Tehostamispaineessa HR- ja palkkahallinnosta voi tulla timantti

Tehostaminen on monelle HR- ja palkkahallinnon ammattilaiselle ruma sana. Se saattaa herättää pelkoa siitä, että ajan- ja rahansäästö otetaan ennestään tiukoille vedettyjen ihmisten selkänahasta. Kunnollisten HR- ja palkkahallinnon työkalujen puuttuessa näin voi joskus tapahtuakin, vaikka se ei ole missään nimessä oikein eikä järkevää.

Yksittäisiin huippusuorituksiin nojaava organisaatio kun löytää itsensä helposti hölmölästä: yhtäällä huhkitaan “tehokkaasti”, toisaalla korjataan virheitä ja paikataan loppuunpalaneita sairaslomalaisia.

Todellinen tehostaminen on työn järkevöittämistä: fiksumpia prosesseja ja työkaluja. Tehostaminen ja automatisointi ovat myös ainoita keinoja vapauttaa HR-ammattilaiset rutiinitehtävistä organisaatiolle enemmän arvoa ja hyvinvointia tuottaviin ja mielekkäisiin tehtäviin. Henkilöstöhallinto kun on se osasto, jolle yleensä viimeisenä heruu lisää määrärahoja.

Teknologin kehitys tehostaa ja muuttaa HR- ja palkkahallinnon työtä

Tehokkuutta tavoittelevan HR- ja palkkahallinnon paras ystävä onkin teknologia, jonka ansiosta prosesseja kehitetään, tiedonkulku paranee ja työtä automatisoidaan.

Tosiasia on myös se, että teknologioiden kehitys muuttaa monen työnkuvaa ja osa rutiinitehtävistä häviää kokonaan. Samalla teknologinen kehitys tuo mukanaan mahdollisuuden mielekkäämpään työhön, mutta toki muutos vaatii uuden oppimista jokaiselta HR- ja palkkahallinnon työntekijältä.

Muutoksen pelko on inhimillistä ja ymmärrettävää. Muutosvastarintaa esiintyy lähes aina, kun yrityksen toimintatapoja lähdetään uusimaan tai uutta teknologiaa otetaan käyttöön. Voidaan pelätä, että koneet vievät työmme. Olemme kirjoittaneet vinkkejä blogiin, miten muutosvastarintaa voidaan lievittää.

On hyvä muistaa, että kelkassa pysyminen edellyttää muutosta. Yksikään organisaatio yksityisellä tai julkisella sektorilla ei voi päättää jäävänsä teknologisen kehityksen ulkopuolelle. Ei, vaikka haluaisi, sillä mikään organisaatio ei toimi yksin umpiossa.

Digitalisaatio, automaatio ja tekoäly eivät ole tulevaisuuden juttu, vaan tätä päivää. Teknologia ja se kehitys kannattaakin nähdä uhkan sijaan mahdollisuutena, joka tarjoaa loistavan tilaisuuden kehittää omaa osaamista ja asiantuntijuutta.

Miltä näyttää nykyajan HR- ja palkkahallinto?

Miltä sitten näyttää tehokas digiajan HR- ja palkkahallinto? Tehokkaassa organisaatiossa manuaalisen työn määrä on minimoitu ja prosesseista karsittu turhat kiemurat.

Esimerkiksi dokumenttien allekirjoittaminen ja hyväksymiskierto on sujuva sähköinen prosessi ja yhtenäinen master data säästää tietojen manuaaliselta yhdistelyltä. Palkkahallinnon prosesseja voidaan automatisoidan hyvin pitkälle, mikä vähentää työkuormaa ja vapauttaa aikaa asiantuntijatehtäville.

Kun henkilöstöhallinnolta poistetaan aikaa vievät rutiinitehtävät, vapautuu aikaa varsinaiselle HR-työlle eli ihmisten kohtaamiselle, esimerkiksi osaamisen johtamiselle.

Aivan: tehokkuus ei tarkoita, että kaikki työ annettaisiin järjestelmille tai tekoälylle. Se tarkoittaa, että ihmisen annetaan loistaa niissä tehtävissä, joissa hän on korvaamaton. Tästä yhdistelmästä syntyy todellinen tehokkuus.