YBT Oy:n tavoite saada palkkaprosessi mahdollisimman automaattiseksi toteutui Mepcon avulla
Edellisen palkkajärjestelmän tullessa elinkaarensa päähän YBT Oy:ssä tultiin tilanteeseen, jossa oli tarve hankkia uusi
palkanlaskentajärjestelmä. Tällöin vertailussa oli muutama vaihtoehto.
“Meidän tilitoimistollamme on Mepco käytössä ja he kehuivat järjestelmää. He eivät kuitenkaan tee meidän palkanlaskentaamme, vaan me hoidamme sen itse. Tilitoimiston suosituksesta päätimme tutustua Mepcoon ja valinta oli selkeä”, YBT Oy:n tietohallintojohtaja Mika Alapuranen kertoo.
Valintakriteereinä oli, että uusi palkkajärjestelmä olisi mahdollisimman nykyaikainen, automatisoitu ja hyödyntää sähköistä tiedonsiirtoa.
“Halusimme järjestelmän, joka kattaa laajalti sähköisen tiedonsiirron. Meillä on oma toiminnanohjausjärjestelmä, josta tuomme sähköisesti palkkatiedot järjestelmään. Lisäksi viemme pankkiaineistot suoraan pankkiin, työntekijät saavat palkkansa verkkopalkkojen kautta ja verokorttien vastaanotto pitää toimia sähköisesti. Hoidamme siis sähköisesti kaiken, minkä sähköisellä tiedonsiirrolla nykyään pystyy hoitamaan. Mepco kattaa hyvin kaikki nämä tarpeemme”, Alapuranen kertoo.
Koko palkkaprosessi nopeutui Mepcon ansiosta
YBT Oy:ssä koko palkkaprosessi koki uudistuksen Mepcon myötä. Moni asia automatisoitui ja sen myötä aikaa vapautui muuhun tekemiseen.
“Mepco vastaa todella hyvin meidän tarpeisiimme ja ominaisuuksia on paljon enemmänkin, kuin mitä me tarvitsemme. Tietojen syöttö on vähentynyt ja laskenta automatisoitunut. Parasta Mepcossa on ehdottomasti ajojonot, joilla hoidetaan toimenpiteitä peräkkäin, ja se automatisoi tekemisiä todella paljon”, Alapuranen kertoo.
Järjestelmä on monipuolinen ja sen voi räätälöidä toimimaan juuri yrityksen tarpeiden mukaan. Käyttöönottovaiheessa se vaatii paljon määrityksien tekemistä, mutta kun laskentakaavat on kerran tehty, niin ohjelma toteuttaa niitä sen jälkeen systemaattisesti.
“Se yllätti, miten laaja prosessi määrityksien tekeminen on. Mutta mielestäni se on todella hyvä juttu, että ne käydään läpi käyttöönottovaiheessa, ja itsekin perehtyy asiaan. Sitten kun se on tehty, ohjelma automatisoi monet työvaiheet”, Alapuranen kertoo.
Tärkeimpänä ominaisuutena Alapuranen mainitsee sähköisen tiedonsiirron, eli palkanlaskentaan tarvittavat tiedot saadaan suoraan tuotua tuotannonohjausjärjestelmästä Mepcoon.
“Meillä on hieman haastava palkanmaksu, koska työntekijöiden palkat vaihtelevat päivittäin, eli palkka maksetaan tuotantopalkkioperusteisena tuntipalkkana. Meille on tärkeää, että tuntitiedot ja palkkatiedot kulkevat tuotannonohjausjärjestelmästä palkanlaskentaan”, Alapuranen sanoo.
Pilvipalvelu on moderni ja huoleton vaihtoehto
YBT Oy:llä on Mepco ohjelmistopalveluna eli pilvipalveluna. Alapuranen kokee sen hyväksi ja moderniksi vaihtoehdoksi.
“Me emme halua ylläpitää itse omia palvelimia ja huolehtia ohjelmistopäivityksistä. SaaS-ratkaisussa nämä eivät ole meidän omilla harteillamme ja se on ehdottomasti hyvä juttu”, hän sanoo.
Myös yhteistyö Accountor HR Solutionsin kanssa on sujunut hyvin.
“Meillä on vuosittain pidettävät tilannekatsauspalaverit, joihin olen ollut tyytyväinen. Itse en ole tukeen ollut yhteydessä, mutta kun kysyin, niin sain palautetta, että siellä on huippuosaamista”, Alapuranen kertoo.
