Miksi yrityksesi kannattaa hankkia yhtenäinen HRM-järjestelmä?

Erilaiset järjestelmät ovat olennainen osa työsuhteen elinkaaren hallintaa. Ne tukevat organisaatiota aina uusien kykyjen rekrytoinnista ja perehdytyksestä varsinaiseen työsuhteeseen ja lopulta sen päättymiseen.

Matkan varrelle mahtuu monia prosesseja joissa HRM-järjestelmä tukee paitsi henkilöstöä, myös esimiestä, johtoa, HR-osastoa ja palkanlaskentaa. Se on siis koko organisaation, ei vain palkkahallinnon tai HR-osaston työkalu. HRM-järjestelmällä hallinnoidaan kaikkia henkilö-, työsuhde- ja palkkatietoja samassa järjestelmässä.

Listasimme tähän blogiin, mitä hyötyä toimivasta HRM-järjestelmästä on organisaatiolle ja sen eri rooleille.

1. Henkilöstölle läpinäkyvyyttä läpi työsuhteen elinkaaren

Kattava HRM-järjestelmä on henkilöstölle oleellinen työkalu. Se mahdollistaa sen, että jokainen työntekijä voi milloin tahansa tarkistaa omaan työsuhteeseensa liittyviä, ajantasaisia tietoja, kuten loma-, poissaolo- ja palkkatietoja.

Järjestelmää voidaan käyttää myös työntekijän urapolun tukena. Kun kehityskeskustelussa sovitut tavoitteet kirjataan järjestelmään, on niiden jatkuva seuranta ja niihin sitoutuminen helpompaa.

Siirtämällä näitä toimintoja järjestelmän hoidettavaksi, helpotetaan paitsi työntekijän arkea, myös muun organisaation työtaakkaa.

2. Esimiehelle tarvittava tieto tehokkaasti

Huonosti toimiva tietojärjestelmä lisää tuskaa. Tiedolla johtamisessa ei ole kyse tiedon lisäämisestä jo valmiiksi yli tulvivassa informaatiovirrassa, vaan siitä, että tarvittava ja ajantasainen tieto on saatavilla helposti ja nopeasti. Esimerkiksi esimiehellä täytyy olla saatavilla tieto, jota hän tarvitsee organisaation asettamien tavoitteiden toteuttamiseksi.

Hyvä HRM-järjestelmä edesauttaa tiedon välittymistä organisaatiossa ja säästää työaikaa varsinaiseen esimiestyöhön sekä muihin asiantuntijatehtäviin. Sen avulla muun muassa lomien ja poissaolojen hyväksyntä ja hallinta, sekä palkanlaskentaan liittyvät esimiestehtävät voidaan kaikki hoitaa samassa järjestelmässä.

3. Johdolle ja yritykselle dataa, joka tukee päätöksiä

HRM-järjestelmän sisältämä data on johtamisen raaka-aine. Se antaa ajantasaista tietoa esimerkiksi henkilöresursseista, organisaation osaamisesta ja tavoitteiden toteutumisesta. Henkilöstön tunnusluvut ovat kätevästi saatavilla, jolloin niiden pohjalta on helpompaa ja nopeampaa tehdä liiketoimintaa koskevia päätöksiä.

Ketterät HR-prosessit viestivät myös siitä, että johto tietää, mitä organisaatiossa ollaan tekemässä. Samalla johto voi järjestelmän avulla viestiä yrityksen tavoitteista esimiehille ja henkilöstölle. Tehokkaasti käytetty HRM-järjestelmä lähentää henkilökuntaa ja johtoa.

4. HR-osaston prosessit virtaviivaisiksi

Hyvä HRM-järjestelmä yhtenäistää organisaation henkilöstöön liittyviä toimintatapoja: rekrytoinnit etenevät sovitulla tavalla, työsuhteen alkuun liittyvät asiat otetaan huomioon jokaisen uuden tulokkaan kohdalla, osaamista mitataan organisaation tavoitteiden mukaisesti ja työsuhteen päättyessä ei unohdeta lähtökyselyä ja luovutettujen tavaroiden palautusta.

Järjestelmä ohjaa koko organisaatiota, jolloin HR-asiantuntijoiden aikaa säästyy vaativampiin työtehtäviin. Kun henkilöstöä koskeva data on yhdessä paikassa, sen hyödyntäminen myös henkilöstöhallinnon ulkopuolella on helpompaa.

Lue lisää: Vältä virheet, suunnittele HR- ja palkkajärjestelmähankinnat kokonaisuutena

5. Palkanlaskijalle toimiva tiedonsiirto ja vuosikello

Lähes kaikki työsuhteeseen liittyvät toimenpiteet vaikuttavat jollain tavalla myös palkanlaskentaan, joten sen roolia ei sovi unohtaa puhuttaessa kokonaisvaltaisesta HRM:stä. Muutostilanteissa automatisoidut sähköiset ilmoitusprosessit varmistavat tiedon oikeellisuuden, ja kuormittava tallennus- ja tulkintatyö jää pois palkanlaskijan pöydältä.

Palkanlaskenta voidaan järjestelmässä jakaa palkanlaskennan vuosikellon mukaan palkkajaksoittain, kuukausittain, neljännesvuosittain ja vuosittain tehtäviin toimenpiteisiin. Vakiintuneet toimintatavat mahdollistavat tehokkaan ja ennen kaikkea oikeellisen palkanlaskennan.

6. Hyvä HRM-järjestelmä palvelee koko organisaatiota

Hyvä HRM-järjestelmä sisältää koko organisaatiota ja heidän arkirutiinejaan palvelevat välineet työsuhteen elinkaaren hallintaan. Järjestelmä sähköistää, automatisoi ja tehostaa toimintaa, vapauttaa resursseja sekä parantaa tiedonkulkua.