Snowhotel Familyssä selkeyttä työarkeen tuo Mepco Maraplan
Työvuorosuunnittelun ja tuntiseurannan haasteet ovat tuttuja monelle matkailu- ja ravintola-alan yritykselle, ja erityisesti ne korostuvat sesonkiluontoisessa ja monitoimipisteisessä liiketoiminnassa. Snowhotel Familyn perustaja Heidi Haavikko ja ravintolatoimenjohtaja Suvi Ristiluoma jakavat kokemuksiaan siitä, miten henkilöstöresurssien hallinta saatiin tehokkaammaksi Mepco Maraplanin avulla.
Snowhotel Family -konserni yhdistää kolme matkailukohdetta Lapissa Rovaniemen lähellä. Sen alla toimivat Arctic Snowhotel & Glass Igloos, Santamus-elämysravintola ja Snowman World -lumiteemapuisto, jotka tarjoavat vieraille kokonaisvaltaisia arktisia elämyksiä, kuten lumikenkäilyä, jäänveistämistä, lumisaunaa ja revontulten ihailua ulkoporeammeesta.
”Kuusitoista vuotta sitten kaikki alkoi siitä, kun mieheni mietti opintojensa ohessa kiihkeästi liikeideaa ja huomasin hänen selailevan lumirakentamiskursseja. Yhtenä päivänä hän sitten tuli kotiin ja ilmoitti: ’Hei kulta, aletaan rakentaa lumihotellia!’ Jo vuonna 2008 avasimme ensimmäisen lumihotellimme ja siitä matka on vain jatkunut”, Heidi kertoo.
Kahden omistajan intohimolla ja rohkeudella alkanut seikkailu on laajentunut jo kolmeen lokaatioon, ja toimintaa on kehitetty jatkuvasti vastaamaan matkailualan vaatimuksia.
Yhtenä haasteena on ollut työntekijöiden hallinta kolmessa eri kohteessa, ja tähän Mepco Maraplan -työvuorosuunnitteluohjelma on tuonut kaivattua helpotusta.
Matka Maraplanin käyttäjiksi
Heidi kertoo, että yritys siirtyi käyttämään Maraplania syyskuussa 2023. Aiemmin tuntikirjanpitoa ja työvuorojen hallintaa hoidettiin Excelin avulla, mutta henkilöstön kasvaessa se alkoi käydä raskaaksi.
”Kun tuntiseuranta alkoi tuntua liian työläältä, päätimme ottaa käyttöön Mepco Maraplanin. Olimme jo aiemmin tutustuneet siihen, mutta vuosi sitten oli oikea aika siirtyä sen käyttöön,” Heidi toteaa.
Suvi Ristiluoma, ravintolatoimenjohtaja ja henkilöstöpäällikkö, käyttää Mepco Maraplania työvuorojen suunnitteluun ja tuntiseurantaan. ”Teen työvuoroja eri toimipisteisiin, ja Maraplan on helpottanut tuntiseurantaa huomattavasti. Nyt raportit saa nopeasti suoraan järjestelmästä, eikä Excelin pyörittämistä enää tarvita,” Suvi kertoo.
Maraplanin käyttökokemukset
Käyttäjäkokemukset ovat olleet kaiken kaikkiaan positiivisia. Heidi ja Suvi kuvaavat molemmat, että ohjelma on helppo käyttää ja tuki on vastannut tarpeisiin nopeasti. ”Jos on jotain epäselvää, Maraplanin ohjeista löytyy yleensä vastaus, ja tuestakin saa apua nopeasti – usein samana päivänä,” Suvi sanoo.
Heidin ja Suvin mukaan ohjelma on tehnyt tiedonkulusta sujuvaa ja nyt kaikki työntekijöihin ja tunteihin liittyvät tiedot ovat keskitetysti yhdessä paikassa.
Mepco Maraplanin tuomat hyödyt näkyvät erityisesti työmäärässä ja vapaiden seuraamisessa, mikä helpottaa HR:n arkea.
”Iso etu on, ettei tietoja tarvitse lähettää palkanlaskijalle erikseen. Kaikki löytyy suoraan järjestelmästä, mikä vähentää manuaalista työtä”, hän kertoo.
Miten Mepco Maraplan on muuttanut arkea?
Mepco Maraplan työvuorosuunnitteluohjelma on helpottanut arkea mm. työvuorosuunnittelun ja raportoinnin osalta.
”Työvuorosuunnittelu on nyt paljon jouhevampaa, ja tuntiseuranta on todella helpottunut. Myös raporttien hakeminen on vaivatonta – Excelissä tämän tekeminen vei paljon enemmän aikaa,” Suvi kertoo.
Heidi puolestaan kokee, että ohjelma on tehnyt arjesta sujuvampaa myös palkkahallinnon näkökulmasta. Hän suosittelee järjestelmää erityisesti matkailu- ja ravintola-alan yrityksille:
”Ei tarvitse itse laskea, kun järjestelmä hoitaa sen. Maraplan vastaa myös TES-vaatimuksiin, mikä on meille tärkeää.”
Tulevaisuuden odotukset
Vaikka Maraplan on jo nyt helpottanut Snow Hotel Familyn arkea merkittävästi, Heidillä ja Suvilla on vielä toiveita ohjelman jatkokehitykselle.
”Antaisin ohjelmalle kouluarvosanaksi vahvan kahdeksan,” Suvi kertoo. ”Jos saadaan jatkossa lisää toivottuja ominaisuuksia, arvosana nousee varmasti entisestään.”
Miten matka jatkuu tästä? Snowhotel Family jatkaa kasvuaan, ja Mepco Maraplan on mukana tuomassa sujuvuutta työntekijöiden hallintaan ja yrityksen laajenevaan arkeen.
