R-kioski uudistui: palkkahallinto yhdeltä luukulta

R-kioskin keskitetty HR- ja palkkahallinto -ohjelmisto Finago Mepco (ent. Mepco HRM).

R-kioski on franchising-ketju, jonka hallinnossa lasketaan kuukausittain lähes 600 kioskin palkat. Kioskit ovat kauppiasvetoisia pienyrityksiä, joissa on kussakin noin 3-4 työntekijää. Tämä tarkoittaa reilut 2 000 palkkalaskelmaa joka kuukausi. R-kioskin HR-johtaja Maria Sjöroos kertoo, että sysäyksen nykyisen keskitetyn palkka- ja henkilöstöhallinnan rakentamiselle antoi R-kioskin omistajavaihdos Reitan Groupille vuonna 2012.

Aikaisemmin noin 40 % kioskeista toimi kauppiasvetoisesti ja hoiti palkanlaskentansa itsenäisesti. Muiden kioskien palkkahallinto oli ulkoistettu yhteistyökumppanille. Uuden omistajan myötä kaikki kioskit haluttiin muuttaa yrittäjävetoisiksi ja siirtää palkka- ja henkilöstöhallinto yrityksen oman tukiorganisaation tehtäväksi, uuden mallin kauppiassopimuksen mukaisesti”, kertoo Sjöroos toimintatavan muutoksesta.

Finago Mepco lähtökohtana hallinnon rekrytoinneissa

Järjestelmä oli valikoitunut jo palkanlaskentakumppanin kanssa: “Finago Mepcossa yhdistyvät hyvät ominaisuudet sekä palkanlaskentaan että R-kioskin satapäiselle tukiorganisaatiolle”, Sjöroos perustelee. Keskitetty palkkahallinto oli tavoitteena alusta saakka ja siihen siirtyminen, “Mepcosta Mepcoon”, olisi saman järjestelmän ansiosta helppoa.

Keskitettyä mallia pilotoitiin ensin palkanlaskentakumppanin avustuksella. Syksyllä 2013 positiivisia kokemuksia oli kerääntynyt jo 50 kioskin osalta, joten R-kioskissa päätettiin siirtyä kokonaan keskitettyyn palkanlaskentamalliin. Tämä tarkoitti rekrytointikampanjaa palkkahallinnon henkilökunnan löytämiseksi.

Palkkapäälliköksi R-kioskille löydettiin keväällä 2014 rautainen Finago Mepco -asiantuntija, joten käyttöönotto oli nopeaa. Ilman omaa järjestelmäosaamista tarve Finago Mepcon konsulttien avulle olisi ollut paljon suurempi.

“Asiantuntemus sekä järjestelmän että toimialan osalta on ratkaisevaa, sillä järjestelmä on juuri niin hyvä kuin sen käyttäjä”, Sjöroos korostaa.

“R-kioskin palkkahallintoon kuuluu nyt päällikön lisäksi 9 palkanlaskijaa, joille R-kauppiaiden palkat ovat sydämenasia, koska heillä ei ole muita asiakkaita. Edellisessä kumppanissakaan ei ollut moittimista, mutta näin in-housena laskenta on vieläkin lähempänä kauppiasta”, Sjöroos kehuu tiimiä.

R-kioskin Finago Mepco -sopimus on transaktiopohjainen eli erillistä lisenssimaksua ei ole, vaan laskutus perustuu käyttöön kuten esim. laskettujen palkkojen lukumäärään. Näin ollen palvelu skaalautuu todellisen käytön mukaan.

Keskittämisellä tehokkuutta ja joustavuutta

Keskitetty palkkahallinto on paitsi entistä kustannustehokkaampaa, se mahdollistaa myös nopeamman palvelun kauppiaille. Seuraavaksi tullaan ottamaan käyttöön R-kioskin tukiorganisaation henkilöstöhallinta. “Se tulee varmasti säästämään aikaa ja paperia”, kuvaa Sjöroos lomakerumban helpottumista.

Sjöroos kiittää Finago Mepcon järjestelmän joustavuutta: ominaisuuksia voi ottaa käyttöön tarpeen mukaan. Jo kymmenisen vuotta Finago Mepcon kehitystä seurannut Sjöroos kiittää aktiivista ja asiakaslähtöistä ohjelmiston kehitystyötä. “Myös Finago Mepcon käyttäjille järjestämät koulutukset ovat hyvä lisä”.

“Jos franchising-yritys haluaa keskittää palkkahallintonsa, ehdottomasti suosittelen siihen Finago Mepcoa. Ohjelmisto toki taipuu hyvin myös suuryrityksiin sekä tilitoimistoille, joissa lasketaan useiden yritysten palkat”, Sjöroos suosittelee.