Vältä 4 yleistä haastetta HR-järjestelmän hankinnassa
HR-järjestelmähankinta on yllättävän monimutkainen prosessi. Käymme tässä artikkelissa läpi 4 tyypillisintä ongelmaa HR-järjestelmän hankinnan eri vaiheissa ja kerromme, miten ne voidaan välttää!
Jokainen hankinta pyörähtää käyntiin budjetoinnista, josta edetään muihin taustaselvityksiin, sisäisten tarpeiden kartoittamiseen ja lopulta prosessien ja ominaisuuksien suunnitteluun – ja niin edelleen. Monimutkaisen prosessin täytyy olla määrämuotoinen, mutta siitä huolimatta – tai ehkä juuri siksi – jokaisessa vaiheessa on myös omat karikkonsa.
HR-järjestelmähankinnan 4 tyypillisintä ongelmaa:
Liian tiukka aikataulu → Kehitystyö jää puolitiehen
Puutteellinen tarvekartoitus → Järjestelmä ei tue tärkeimpiä HR-prosesseja
Huono integroitavuus → Huono tiedonkulku järjestelmien välillä
Liian halpa hintalappu → Paljon piilokustannuksia myöhemmin
1. Liian tiukka aikataulu → Kehitystyö jää puolitiehen
Yksi HR-järjestelmähankinnan yleisimmistä virheistä on aloittaa prosessi toimittajiin päin liian myöhään. Liian kiireinen aloitusaikataulu voi aiheuttaa harmaita hiuksia monestakin syystä:
Jos järjestelmäprojektin yrittää saada pakettiin liian tiiviissä aikataulussa, HR-prosessien kehittäminen voi jäädä puolitiehen tai pahimmassa tapauksessa jopa kokonaan tekemättä. Lopputulos on usein se, että uusi järjestelmä toisintaa vanhentuneita prosesseja, eikä HR-järjestelmähankinnasta saada irti läheskään kaikkea mahdollista lisäarvoa.
Uuden järjestelmän ja sen prosessien omaksumiseen jää organisaation sisällä liian vähän aikaa.
Toimittajalle tulisi lisäksi varata tarpeeksi aikaa projektin läpikäyntiin ja resurssien varmistamiseen ennen hankkeen aloittamista. Näin varmistetaan, että aikataulu pitää eikä projektin aikana jouduta tekemään kompromisseja.
Huomioi tämä ennen HR-järjestelmän hankkimista
HR-järjestelmähankinta ei voi olla 100 metrin pikajuoksu, jossa maaliviiva halutaan saavuttaa ennätysajassa, vaikka kengännauhat olisivat auenneet kesken matkan. Sen sijaan HR-järjestelmähankinnan tulisi pikemminkin olla keskimatkan suoritus, jossa tilannetta ensin tarkastellaan rauhassa voimia säästellen ja vasta lopussa kiritään tarvittaessa.
Kuten 3000 metrin juoksussa, myös järjestelmähankinnassa onnistuminen riippuu kuitenkin eniten siitä, mitä tapahtuu ennen varsinaista suoritusta. Paras tapa lähteä liikenteeseen HR-järjestelmähankinnassa on laatia alustava tietopyyntö ajoissa, ennen hankinnan aloittamista. Tämän jälkeen tulee laatia hankintarunko ja varata organisaatiosta sovitun mukaiset resurssit päätösten tekemiseen.
Vaikka SaaS-maailmassa itse käyttöönottoprojektin kesto onkin lyhentynyt, se ei silti lyhennä etukäteisvalmisteluihin ja tarvekartoitukseen tarvittavaa aikaa.
2. HR-järjestelmähankinnan puutteellinen tarvekartoitus → Järjestelmä ei tue tärkeimpiä HR-prosesseja
Vaikka HR-järjestelmähankintaa johtaa useimmiten henkilöstöhallinto, kannattaa muistaa, että järjestelmä tulee lähes poikkeuksetta myös muun organisaatioon käyttöön. Siksi on tärkeää löytää sellainen ratkaisu, joka palvelee koko organisaation käyttötarpeita.
Kun omia tarpeita kartoitetaan, saatetaan helposti sortua kuuntelemaan vain heitä, jotka vaativat äänekkäimmin: Jos jokin ei-kriittinen prosessi (esim. koulutustenhallinta) saa liikaa painoarvoa, voi pahimmassa tapauksessa käydä niin, että tavoitteissa korostuvat väärät asiat. Tällöin kriittisistä perusprosesseista tai muista organisaatiolle oikeasti tärkeistä prosesseista tingitään vähemmän oleellisten kustannuksella.
Toinen tarvekartoitukseen liittyvä riski on hr-järjestelmähankinnan liian leväperäinen vaatimusmäärittely. Vaatimusmäärittelyä tehtäessä haasteena on usein löytää tasapaino prosessien jatkuvan kehittämisen ja selkeän tarpeiden määrittelyn välillä. Teknisiin toteutuksiin ei tarvitse pystyä ottamaan kantaa, vaan sen sijaan on tärkeää miettiä organisaation todelliset tarpeet perin pohjin, eikä tyytyä siirtämään vanhoja prosesseja sellaisenaan uusiin järjestelmiin.
Henkilöstöhallinto on tehokkaiden HR-prosessien paras asiantuntija. Siksi sen tärkein tehtävä onkin luotsata projektia sisäisesti oikeaan suuntaan niin, että lopputuloksesta hyötyy koko organisaatio, ei vain osa siitä.
3. Huono integroitavuus → Huono tiedonkulku järjestelmien välillä
Moni yritys hankkii HR-järjestelmän irrallisena projektina kiinteän järjestelmäkokonaisuuden sijaan. Näissä tilanteissa käy valitettavan usein niin, että organisaation pöydältä löytyykin pian palapeli, jonka satunnaisista laatikoista haalitut palaset eivät sovi yhteen kuin väkivalloin. Tällaisessa palapelistä koostuvassa järjestelmä-infrassa on useita haasteita:
- Useista (osin päällekkäisistä) järjestelmistä ja niiden välisistä integraatioista ja ylläpidosta koituu useimmiten ylimääräisiä kuluja.
- Prosessien tehokasta kehittäminen ja automatisointi ei onnistu.
- Henkilöstödata siirtyy järjestelmien välillä epätäydellisenä, väärin ja vieläpä ilman, että sitä voi muokata jälkikäteen. Toisinaan data ei siirry ollenkaan.
- Eri järjestelmiin kertyy helposti tuplatietoa, ja kriittisen tiedon ajantasaisena ja käyttökelpoisena pitäminen vaatii valtavasti manuaalista työtä läpi organisaation. Myös inhimillisten virheiden riski on tällöin luonnollisesti valtava.
HR-järjestelmällä on kriittinen rooli henkilöstön master-datan hallinnassa – ja sitä kautta myös organisaation kokonaistehokkuudessa. Ideaalitilanteessa data siirtyy HR-järjestelmästä muiden integraatioiden kautta ajantasaisesti ilman, että tärkeää informaatiota häviää matkan varrella. HR-järjestelmän tulisi keskustella saumattomasti vähintään palkkajärjestelmän kanssa.
4. HR-järjestelmähankinnan liian halpa hintalappu → Paljon piilokustannuksia myöhemmin
Viimeisimpänä ja varmasti yhtenä tärkeimmistä suuntaa määrittävistä tekijöistä koko järjestelmähankinnassa on tietenkin budjetti. Hyvä HR-järjestelmä karsii piilokuluja, mutta kuinka valita se oikea? Nykymarkkinoilta löytyy joka kukkarolle ja jokaiseen tarpeeseen sopiva vaihtoehto, minkä vuoksi kannattaa aina pitää mielessä, että se houkuttelevan edullinen hintalappu saattaa myös hämätä ostajaa.
Hankintahinnaltaan halpa järjestelmä saattaa täyttää perustarpeet nyt, mutta ongelmia tulee, jos järjestelmä ei pysty mukautumaan organisaation muuttuviin tarpeisiin. Tällöin joudutaan turvautumaan esimerkiksi uusiin päällekkäisiin järjestelmiin tai järjestelmätoimittajan lisäpalveluihin, jolloin myös organisaation sisäisiä resursseja valuu hukkaan.
Skaalautuvan HR-järjestelmän hankinta kantaa pitkälle
HR-järjestelmän elinkaari organisaatiossa on pitkä. Siksi on tärkeää valita sellainen HR-järjestelmä, joka muuntautuu olemassa oleviin prosesseihin ja skaalautuu organisaation tuleviin muutoksiin. Tarpeisiin mukautuva järjestelmä tukee organisaation sisäisten prosessien kehittämistä (ja sitä kautta myös liiketoiminnan tarpeita) vielä viiden vuoden päästä ostohetkestä.
Tässä tapauksessa halvalla voi todella saada hyvää – mutta vain, jos osataan tarkastella HR-järjestelmähankinnan kokonaiskustannuksia keskipitkällä aikavälillä, eikä sorruta hakemaan pikavoittoja.
Lue myös:
Tehostamispaineessa HR- ja palkkahallinnosta voi tulla timantti
NIS2-direktiivin uudet säädökset ja niiden seuraukset
