Espoon seurakuntayhtymä
Tehokkuutta työajanhallintaan Mepco Työvuorovelholla
Espoon seurakuntayhtymään kuuluvat Espoonlahden, Leppävaaran, Tapiolan ja Olarin seurakunnat sekä Tuomiokirkkoseurakunta ja Espoon ruotsinkielinen seurakunta. Yhtymän yhteistä seurakuntatyötä ovat perheneuvonta, sairaalasielunhoito, erityisdiakonia, oppilaitostyö ja monikulttuurisuustyö. Näiden ohella jokaisella seurakunnalla on runsaasti omaa toimintaa.
Seurakuntayhtymällä on kolme leirikeskusta: Hilan leirikeskus, Kokous- ja kurssikeskus Hvittorp sekä Velskolan toimintakeskus. Leirikeskusten käyttäjiä ovat pääasiassa seurakuntalaiset, mutta niiden ruoka-, majoitus- ja kokouspalveluita tarjotaan myös seurakunnan ulkopuolisille asiakkaille.
Ennen Mepco Työvuorovelhon käyttöönottoa leirikeskusten työntekijöiden työvuorot suunniteltiin paperisille tuntilistapohjille ja Excel-taulukkoon, mutta molemmat tavat olivat työläitä ja aikaavieviä; leirikeskuksissa kun jokainen päivä ja viikko ovat erilaisia ja toteutuneiden työtuntien kirjaamisessa on siten paljon työtä. Paperisten listojen käsittelyprosessi vei paljon aikaa, listojen täytyy kulkea läpi tietyn hyväksymisketjun ja tästä johtuen lisät tulivat työntekijöille viiveellä maksuun. Mepco Työvuorovelhon myötä prosessi on nopeutunut huomattavasti ja työntekijät pystyvät paremmin seuraamaan, mitä lisiä heille on seuraavassa tilissä tulossa.
– Palkanlaskijakin pääsee helpommalla kun työntekijöiden toteutuneet työvuorotiedot toimitetaan Mepco Työvuorovelhosta, sanoo Kokous- ja kurssikeskus Hvittorpin emäntä Eija Nylander.
Mepco Työvuorovelho otettiin Espoon seurakuntayhtymässä käyttöön vuoden 2008 lopulla.
– Jo esittelyvaiheessa Mepco Työvuorovelho vaikutti hyvin toimivalta ja yksinkertaiselta käyttää. Käyttöönottoon saatiin alussa tarpeelliset infot ja sen jälkeen melko omatoimisesti opeteltiin ohjelman käyttöä. Täysi kiitos täytyy antaa puhelinpalvelulle, joka on nopeasti tavoitettavissa ja josta saa aina ratkaisun ongelmaansa, Nylander kiittelee.
Tyytyväisyys Mepco Työvuorovelhoon ohjaa laajentamaan käyttöä
Työpäivät leirikeskuksessa sisältävät usein monia erilaisia työtehtäviä. Ne saadaan kätevästi merkittyä Mepco Työvuorovelhoon ja näin varmistuu, että kaikille töille on tekijänsä. Työvuoron yhteyteen saa myös näppärästi merkittyä tiedon, jos vuorossa on ollut jotakin erityistä. Mepco Työvuorovelhosta työntekijät myös näkevät helposti, ketä on töissä ja missä vuoroissa.
Espoon seurakunnan kokemukset Mepco Työvuorovelhosta ovat niin hyviä, että he ovat päättäneet laajentaa ohjelman käyttöä, myös leirikeskusten kiinteistönhuollon ja puutarhurin työvuorot suunnitellaan jatkossa Mepco Työvuorovelholla.
– Tämä tulee varmasti vähentämään turhia puheluita huoltomiehille, kun ohjelmasta voi nopeasti tarkistaa milloin ja missä työpisteissä huoltomiehet ovat paikalla. Kokonaisuuden hallinta helpottuu, kun kaikki työntekijät ovat samassa systeemissä, ennakoi Nylander.
Seurakunnissa tehdään usein töitä myös pyhäpäivinä. Arkipyhät lyhentävät viikoittaista työaikaa, minkä Mepco Työvuorovelho huomioi automaattisesti ja helpottaa näin työvuorosuunnittelijan työtä. Lisienkin huomioiminen helpottuu, koska Mepco Työvuorovelho laskee suoraan työehtosopimuksen mukaiset lisiin oikeuttavat tunnit pyhäpäiviltä.
Suosittelen muillekkin seurakunnille
Nylander kokee Mepco Työvuorovelhon tuoneen runsaasti hyötyä seurakunnan työajanhallintaan.
– Mepco Työvuorovelhon käyttö on ehdottomasti vähentänyt virheiden määrää. Se laskee aina oikein ja huomauttaa, jos suunnittelijan vuoroihin tekemät muutokset uhkaavat aiheuttaa miehitysvajetta. Ohjelma myös huomauttaa, jos aikoo erehdyksessä suunnitella työntekijöille ylipitkiä vuoroja tai riittävä viikkolepo ei suunnitelmassa toteudu.
Nylander kiittelee myös ohjelman tuomaa ajansäästöä
– Mepco Työvuorovelho on nopeuttanut työvuorojen hallintaa vähintään kolmanneksella. Sitä mukaan kun käyttäjien taidot entisestään kehittyvät ja Mepco Työvuorovelhon ominaisuuksia otetaan monipuolisemmin käyttöön, ajansäästö lisääntyy varmasti. Hän suosittelee Mepco Työvuorovelhoa muidenkin leirikeskusten käyttöön ja myös laajemmalti seurakuntien toimintaan; ainakin hautauspuolen ja kiinteistönhoidon työvuorosuunnitteluun se soveltuu hänen mielestään mainiosti.
– Mepco Työvuorovelho on aivan ihana ja helposti opittava, vaikka olisi haasteelliset vuorot suunniteltavana. Ohjelman avulla vuorojen kirjaaminen on todella toimivaa ja koko ohjelma ylipäänsä on selkeä, Nylander tiivistää.
