palkanlaskennan ulkoistaminen
Palkkalaskelman ajo on vain prosessin viimeinen vaihe
Palkanlaskenta on paljon muutakin kuin palkkalaskelmien muodostamista ja maksuaineiston lähettämistä. Ennen palkka-ajoa yrityksessä käsitellään runsaasti palkkaan vaikuttavaa tietoa, kun päivitetään työntekijöiden perustietoja, perustetaan työsuhteita tai käsitellään palkankorotuksia.
Jos tieto kulkee useiden välivaiheiden, sähköpostien tai erillisten tiedostojen kautta, sitä joudutaan tarkistamaan ja siirtämään moneen kertaan. Tämä lisää manuaalista työtä, viivettä ja virheiden mahdollisuutta.
Kun yrityksellä on oma järjestelmä, tiedot voidaan kirjata, tarkistaa ja hyväksyä siellä, missä ne syntyvät. Palkanlaskennan kumppani käyttää samaa ajantasaista aineistoa varsinaiseen palkanlaskentaan. Yritys ulkoistaa siis juuri sen osuuden, jossa tarvitaan palkanlaskennan erityisosaamista, ei koko palkkaprosessia.
Kolme tapaa järjestää palkanlaskenta
Palkkahallinnon voi hoitaa kolmella eri tavalla: kokonaan itse, kokonaan ulkoistamalla tai hankkimalla oman palkkaohjelman, mutta ulkoistamalla asiantuntijapalvelut. Oikea malli riippuu yrityksen tarpeista, resursseista ja tulevaisuuden suunnitelmista.
| Toimintamalli | Kenellä on palkanlaskennan asiantuntijatyö? | Kenellä on järjestelmän, datan ja prosessien hallinta? |
|---|---|---|
| 1. Oma järjestelmä ja oma palkanlaskenta | Yrityksellä | Yrityksellä |
| 2. Tilitoimiston järjestelmä ja palkanlaskentapalvelu | Tilitoimistolla | Palvelumallin mukaisesti tilitoimistolla |
| 3. Hallittu ulkoistus: oma järjestelmä ja ulkoistettu palkanlaskenta | Tilitoimistolla tai muulla palkanlaskentakumppanilla | Yrityksellä; kumppanille määritetään työn kannalta tarvittavat roolit ja käyttöoikeudet |
Hallitussa ulkoistuksessa yritys hyödyntää kumppanin palkanlaskennan osaamista, mutta määrittää itse, mitä tietoja eri käyttäjät näkevät, miten hyväksynnät etenevät ja millaisia raportteja johtamisen tueksi tarvitaan.
Kyse on siis siitä, että yritys voi päättää, mitä tehdä itse ja mitä ostaa kumppanilta.
Palkkahallinto ja HR: Lue lisää
Mitä yritys hyötyy omasta palkanlaskennan ohjelmasta?
1. Tarvittava tieto on käytettävissä ilman turhia välivaiheita
HR, esihenkilöt ja johto tarvitsevat henkilöstö- ja palkkatietoa eri tilanteissa. Kun järjestelmä on yrityksen omassa käytössä, tarvittavat tiedot eivät ole yksittäisten tietopyyntöjen tai erillisten raportointikierrosten varassa.
Käyttäjäroolit voidaan määrittää organisaation tarpeiden mukaan: työntekijä päivittää omia tietojaan, esihenkilö tarkastelee oman tiiminsä tietoja, HR hallinnoi työsuhteisiin liittyviä prosesseja ja palkanlaskentakumppani saa käyttöönsä työnsä kannalta tarvittavat tiedot. Selkeät käyttöoikeudet sujuvoittavat arkea ja varmistavat, että tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on siihen oikeus.
Rinta-Joupin Autoliikkeessä palkanlaskenta on ulkoistettu, mutta yrityksellä on käytössään oma Finago Mepco -järjestelmä. Henkilöstöjohtaja Eeva Puskan mukaan yhteinen järjestelmä antaa HR:lle näkyvyyden palkanlaskennan tapahtumiin ja koko työsuhteen elinkaareen. Aiemmin tietoja jouduttiin pyytämään erikseen palkanlaskijalta, kun taas oman järjestelmän myötä henkilöstö- ja palkkaprosesseja on voitu sujuvoittaa ja manuaalista työtä vähentää.
”Vaikka meillä ei ole itsellä palkanlaskentaa, moni asia menee kuitenkin palkanlaskennan kanssa ristiin. On iso etu, että käytämme samaa järjestelmää ja näemme sieltä itsekin tapahtumia.”
Eeva Puska, Henkilöstöjohtaja, Rinta-Joupin Autoliike
2. Muutokset tehdään siellä, missä tieto syntyy
Yritys tuntee omat työntekijänsä, esihenkilönsä ja toimintatapansa parhaiten. Kun järjestelmä on omassa hallinnassa, yritys voi itse päättää, kuka päivittää tiedot, kuka hyväksyy ne ja miten ne siirtyvät palkanlaskentaan.
Tämä voi vähentää palkkojen yhteyshenkilön manuaalista työtä merkittävästi. Sen sijaan, että tiedot kerätään useasta lähteestä ja toimitetaan erikseen palkanlaskijalle, ne voidaan kirjata ja hyväksyä suoraan järjestelmässä sovitun prosessin mukaisesti.
”Kun järjestelmä on yrityksen omassa hallinnassa, se voi itse määrittää käyttäjäroolit, hyväksynnät ja tavan, jolla palkkaan vaikuttava tieto liikkuu. Palkanlaskentakumppani voi silti keskittyä omaan ydintehtäväänsä.”
Jarmo Peltomäki, Sales Manager, Finago Mepco
3. Vapaus valita palkanlaskennan kumppani säilyy
Palkanlaskennan kumppanin vaihtaminen voi tulla ajankohtaiseksi yrityksen kasvaessa, toimintamallin muuttuessa tai palvelutarpeen kehittyessä. Jos järjestelmä ja keskeiset prosessit ovat yrityksen omassa hallinnassa, palkanlaskennan palvelu voidaan arvioida erillään järjestelmästä.
Kumppanin vaihtaminen vaatii aina valmistelua: vastuut, aineistot ja toimintatavat on sovittava huolellisesti. Kun järjestelmä on yrityksen omassa hallinnassa, koko järjestelmäkokonaisuutta ei kuitenkaan tarvitse automaattisesti arvioida ja rakentaa uudelleen.
4. Järjestelmä voi kehittyä yrityksen mukana
Palkka- ja HR-prosessien tarpeet muuttuvat yrityksen mukana. Kasvu, uudet työehtosopimukset, organisaatiomuutokset, integraatiot ja raportointivaatimukset asettavat järjestelmälle ajan mittaan uusia vaatimuksia.
Finago Mepcoon voidaan liittää esimerkiksi työajanseurannan, HR:n, taloushallinnon, toiminnanohjauksen ja raportoinnin ratkaisuja. Kun tieto liikkuu järjestelmien välillä hallitusti, manuaalista työtä voidaan vähentää ja palkkaprosesseissa käyttää aina ajantasaista tietoa.
Oma järjestelmä mahdollistaa myös prosessien vaiheittaisen kehittämisen. Kaikkia tulevia tarpeita ei tarvitse ratkaista ensimmäisessä käyttöönotossa, vaan uusia toiminnallisuuksia voidaan ottaa käyttöön tarpeiden muuttuessa.
5. Kustannuksia kannattaa arvioida kokonaisuutena
Järjestelmän ja palkanlaskentapalvelun kustannuksia on helppo verrata vain kuukausihinnan tai palkkalaskelmakohtaisen hinnan perusteella. Kokonaiskustannukseen vaikuttaa myös työaika, joka yrityksessä kuluu palkka-aineiston kokoamiseen, tietojen tarkistamiseen, muutospyyntöihin, tietopyyntöihin ja virheiden selvittämiseen.
Hallittu ulkoistus ei ole automaattisesti halvin ratkaisu kaikille yrityksille. Se voi kuitenkin olla kustannustehokas, jos se vähentää manuaalisia välivaiheita, nopeuttaa tiedonkulkua ja antaa yritykselle mahdollisuuden kehittää prosessejaan ilman, että jokainen muutos vaatii erillisen järjestelmäprojektin.
Kenelle hallittu palkanlaskennan ulkoistus sopii?
Yrityksen henkilöstömäärä ei yksin ratkaise mallin sopivuutta. Olennaisempaa on, kuinka paljon yritys haluaa ohjata ja kehittää omia palkka- ja henkilöstöprosessejaan.
Hallittua ulkoistusta kannattaa harkita erityisesti silloin, kun yritys haluaa:
- hallita itse käyttäjärooleja, käyttöoikeuksia ja hyväksyntäketjuja
- hyödyntää HR-, työaika- ja palkkatietoa raportoinnin ja päätöksenteon tukena
- vähentää palkkojen yhteyshenkilön manuaalista työtä
- yhdistää palkkaprosessiin työajanseurannan, HR:n, taloushallinnon tai muita järjestelmiä
- varautua kasvuun, organisaatiomuutoksiin tai palkanlaskentakumppanin vaihtamiseen
- säilyttää mahdollisuuden kehittää järjestelmää omien tarpeidensa mukaisesti myös tulevina vuosina.
Jos yrityksen tarpeet ovat yksinkertaiset eikä sen tarvitse hallita prosesseja, raportointia tai järjestelmäkokonaisuutta itse, kokonaan palveluntarjoajan ympäristössä toimiva malli voi olla toimiva vaihtoehto. Valinnassa kannattaa huomioida sekä nykyiset tarpeet että se, miten ne voivat tulevaisuudessa muuttua.
Järjestelmäosaaminen ohjelmistotalolta, palkanlaskennan asiantuntemus kumppanilta
Palkanlaskennassa tarvitaan syvää asiantuntemusta työehtosopimuksista, palkkalajeista, säädöksistä ja paikallisista käytännöistä. Järjestelmää on puolestaan kehitettävä jatkuvasti, ja sen on mukauduttava yrityksen muuttuviin tarpeisiin. Lisäksi tarvitaan toimivia integraatioita ja asiantuntevaa tukea.
Tilitoimistokumppani tuo palkanlaskentaan arvokasta osaamista. Kun yrityksellä on oma järjestelmä, se voi työskennellä palkanlaskentakumppaninsa kanssa saman ajantasaisen tiedon varassa. Yrityksellä säilyy näkyvyys omaan dataansa ja prosesseihinsa, ja kumppani voi keskittyä laadukkaaseen palkanlaskentaan.
Yrityksen ei siis tarvitse valita ulkoisen asiantuntemuksen ja oman hallinnan välillä. Hallitussa ulkoistuksessa molemmat ovat mahdollisia.
”Palkanlaskennan asiantuntemus kannattaa hankkia siihen erikoistuneelta kumppanilta. Järjestelmäosaaminen puolestaan ohjelmistotalolta. Näin yrityksen ei tarvitse valita asiantuntemuksen ja oman hallittavuuden välillä.”
Jyrki Vartiainen, VP, Public & Enterprise Sales, Finago Mepco
Seitsemän kysymystä nykyisen ratkaisun arviointiin
- Pääsemmekö käsiksi tarvittaviin työsuhde-, palkka- ja henkilöstötietoihin ilman erillisiä pyyntöjä?
- Näemmekö tarvittavat tiedot silloin, kun niitä tarvitaan? Tiedämmekö, mitä niiden saaminen maksaa?
- Siirtyvätkö työsuhde-, työaika- ja poissaolotiedot oikeaan paikkaan ilman tarpeettomia välivaiheita?
- Onko selvää, kuka syöttää, tarkistaa ja hyväksyy tiedot ennen palkanlaskentaa?
- Paljonko organisaatiossamme käytetään aikaa ja rahaa palkka-aineiston kokoamiseen, tietopyyntöihin ja virheiden selvittämiseen?
- Tarkoittaisiko palkanlaskentakumppanin vaihtaminen myös järjestelmän vaihtoa tai prosessien ja datan siirtämistä uudelleen?
- Tukeeko nykyinen ratkaisu kasvua, muutostilanteita ja järjestelmäkehitystä myös tulevina vuosina?
Jos useampi kysymys herättää epävarmuutta, palkka- ja henkilöstöhallinnon toimintamallia kannattaa tarkastella kokonaisuutena. Finago Mepcon avulla palkanlaskennan asiantuntemus, järjestelmä ja yrityksen omat prosessit voidaan yhdistää toimivaksi kokonaisuudeksi.
Ota palkkahallinto haltuun. Hallitusti.
Automatisoi palkanlaskennan rutiineja ja vähennä manuaalista työtä. Varmista, että palkat maksetaan oikein ja ajallaan. Mepco yhdistää palkanlaskennan, työajanseurannan, työvuorosuunnittelun ja HR-prosessit samaan kokonaisuuteen.
Usein kysytyt kysymykset:
palkanlaskennan ulkoistus
Palkanlaskennan ulkoistamisessa yritys sopii tilitoimiston tai muun palveluntarjoajan kanssa, mitkä palkanlaskennan tehtävät kumppani hoitaa. Palvelun laajuus voi vaihdella varsinaisesta palkka-ajosta laajempaan palkkahallinnon kokonaisuuteen, joten vastuut, aikataulut ja tiedonkulku on tärkeää määritellä selkeästi.
Hallitussa ulkoistuksessa yrityksellä on oma HR- ja palkanlaskentajärjestelmä, mutta varsinainen palkanlaskentatyö on ulkoistettu kumppanille. Yritys hallitsee järjestelmää, dataa ja prosessiensa kehittämistä, ja kumppanille annetaan työn edellyttämät roolit ja käyttöoikeudet.
Oma järjestelmä voi olla perusteltu ratkaisu, jos yritys haluaa päästä itse henkilöstö- ja palkkatietoihinsa, hallita hyväksyntöjä ja käyttäjärooleja sekä kehittää prosessejaan. Palkanlaskennan asiantuntijatyö voidaan silti ostaa tilitoimistolta tai muulta kumppanilta.
Oma järjestelmä antaa yritykselle näkyvyyden henkilöstö- ja palkkatietoihin sekä mahdollisuuden määrittää, miten tiedot kirjataan, tarkistetaan ja hyväksytään. Se voi vähentää erillisiä tietopyyntöjä ja manuaalisia välivaiheita sekä helpottaa raportointia ja järjestelmäintegraatioita.
Vastuunjako määräytyy yrityksen ja palkanlaskentakumppanin välisen sopimuksen sekä sovitun toimintamallin perusteella. Osapuolten kannattaa määritellä selkeästi, kuka tuottaa, tarkistaa ja hyväksyy palkkaan vaikuttavat tiedot, minkä kumppani käsittelee aineiston ja kuinka mahdolliset virheet korjataan.
Se voi olla mahdollista, jos järjestelmä, data ja keskeiset prosessit ovat yrityksen omassa hallinnassa ja uusi kumppani voi työskennellä samassa järjestelmässä. Kumppanin vaihtaminen vaatii silti huolellista suunnittelua, vastuiden sopimista ja tarvittavien aineistojen siirtämistä.
Hinta riippuu muun muassa henkilöstömäärästä, palkkaprosessin monimutkaisuudesta, palkanmaksukerroista, palvelun laajuudesta ja tarvittavista integraatioista. Vertailussa kannattaa huomioida palvelukokonaisuuden lisäksi yrityksen oma työaika, tietojen kokoaminen, tarkistukset, muutospyynnöt ja mahdollisten virheiden selvittäminen.
Malli sopii erityisesti yrityksille, jotka haluavat hyödyntää ulkopuolista palkanlaskennan osaamista mutta säilyttää näkyvyyden omaan dataansa ja mahdollisuuden kehittää palkka- ja HR-prosessejaan. Soveltuvuuteen vaikuttavat muun muassa yrityksen koko, prosessien monimutkaisuus, integraatiotarpeet ja tulevaisuuden suunnitelmat.
Artikkelia varten haastateltiin Finagon asiantuntijoita: Allan Lahti, Sales Manager; Jarmo Peltomäki, Sales Manager; Jenna Nousiainen, PreSales Manager; Jyrki Vartiainen, VP, Public & Enterprise Sales; Maria Häkkinen, Key Account Manager; sekä Virpi Tams, Head of Customer Value.
Lue myös:
HR-analytiikka ja palkkadata tiedolla johtamisen tukena – 5 keskeistä hyötyä yrityksille
Saako työvuorolista olla näkyvillä ravintola-alalla?
