Palkkaohjelmisto toi potkua prosessikehitykseen Pihlajanlinnassa

Palkkaohjelmisto Finago Mepco pitää kasvavan henkilöstön tiedot ajan tasalla – ilman palkanlaskija-armeijaa.

Pihlajalinna on yksityinen sosiaali- ja terveydenhuoltopalveluja tuottava yritys, joka työllistää yli 4000 sote-ammattilaista ympäri Suomen. Henkilöstömäärä on kasvanut jatkuvasti, mikä vaatii myös järjestelmiltä paljon.

“Täällä hallinto yrittää parhaansa mukaan pysyä rekrytoinnin perässä”, naurahtaa Pihlajalinna-konsernin Finago Mepco -pääkäyttäjä Katja Kananen.

“Kun aloitin Pihlajalinnassa keväällä 2014, oli heti selvää, että silloisen palkkaohjelmiston oli vaihduttava”, kertoo Kananen. Toimintoihin tarvittiin kipeästi monipuolisuutta ja automatisointia ja raportointiin roimaa parannusta.

Alkoi palkkaohjelmistojen vertailu, joka päätyi kesällä 2014 Finago Mepco -ohjelmiston palkkamoduulin hankintaan. Käyttöönottoprojekti tehtiin saman vuoden syksyllä ja tuotantoon ohjelmisto otettiin tammikuussa 2015.

Terveydenhuoltoalalla testattu palkkaohjelmisto

Kanasella ei ollut aikaisempaa kokemusta Finago Mepcosta, mutta hyvä maine, alan referenssit ja käytännön kokeilut tukivat valintaa.

“En ollut aiemmin käyttänyt Finago Mepco -ohjelmistoa, mutta tiesin sen olevan käytössä muilla terveydenhuoltoalan toimijoilla ja luotin siihen, että alalle tyypilliset haasteet on ohjelmistossa jo ratkaistu.”

“Tutustuin lähemmin ohjelmistoon verkkoesittelyissä, ja parin palkanlaskijan kanssa osallistuimme kokeilutilaisuuteen, jossa selviteltiin, miten ohjelma meillä toimisi”, Kananen kertoo.

Palkanlaskennan prosessit kuntoon

Käyttöönottoprojekti oli sikäli poikkeuksellinen, että siihen osallistuivat pääkäyttäjien lisäksi kaikki Pihlajalinnan eri paikkakunnilla työskentelevät palkanlaskijat. Kananen pitää tätä erittäin hyvänä ratkaisuna: “Kun parametrointi käytiin yhteisesti läpi palkanlaskijoiden kesken, syntyi samalla selkeä kuva ohjelmiston toiminnasta”.

Ohjelmistoprojekti myös kannusti pohtimaan palkanlaskennan toimintatapoja, sillä Finago Mepco on ohjelmisto, joka muokataan tukemaan yrityksen prosesseja. “Meille haluttiin yksi Finago Mepco ja yhtenäinen tapa toimia, jotta esimerkiksi raportit olisivat yhdenmukaisia ja vertailukelpoisia yli yritysrajojen”, Kananen kuvaa tavoitteita.

Prosessien hiominen sekä ohjelmiston kehitys toki jatkuu palkanlaskijoiden yhteistyöllä yhä, ja tarpeen mukaan Finago Mepcon ratkaisutuki auttaa. “Yrityksen kasvuvauhti pitää tosin huolen siitä, etteivät prosessit koskaan aivan valmiiksi tule”, toteaa Kananen. Ohjelmisto ja prosessikehitys auttavat silti toinen toistaan.

“Kiivaimpaan aikaan projektia tehtiin 1-2 työpäivää viikossa muiden töiden ohella, joten se oli vaativa pyristys. Olemme iloisia, että projekti saatiin maaliin aikataulussa”, Kananen kiittää.

Uusi järjestelmä vai palkanlaskijoiden armeija?

Pihlajalinnan kasvu ei toki pysähtynyt ohjelmistoprojektin aikanakaan, vaan tuhat uutta henkilöä tuli sen aikana taloon. Heidän tietonsa laitettiin suoraan Finago Mepcoon.

“Vanhalla järjestelmällä tietojen haltuunotto ei olisi onnistunut yhtä nopeasti”, Kananen arvioi.

Pihlajalinnalle on tärkeää, että konversiot, eli tietojen tuominen esimerkiksi tilitoimiston tai kunnan palkkajärjestelmästä, käyvät sujuvasti. Finago Mepcolla tämä onnistuu. Jatkossakin tietojen ylläpito käy niin ikään ripeästi. Samaan työhön vanhalla, manuaalista työtä vaativalla järjestelmällä tarvittaisiin alati kasvava palkanlaskijoiden armeija. “Sellainen ei olisi tuottavaa toimintaa”, Kananen toteaa.

Monipuolisempaa tietoa, parempia raportteja

Finago Mepcossa tietokenttiä on noin 126 – entisen järjestelmän 15 sijaan – ja lisäksi myös historiatieto tallentuu: mikä on ollut vaikkapa henkilön palkka eri aikoina.

Myös raportointi on saanut huimasti lisää tarkkuutta ja helppoutta. Aikaisemmin raportointiin liittyi paljon manuaalisia työvaiheita. Nyt Finago Mepcossa tieto liikkuu aineistoina ilman, että kenenkään tarvitsee niihin puuttua.

Käyttöönottoon pitää valmistautua

Kananen tunnustautuu Finago Mepco -faniksi, mutta ei silti varauksetta suosittele ohjelmistoa aivan kaikille.

“Käyttöönottoprojekti vaatii panostamista myös asiakkaan puolelta. Ohjelmisto on pohja, jolle lähdetään yhdessä toimittajan kanssa rakentamaan täydellistä järjestelmää. Jos tähän ei ole valmis panostamaan, on ehkä parempi valita valmis ratkaisu ja tyytyä sen ominaisuuksiin”, Kananen linjaa.

Kasvavalle Pihlajalinnalle Finago Mepco on hyvä valinta, sillä se elää ja kehittyy jatkossakin tarpeiden mukaan.