Mepco HRM:n myötä Naapurin Maalaiskanalla on keskitetty henkilötiedot yhteen järjestelmään

Mepco HRM on ollut Naapurin Maalaiskana Oy:n käytössä vuodesta 2019. Sillä hoidetaan yrityksen palkka- ja henkilöstöhallinto. Naapurin Maalaiskana käyttää Mepcoa Accountor HR Solutionsin Ohjelmistopalvelusta, jossa Toimittaja vastaa muun muassa järjestelmän toimivuudesta ja tietoturvasta.

Naapurin Maalaiskana tuottaa suomalaista siipikarjaa Varsinais-Suomen ja Satakunnan alueilla. Yrityksen filosofiana on tehdä asioita koko ajan vähän paremmin ja tuottaa kotimaista kanaa kestävästi ja laadukkaasti.

Palkanlaskenta haluttiin omiin käsiin, jotta se palvelisi yritystä parhaiten

Naapurin Maalaiskanan palkanlaskenta oli aiemmin ulkoistettu tilitoimistolle. HR Specialist Tuija Kantoluoto koki ulkoistetun palkanlaskennan olevan heille kuitenkin väärä valinta. Kantoluodon mukaan elintarviketeollisuuden työehtosopimus on melko haastava ja etenkin kasvuyrityksessä palkkahallinnon toiminto ja palvelut olisi parasta olla kokonaan heidän yrityksensä omissa hyppysissä.

“Olemme säästyneet monilta harmailta hiuksilta, kun palkanlaskenta on meidän osaavan palkanlaskijan käsissä ja apuna on hyvä palkanlaskentajärjestelmä“, Kantoluoto toteaa.

Palkanlaskentamuutoksen myötä raporttien laatimiset, palkkojen määrittämisestä keskustelemiset ja muut nopeaa reagointia vaativat asiat pystytään Kantoluodon mukaan tekemään nyt paljon joustavammin. Myös työajanseurannasta palkanlaskentaan vietävät tunnit oli joka tapauksessa yrityksen itse tarkastettava, joten prosessi nähtiin olevan fiksumpi tehdä kokonaan itse.

Mepco-ratkaisu ei ollut halvin, mutta haluttiin parasta

Kun Naapurin Maalaiskanalla alettiin miettimään, mikä olisi heidän tuleva palkkaohjelma, päätyivät he kilpailuttamaan muutamia eri vaihtoehtoja. Tuija Kantoluodolle oli kertynyt kokemusta jo ennestään Mepco Palkoista, koska heidän palkkansa laskettiin tilitoimistossa myös Mepco-järjestelmällä. Kantoluoto koki, että Mepcon palkkaohjelman kanssa on helppo toimia.

“Kun plussat ja miinukset kerättiin, niin kyllä Mepco oli ehdottomasti paras niistä ratkaisuista, mitä me mietimme. Kyselimme käyttäjäkokemuksia isommista ja pienemmistä yrityksistä, sekä järjestelmäosaajilta, ja Mepco sai parhaat kommentit”, Kantoluoto summaa.

Mepco-ratkaisun yksi ehdoton etu oli sen samaan järjestelemään lisättävä HR-osio. Kantoluodon mukaan GDPR:ääkin silmällä pitäen haluttiin järjestelmä, jossa henkilöiden tietoja käsitellään yhden ja ainoan järjestelmän sisällä.

“Tätä päivää on se, että ei tehdä exceleitä ja siirretä manuaalisesti tietoja paikasta toiseen. Varsinkin kun ollaan tekemisissä henkilötietojen kanssa, niin GDPR vaatii sen, että henkilöiden tietoja käsitellään mahdollisimman keskitetysti. Tämä oli yksi syy Mepcon valinnalle”, toteaa Kantoluoto.

Kantoluodon mukaan Mepco ei ollut halvin ratkaisu markkinoilla olevista vaihtoehdoista, mutta käyttäjännäkökulmasta he ovat olleet tyytyväisiä investointiin.

Lataa Mepco demo

Mepco Palkat on helpottanut palkanlaskijan työtä, kun käsityö on vähentynyt

Merja Kiesi toimii palkanlaskijana Naapurin Maalaiskanalla ja on päässyt nyt ensimmäistä kertaa tutustumaan Mepco Palkka -järjestelmään.

“Mepco Palkkoja on näppärä käyttää ja ohjelma on helppokäyttöinen. Toki joitain asioita kaipaan edellisestä palkkaohjelmasta, jonka parissa työskentelin, mutta Mepcossa on hyvin paljon sellaisia ominaisuuksia, joita muissa käyttämissäni järjestelmissä ei ole ollut”, Kiesi toteaa.

“Käsityö väheni Mepco Palkkojen myötä, kun saamme nyt siirrettyä helposti työntekijöiden tunnit palkkaohjelmaan tiedostona. Lisäksi Mepcolla pystyy näppärästi itse muodostamaan ja ajamaan erilaisia raportteja tarpeiden mukaan”, Kiesi kertoo järjestelmän hyvistä puolista.

“Vuoden käyttökokemuksen jälkeen järjestelmä alkaa olemaan jo sen verran tuttu, että voisi alkaa miettimään vielä järkevämpiä tapoja tehdä asioita ja tehdä syvempää tutkimusta itse järjestelmään ja mitä se on syönyt sisäänsä. Kun se on mielenkiintoista, niin sitä jaksaakin opetella ja kokeilla vaikka menisikin mönkään”, Kiesi naurahtaa.

“Raporttimahdollisuuksia ja valmiita raportteja on Mepcossa runsaasti. Koulutuksia olisi hyvä käydä myöhemmin lisää päästäkseen niiden hienouksiin vielä kunnolla käsiksi”, Kantoluoto summaa.

Henkilöstöhallintojärjestelmä apuna esimiesten arjessa

Naapurin Maalaiskanalla on palkanlaskentaosion lisäksi myös Mepco Henkilöstö -osio liitettynä heidän kokonaisratkaisuunsa. Sitä ollaan juuri ottamassa käyttöön ja esimiehille on jo ensimmäisen kerran esitelty ratkaisua.

“Me haluamme tarjota täsmätietoa tuotannon esimiehille, joilla on suurin määrä työntekijöitä alaisuudessaan, jotta he pääsevät itse katsomaan Mepcosta työntekijöihin liittyviä tietoja”, Kantoluoto kertoo.

“Me näemme, että henkilöstöratkaisussa on hurjasti mahdollisuuksia ja kun se saadaan otettua käyttöön, niin me henkilöstö- ja palkkahallinnossa pystymme keskittymään vielä paremmin toimintomme kehittämiseen ja esimiehet saavat puolestaan työkaluja oman työnsä tueksi”, Kantoluoto toteaa.

Lataa Mepco demo

Accountorin konsulttien kanssa on ilo tehdä yhteistyötä

Accountor HR Solutionsin HR- ja palkkakonsultit saavat Tuija Kantoluodolta ja Merja Kiesiltä kehuja. “Mahtavia ihmisiä, heillä ei jäänyt sormi suuhun missään vaiheessa. He ovat todellisia asiantuntijoita” toteaa Kiesi.

“Proaktiivinen yhteistyö myyntipuolen ja konsulttien kanssa on ollut loistavaa pienemmälle organisaatiolle, jolla on miljoona rautaa tulessa, eikä ole itse aikaa lypsää asioita. Ote työskentelyyn on todella ammattimaista”, kehuu Kantoluoto.

Merja Kiesi toteutti yhdessä Accountorin palkkakonsultin kanssa Mepco palkkaohjelman käyttöönoton kahdessa kuukaudessa, tavallisen kolmen kuukauden sijaa. “Järjestelmän käytön oppi hyvin projektin yhteydessä ja konsultilta sai tukea, mutta paljon opin myös erehtymisten kautta”, Kiesi summaa.

Haastatellut: Tuija Kantoluoto, HR Specialist, vastaa yrityksen henkilöstö- ja palkkahallinnosta ja raportoi työstään maaorganisaation johdon lisäksi ScandiStandard konsernille. Kantoluoto on ollut Naapurin Maalaiskana Oy:n toimessa vuodesta 2017. Merja Kiesi toimii yrityksessä palkanlaskijana ja hän on ollut työsuhteessa yrityksessä vuodesta 2018.