Mikkelin Tuomiokirkkoseurakunta

Mikkelin tuomiokirkkoseurakunnassa työaikaa säästyy yli viikon verran vuodessa Työvuorot automaattisesti -palvelun avulla

Mikkelin tuomioseurakunta on suuri seurakunta, jonka henkilöstömitoituksen kokonaisuuden hallitsemiseen Mepco Työvuorovelho on oivallinen apuväline. Lisäksi seurakunnalla on käytössään Työvuorot automaattisesti -palvelu, joka on räätälöity sopimaan papiston työvuorojen suunnitteluun.

Papiston työaika poikkeaa normaalista siten, että he ovat työajattomia työntekijöitä, eikä palkka perustu työn määrään. Se vaatiikin erityistä huolellisuutta työvuorosuunnittelulta, jotta työtä ei ole liikaa eikä myöskään liian vähän kenelläkään.

”Työni hallintokappalaisena on toimia jumalanpalvelusten, kirkollisten toimitusten sekä kirkkoherranviraston työn suunnittelijana. Mepco Työvuorovelho on apunani siinä, että kussakin kirkossa ja siunauskappelissa on tarvittava työvoima papiston osalta silloin, kun sitä tarvitaan”, Henri Koskinen kertoo.

Kun Henri Koskinen aloitti Mikkelin tuomioseurakunnan hallintokappalaisena vuonna 2021, hän mietti, voisiko työvuoroja suunnitella jotenkin helpommin.

”Ensimmäiset työvuorot täällä suunnittelin Excelillä ja se oli todella työlästä. Huomasin, että vuorojen suunnittelu vie minulta tosi paljon työaikaa, jota voisin käyttää tärkeämpiin tehtäviin kuten esimiestyöhön tai työn tai toiminnan kehittämiseen. Niinpä aloin ottaa selvää, tarjoaako mikään palveluntarjoaja järjestelmää työajattomien työvuorojen suunnitteluun. Sain suosituksen, että voisin kysyä TyövuoroVelholta, ja otin yhteyttä. Sitten sovimme etäesittelyn”, hän jatkaa.

Työvuorot automaattisesti -palvelu räätälöitiin seurakunnan tarpeisiin

Koska papiston työ on työajatonta työtä, sitä varten ei ole aiemmin ollut sellaista järjestelmää, jolla papiston työtä voitaisiin suunnitella automaation ohjaamana.

”Esittelyn jälkeen mietin, että olin nähnyt Mepco Työvuorovelhon mainostavan Työvuorot automaattisesti -palvelua ja halusin kuulla siitä lisää. Minulle kerrottiin, että se on vielä kehitteillä ja koska tarpeeni oli työajattomien työvuorosuunnittelun automatisointi, sitä pitäisi sitten alkaa räätälöimään meille sopivaksi”, Koskinen kertoo.

Sen jälkeen alkoi kehitysprojekti, jossa yhteistyössä rakennettiin Työvuorot automaattisesti -palvelu kirkon työajattomille työntekijöille sopivaksi.

”Koekäytin sitä jonkin aikaa ja annoin palautetta, mitä pitäisi vielä hioa. Aika pian kuitenkin, noin 2–3 kk kuluttua ensikontaktista sain Työvuorot automaattisesti -palvelun ihan kunnolla käyttööni työvuorosuunnitteluun. Minua palveltiin äärimmäisen hyvin ja reaaliajassa. Kun minulla oli joku tarve, niin sain heti vastauksen, että lisätään se järjestelmään”, Koskinen kehuu.

Automaattinen työvuorosuunnittelu säästää rutkasti työaikaa

Mikkelin tuomioseurakunnassa suunnitellaan työvuoroja 18 papille pitkiä jaksoja kerrallaan eli kolme kertaa vuodessa aina yksi kausi kerrallaan: syyskausi, kevätkausi ja kesäkausi. Manuaalisena työnä tämä on vienyt älyttömästi aikaa.

”Nyt Mepco Työvuorovelhon ja Työvuorot automaattisesti- palvelun avulla, järjestelmä tekee sen puolestani. Minä sitten tarkistan ja hienosäädän listat lopuksi. Säästän aina yhtä kautta kohden noin 2–3 työpäivän verran aikaa. Vuoden aikana säästyy siis yli viikon verran työaikaa”, Koskinen summaa.

Mepco Työvuorovelho pyrkii työvuoroissa tasapuolisuuteen.

”Ohjelma pitää kaiken lisäksi erityisen hyvin huolta siitä, että työtä on tasapuolisesti kaikilla. Työajattomien työntekijöiden kohdalla se on erityisen tärkeää, koska palkanmaksu ei perustu siihen, kuinka paljon työtä tehdään. Mepco Työvuorovelhon avulla pystytään paremmin varmistumaan siitä, että työt jakautuvat tasapuolisesti. Se suojelee myös ylitunnollisia työntekijöitä”, Koskinen sanoo.

”Työntekijöiltä on tullut kiitosta siitä, että nyt työtä tuntuu olevan juuri sopivasti ja työvuorot ovat jakaantuneet paremmin, kuin ennen”, hän jatkaa.

Tuki ja yhteistyö Mepco Työvuorovelhon kanssa saavat myös kehuja

”Kiitoksia annan kovasti! Aina jos on ongelmia, tuen saa kiinni nopeasti. Yhteistyö on ollut erinomaista. Asiakas otetaan todella suurella prioriteetilla ja hänen huolensa ymmärretään. Minulla on todella positiiviset asiakaskokemukset. Tarvettani varten nähtiin ihan hirveästi vaivaa. Se ei heistä välittynyt, mutta itse ajattelen niin. Toivoisin ja soisin, että muutkin tällaiset suuremmat seurakunnat löytäisivät tämänkaltaisia välineitä työnsä helpottamiseksi”, hän kehuu.

Mikkelin Tuomiokirkkoseurakunta:

Mikkelin tuomiokirkkoseurakunta on suuri seurakunta, jossa on noin 40 000 jäsentä. Seurakunta koostuu seitsemästä alueseurakunnasta, joita ovat Anttolan, Haukivuoren, Puumalan (vuoden 23 alusta), Ristiinan, Ristimäen, Savilahden ja Suomenniemen alueseurakunnat.

Mikkelin tuomiokirkkoseurakunnassa työskentelee ympäri vuoden noin 110 työntekijää, mutta kesä- ja kausityöntekijät sekä sijaiset mukaan lukien työntekijämäärä tuplaantuu vuoden aikana. Työyhteisömme on monialainen, sillä joukossamme työskentelee muun muassa diakoneja, emäntiä, erityisammattimiehiä, kanttoreita, lastenohjaajia, nuorisotyönohjaajia, pappeja, perheneuvojia, suntioita, siivoojia ja toimistosihteerejä.

Tutustu ratkaisuun tästä!