Tiedätkö, mikä vaikutus työvuorosuunnittelulla on yrityksesi liiketoimintaan?

Tiedätkö, mikä vaikutus työvuorosuunnittelulla on yrityksesi liiketoimintaan?

Työvuorosuunnittelu vaikuttaa yrityksen liiketoimintaan monesta näkökulmasta. On virhe ajatella työvuorosuunnittelua vain vähäpätöisenä tukitoimintona. Monella toimialalla työvuorosuunnittelulla voidaan vaikuttaa merkittävästi henkilöstökustannuksiin, jotka usein ovat yrityksen suurin kustannuserä. Kustannusten lisäksi työvuorosuunnittelulla on vaikutusta niin työntekijätyytyväisyyteen kuin tehokkuuteenkin. Kokosimme yhteen tärkeimmät teemat, joihin työvuorosuunnittelulla loppupeleissä voidaan vaikuttaa. Lisäksi käymme läpi, mihin työvuorosuunnittelun vaiheisiin kannattaa kiinnittää erityistä huomiota.

Työvuorosuunnittelun vaikutukset yrityksen liiketoimintaan voivat olla joissain yrityksissä selkeämpiä kuin toisissa. Jokaisessa yrityksessä olisi kuitenkin vähintäänkin suositeltavaa selvittää, miten työvuorosuunnittelu oman yrityksen kohdalla vaikuttaa liiketoimintaan. Vaikutusten tiedostaminen esimerkiksi työvuorosuunnitteluun liittyviä päätöksiä tehtäessä, voi edesauttaa liiketoiminnan kehittämistä. Työvuorosuunnittelun vaikutuksia liiketoimintaan kannattaa tarkastella ja arvioida ainakin kustannusten, tehokkuuden ja työntekijäkokemuksen kautta.

Harkitulla työvuorosuunnittelulla alennat kustannuksia

Kustannukset ovat ehkä selkein kokonaisuus, johon työvuorosuunnittelulla voidaan vaikuttaa. Yrityksen kulurakenteessa merkittävässä osassa ovat yleensä henkilöstökustannukset. Työvuorosuunnittelun avulla voidaan vaikuttaa kustannusten muodostumiseen. Missä työvuorosuunnittelun vaiheissa kustannuksiin voidaan sitten vaikuttaa? Merkittävin vaihe kustannusten kannalta on työvuorolistan rakentaminen ja vuorojen jakaminen työntekijöille. Sillä, millaisia vuoroja suunnitellaan ja miten ne jaetaan työntekijöiden kesken, voi olla huomattavia vaikutuksia työvuorolistan lopulliseen hintaan. Ylitöiden välttäminen, työntekijöiden hyvinvoinnista huolehtiminen ja näin sairauspoissaolojen vähentäminen, ovat kaikki omiaan vähentämään henkilöstökustannuksia.

Työvuorosuunnittelija voi vaikuttaa listan kustannuksiin suoraan myös täyttämällä työntekijöiden sopimustunnit mahdollisimman tehokkaasti sekä minimoimalla hukkatunnit työvuorojen välissä. Esimerkiksi siivous- ja hoiva-alalla voidaan alentaa kustannuksia sijaintipohjaisella työvuorosuunnittelulla. Sijaintipohjaisessa työvuorosuunnittelussa otetaan huomioon työntekijöiden siirtymät työpäivän aikana ja pyritään minimoimaan siirtymien matka-ajat sekä -kustannukset.

Työvuorosuunnittelulla on myös vaikutuksia yrityksen kustannuksiin epäsuorasti. Kuka työntekijä on tehokkain ja ketkä toimivat parhaiten yhdessä? Työvuorosuunnittelijan tekemillä päätöksillä voi olla yllättävän paljon vaikutusta sekä työn tehokkuuteen että työstä muodostuviin kustannuksiin.

Tehokas työvuorosuunnittelu säästää aikaa ja rahaa

Tarkasteltaessa työvuorosuunnittelun vaikutusta yrityksen tehokkuuteen on hyvä pitää mielessä ainakin kaksi näkökulmaa:

Työvuorosuunnittelijan tehokkuus eli työvuorosuunnitteluun käytetty aika
Työvuorolistan vaikutus työntekijöiden tehokkuuteen

Työvuorosuunnittelijan tehokkuuteen, eli käytännössä työvuorosuunnitteluun käytettyyn aikaan, vaikuttaa usea tekijä. Työvuorosuunnittelu on lähtökohtaisesti monimutkaista, koska liikkuvia osia ja muistettavia asioita on paljon. Työnantaja voi tukea työvuorosuunnittelijaa työssään tarjoamalla tälle sopivat työkalut suunnittelun tueksi. Työvuorosuunnitteluohjelmisto helpottaa työvuorosuunnittelijan työtä ja vähentää suunnitteluun käytettyä aikaa, joka taas mahdollistaa sen, että työntekijä voi käyttää työvuorosuunnittelusta vapautuneen ajan muihin työtehtäviin tai esimerkiksi kokonaisvaltaiseen työvuorosuunnittelun kehittämiseen. Säästetyn ajan lisäksi ohjelmistot voivat tukea suunnittelijaa päätöksenteossa ja auttaa tekemään parempia työvuorolistoja. Lisäksi työvuorosuunnitteluohjelmistoissa on yleensä taustalla tarvittavat TES-tulkinnat ja muut laskurit, jotka osaltaan vähentävät myös virheiden mahdollisuutta suunnittelussa.

Missä vaiheessa liiketoiminnan tehokkuuteen sitten voidaan vaikuttaa työvuorosuunnittelulla?

Suunnitteluun käytettyä aikaa voidaan lähtökohtaisesti vähentää kaikissa työvuorosuunnittelun vaiheissa. Työvuorosuunnitteluun käytetystä ajasta ei kuitenkaan kannata varastaa, jos se vaikuttaa negatiivisesti työvuorolistoihin ja suorittavaa työtä tekevien työntekijöiden tehokkuuteen, koska tällä on loppupeleissä huomattavasti suurempi merkitys yrityksen liiketoiminnan kannalta. Ohjelmisto tai muu työkalu voi kuitenkin toimia työvuorosuunnittelijan tukena niin, että suunnitteluun käytettyä aikaa saadaan vähennettyä, mutta samalla myös luotua aiempaa parempia ja kustannustehokkaampia työvuorolistoja.

Työvuorosuunnittelija on tärkeässä roolissa, jotta työergonomia toteutuu jokaisen työvuorolistan kohdalla parhaalla mahdollisella tavalla. Ergonominen työvuorosuunnittelu huomioi riittävän pitkät lepoajat työvuorojen välissä sekä riittävän vaihtelevan vuorokierron sopivalla aikavälillä. Näin varmistetaan, että työntekijät pääsevät palautumaan työvuorojen välissä, ja että työn ja vapaa-ajan välillä säilyy tasapaino. Ergonomisella työvuorosuunnittelulla, jossa huomioidaan vuorovälit ja vuorokierto, on tutkitusti vähentävä vaikutus sairauspoissaoloihin. Työterveyslaitoksen mukaan lyhyiden, 1–3 vuorokautta kestävien, sairauspoissaolojen todennäköisyyttä lisäävät lyhyet vuorovälit ja toistuvat yövuorot. (Härmä & Karhula 2020). Työvuorosuunnittelijan kannattaa siis välttää näitä listoja luodessaan. Työntekijätyytyväisyyttä voidaan parhaassa tapauksessa nostaa onnistuneen työvuorosuunnittelun avulla, joka taas näkyy hyvinvoivien työntekijöiden kautta myös työn tehokkuudessa.

Työvuorosuunnittelulla vaikutetaan positiivisesti työntekijäkokemukseen

Ergonominen työvuorosuunnittelu vaikuttaa tehokkuuden lisäksi positiivisesti myös työntekijäkokemukseen. Työvuorosuunnittelulla voidaan vaikuttaa työntekijätyytyväisyyteen useammastakin näkökulmasta. Työntekijöiden vuorotoiveiden huomioiminen ja täyttäminen mahdollisuuksien mukaan parantaa työntekijätyytyväisyyttä kuten myös työntekijöiden tasapuolinen kohtelu vuoroja jakaessa. Hyvinvoivat ja tyytyväiset työntekijät ovat todennäköisempiä suosittelemaan työpaikkaa, mikä osaltaan taas parantaa työnantajamielikuvaa.

Työvuorosuunnittelijan näkökulmasta taas on tärkeää, että hänellä on ohjelmisto, joka tukee työvuorosuunnittelussa ja vähentää siihen käytettyä aikaa. Työ onnistuu sopivan ohjelmiston avulla tehokkaammin ja ohjelmisto auttaa usein myös pääsemään parempiin lopputuloksiin. Sopivien työkalujen ja ohjelmistojen tarjoaminen kaikille työntekijöille vaikuttaa työntekijäkokemukseen olennaisesti. Myös suorittavaa työtä tekevät työntekijät tarvitsevat työkaluja esimerkiksi tuntikirjausten tekemiseen ja työvuorotoiveiden ilmoittamiseen. Helppokäyttöisellä työkalulla työnantaja voi edesauttaa sitä, että työntekijät myös hyödyntävät ja käyttävät työkalua aktiivisesti, joka taas osaltaan varmistaa, että data pysyy ajantasaisena. Lisäksi työvuorosuunnittelijan aikaa säästyy, kun hänen ei tarvitse muistutella työntekijöitä työvuorojen kirjaamisesta tai vuorotoiveiden lähettämisestä. Työntekijät myös arvostavat, että heille tarjotaan sopivat välineet työn tueksi.

Hyvällä työvuorosuunnittelulla voidaan siis vaikuttaa niin yrityksen kustannuksiin, tehokkuuteen kuin työntekijäkokemukseenkin.

Oikein tehtynä työvuorosuunnittelusta voi siis olla hyötyä yrityksen liiketoimintaan laajemminkin. Työvuorosuunnittelun eri vaiheita sekä niiden vaikutuksia kannattaa arvioida ja käydä säännöllisesti läpi, jotta kehityskohdat tunnistetaan. Yksi tapa kehittää työvuorosuunnittelua on tarkastella yrityksen käytössä olevia työkaluja.