TyövuoroVelho tehostaa työvuorojen suunnittelua ja palkkaprosessia Pilkkeellä
Pilke päiväkodit Oy on ottanut käyttöön TyövuoroVelhon parantaakseen työvuorojen suunnittelua ja palkkaprosessia. HR-järjestelmäasiantuntija Mira Tuohenmaa-Virtanen ja varhaiskasvatuksen asiantuntija Aleksi Ojala kertovat kokemuksistaan uuden järjestelmän käyttöönotosta.
TyövuoroVelho sujuvoittaa päiväkodin arkea
”Järjestelmän valintaan vaikuttavia tekijöitä olivat työkalun monipuolisuus, raportointi- ja seurantamahdollisuudet. Kyseessä on huomattavasti monipuolisempi systeemi kuin aikaisempi järjestelmä”, Aleksi toteaa.
”Aikaisemmin palkkalajien suhteen toimittiin Exceleillä, joihin tehtiin myös sijaispalkkailmoitukset. Nyt kaikki on saatu saman järjestelmän alle. TyövuoroVelhon myötä saimme myös integraation Mepco HR-järjestelmään, mikä helpottaa tietojen siirtymistä.”
Mira ja Aleksi painottavat myös automaation tuomia hyötyjä: ”Ohjelma korjaa mahdollisia virheitä, joita voi sattua työaikasuunnittelussa. Aikaisemmin kaikki oli tehtävä manuaalisesti.”
Tuki helpotti järjestelmän käyttöönotossa
”Otimme käyttöön TyövuoroVelhon toukokuun alussa. Maalis-huhtikuussa meillä oli koulutukset livenä. Meille pidettiin puolen päivän koulutus, jonka jälkeen johtajat rupesivat heti tekemään määrityksiä ja työvuorosuunnittelua. Koulutusosuudet menivät oikein hyvin”, Mira muistelee.
Kiitosta Aleksilta ja Miralta saavat matkan varrella saatu Accountorin tuki. ”Kun alkumääritykset oli tehty ja siirryttiin varsinaiseen käyttöönottovaiheeseen, saimme senkin jälkeen tukea”, Mira kertoo.
TyövuoroVelho saa kiitosta kentältä
Nykyään TyövuoroVelho on käytössä koko konsernissa, Pilkkeen asiantuntijat kertovat.
“Alussa järjestelmää hyödynnettiin pelkästään päiväkotipuolella, mutta se tullaan ottamaan käyttöön myös hallinnon puolelle. Käytämme järjestelmää työvuorosuunnitteluun, sijaispalkanlaskuun ja tuntipalkkaisten palkanlaskuun. Syksyllä myös iltapäiväkerhot ottivat sen käyttöön. Osana liukuvaa työaikaa meille on tulossa myös Kellokortti.” Aleksi ja Mira listaavat.
“Meille tulee myös palautetta kentältä, että tämä ohjelma on todella parempi kuin aikaisempi ratkaisu. Esimerkiksi eräs takaisin johtajan rooliin palannut työntekijä katsoi koulutuksen tallennevideot ja osasi niiden pohjalta ottaa järjestelmän heti käyttöön,” Mira kehuu.
Jos ongelmia on esiintynyt, niin ne ovat Aleksin mukaan liittyneet esimerkiksi sisäänkirjautumiseen, mikä on sitten korjattu. ”Olemme tehneet henkilöstölle kohdennettuja opetusvideoita tueksi”, Aleksi huomauttaa.
Automaatio vähentää virheitä
Kun Miralta ja Aleksilta kysytään TyövuoroVelhon hyödyistä, virheiden vähentyminen nousee toistamiseen esille.
“Kun ohjelmassa on määritykset kunnossa, TyövuoroVelho ohjaa oikeaan työvuorosuunnitteluun. Tämä on ollut aikaisemmin haaste. On sitten syntynyt virheitä, joita ei osattu korjata”, Mira toteaa.
Aleksi on Miran kanssa samoilla linjoilla. “Kyllä se on ollut se työvuorosuunnittelu ja automatiikka, mikä siinä takana on. Ja myös se, miten kaikki on saatu toimimaan HR-järjestelmän kanssa. Vaikka tehtäisiin jotain väärin, Velho laskee sen kuitenkin oikein.”
Jos virheitä sattuu, niiden korjaaminen on Aleksin mukaan nykyään huomattavasti helpompaa.
“Meidän näkökulmastamme on hyvä, että asiat ovat helposti korjattavissa. Järjestelmä on siitä älykäs, että se laskee kaiken uudelleen, mikäli korjauksia on jouduttu tekemään jälkikäteen. Aikaisemmassa ohjelmassa piti purkaa kaikki manuaalisesti. Helppo korjattavuus ja läpinäkyvyys ovat hyviä juttuja!”
Accountor HR Solutionsin käyttöönottotiimin osaaminen ja ymmärrys haasteista ja integraatioista on ollut Pilke-tiimin mukaan suuri apu uuden järjestelmän käyttöönotossa.
”Kouluarvosanaksi antaisimme 9 järjestelmästä ja prosessista 8,5”, Mira ja Aleksi summaavat.
Haastateltavat:
Mira Tuohenmaa-Virtanen, Pilke päiväkotien HR-järjestelmäasiantuntija, on tehnyt pitkän uran Pilkkeellä eri tehtävissä.
”Pilkkeellä käynnistyy jo 17. vuosi, ja olen toiminut neljä vuotta hallinnossa,” Mira kertoo.
Aleksi Ojala, Pilke päiväkotien varhaiskasvatuksen asiantuntija, on työskennellyt seitsemän vuotta organisaatiossa.
”Toimintani on laaja-alaista asiantuntijatyötä, jossa tarjoan tukea varhaiskasvatuksen johtajille. Minulla on pääkäyttäjyydet sekä Daisyssa, Vardassa ja Työvuorovelhossa, osallistun myös uusien järjestelmien kehitysprosesseihin”, Aleksi kuvailee.
