HR-järjestelmän hankinta
Mitä tulee huomioida?
HR-järjestelmän hankinta edessä? Lue, miten yritys voi varmistua siitä, että HR-järjestelmä palvelee sekä työyhteisön ja liiketoiminnan tarpeita nyt ja tulevaisuudessa!
1 Milloin HR-järjestelmä kannattaa uusia?
HR-järjestelmä uusitaan usein turhan kiireellä, jolloin järjestelmähankinnasta ei saa kaikkia hyötyjä irti. Joko yrityksellä on ollut aiemmin niin yksinkertaiset HR-prosessit, että se on pärjännyt kokonaan ilman erillistä järjestelmää, tai vaihtoehtoisesti vanhan järjestelmän elinkaari on päättymässä. Useimmiten uusimistarve on kuitenkin tiedossa jo reilusti ennakkoon.
HR-järjestelmähankintaa kannattaa kartoittaa ajoissa ainakin seuraavissa tilanteissa:
- Järjestelmän ylläpito ja tuotekehitys ovat selkeästi puutteellisia nykyisiin ja/tai tulevaisuuden tarpeisiin nähden
- Olemassa olevan järjestelmän integroiminen muihin tarvittaviin järjestelmiin on hankalaa ja/tai kallista
- Yrityksen muu järjestelmäinfrastruktuuri kaipaa päivittämistä, jolloin voi olla fiksua tarkastella myös HR-järjestelmän uusimistarpeita. Toisinaan hankinta tehdään pakon edessä (esim. vanha HR-järjestelmä ei sovi uuteen järjestelmäkokonaisuuteen), toisinaan vaihto kannattaa tehdä ennakoivasti tulevaisuudennäkymiä ajatellen (esim. uusi toiminnanohjausjärjestelmä tai identiteetinhallintaprojekti vaatii onnistuakseen nykyistä laadukkaampaa master dataa)
- Juridinen toimintaympäristö muuttuu, eikä vanha järjestelmä enää vastaa vaatimuksia tai se reagoi muutoksiin liian hitaasti (esim. GDPR, KATRE ja muutokset vuosilomalainsäädännössä)
- Yrityksen muu toimintaympäristö muuttuu (esim. kasvun tai yrityskauppojen myötä), ja sen myötä muuttuvat myös järjestelmille asetetut vaatimukset
- Yrityksessä nousee tarve osaamisen ja henkilöstön kehittämistä, mittaamista ja raportointia tukeville työkaluille
2 HR-järjestelmähankinta edessä – mitä pitää ottaa huomioon?
Oli järjestelmähankinnan taustalla pakkorako tai kehittämistarve, taustalla on aina tavoite tehostaa ja automatisoida HR-prosesseja. Jotta se onnistuisi, täytyy hankinnassa ottaa huomioon muutama perusasia.
1. Perusasiat ensin, lisäarvoasiat vasta viimeiseksi
Kriittisimpiä HR-prosesseja ovat työsuhteen elinkaaren hallintaan liittyvät asiat, kuten työsopimusasiat, palkanmaksu ja erilaiset hyväksyntäketjut. Niiden päälle tulevat puhtaasti lisäarvoa tuottavat asiat, kuten henkilöstön osaamisen kehittämiseen liittyvät prosessit.
Kehityskeskustelut ja muut lisäarvoasiat toimivat parhaimmillaan liiketoiminnan strategisten tavoitteiden ja henkilöstöhallinnon rajapintoina – mutta niiden ei koskaan pitäisi olla tärkeimpiä ajureita hankinnan taustalla.
2. Suunnittele tavoitetilan, älä nykytilan mukaan
Mikä on helpoin tapa mokata järjestelmähankinta? Tehdä vaatimusmäärittely puhtaasti nykyisten tarpeiden perusteella.
Kun henkilöstömäärä kasvaa tai toimintaympäristö muuttuu muuten, kasvavat usein myös yrityksen HR-prosesseille asetetut vaatimukset. Tärkeintä on, että HR-järjestelmä pystyy hyödyntämään palkkajärjestelmän muodostamaa laadukasta master dataa, mutta lisäksi sen tulisi keskustella tarvittaessa myös muun järjestelmäinfran, esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmän kanssa.
3. Nosta jatkuva prosessikehitys agendalle
Järjestelmähankinta ja käyttöönotto kannattaa aina yhdistää aktiiviseen prosessikehitykseen, ja toivottu lopputulos suunnitella tavoitetilan, ei nykytilan mukaan. Myös prosessikehityksen onnistumisen kriteerit ja ominaisuuksien tarve tulisi arvioida suhteessa tavoitetilaan, ei nykyhetkeen. Parhaimmillaan HR-järjestelmä on nimenomaan yrityksen todellisiin – nykyisiin ja tuleviin – tarpeisiin mitoitettu täsmäratkaisu.
Aktiivisen prosessikehityksen ansiosta henkilöstöhallinnon prosesseja saa kehitettyä, tehostettua ja automatisoitua – esimerkiksi vähennettyä esimiehiä kuormittavaa turhaa HR-raportointia, manuaalista työtä ja inhimillisten virheiden riskiä.
3 HR-järjestelmän tärkeimmät ominaisuudet
Mitä ominaisuuksia hyvässä HR-järjestelmässä tulisi olla?
Ydinprosessien tuki
HR-järjestelmän avulla tulee pystyä hallinnoimaan HR-prosesseihin ja työsuhteen elinkaaren hallintaan liittyvät asioita. Niitä ovat esimerkiksi seuraavat:
- Työsuhteen aloittamiseen liittyviä tietoja ja prosesseja: perehdytystä, sopimustenhallintaa jne.
- Työsuhteeseen liittyviä tietoja ja prosesseja: työntekijän perustietoja, koulutuksia, pätevyyksiä, kehityskeskusteluja, suorituksen johtamista ja palkitsemista, työsuhde- ja palkkatietoja ja -muutoksia, työsopimuksia ja todistuksia, lomia, poissaoloja jne.
- Työsuhteen päättämiseen liittyviä tietoja ja prosesseja: lähtöhaastatteluja, seuraajan etsimiseen liittyviä tietoja jne.
Lisäksi hyvä HR-järjestelmä tukee erilaisia muistutuksia ja hyväksyntämenettelyjä sekä arkistointia ja raportointia esim. varhaisen välittämisen malliin, perehdyttämiseen, koulutuksiin, palkitsemisen, kehityskeskusteluihin yms. liittyen.
Laadukas master data
Kaikkien HR-prosessien suorittamiseen tarvitaan henkilöstödataa. Master dataa keräävä HR-järjestelmä on siksi ikään kuin kaiken henkilöstötiedon koti.
Juuri master datan laatu on kuitenkin yksi organisaatioiden yleisimpiä ongelmia. Jos tieto ei kulje eri järjestelmien välillä tai master data ei ole tarpeeksi laadukasta, tärkeää tietoa jää joko helposti kokonaan keräämättä, tieto tallentuu virheellisesti tai sitä joutuu tarpeen tullen metsästämään manuaalisesti ympäri organisaatiota.
Master data on laadukasta, jos seuraavat vaatimukset täyttyvät:
- Laajat historiatiedot. HR-järjestelmän tulisi ylläpitää lokia muutoksista, ajankohdasta ja tekijästä. Tarvittavat muutokset pitää pystyä tekemään niin tulevaisuuteen kuin menneisyyteenkin, ja niiden tulee olla käyttökelpoisia myös liittymien yli.
- Datan muodostumista tukevat prosessit. Inhimillisiä virheitä tulisi ehkäistä mahdollisimman tehokkaasti esimerkiksi määrämuotoisten lomakkeiden ja käyttäjää ohjailevan järjestelmän avulla.
- Reaaliaikaisuus. Jotta HR-dataa pystyisi käsittelemään tarpeen tullen nopeallakin syklillä, muutosten tulee päivittyä reaaliaikaisesti eri käyttäjille ja eri järjestelmien välillä.
- Laajennettavuus. Master datan tulee olla laajennettavissa tarvittavalle tasolle. Jos HR-järjestelmä halutaan esimerkiksi liittää osaksi identiteetinhallintajärjestelmää, rekistereitä pitää pystyä laajentamaan vaivattomasti.
- Kokonaisvaltaisuus. Kaiken tiedon tulisi olla tarvittaessa saatavilla kokonaisena ja laadukkaana, jotta integraatioita voidaan tehdä myöhemmin sekä sisäänpäin että ulospäin.
Integroitavuus (tai laajennettavuus)
Jotta kerättyä henkilöstödataa voisi hyödyntää, HR-järjestelmän tulee integroitua vähintään palkkajärjestelmään. Mitä suuremmiksi yrityksen henkilöstömäärä, tietomassat ja raportointitarve kasvavat, sitä kriittisempää on, että tieto liikkuu saumattomasti eri järjestelmien välillä.
Parhaiten palkka- ja henkilöstöhallinnon prosessit tukevat toisiaan, jos ne ovat samassa järjestelmässä. Palkkahallinnon henkilötiedot pidetään aina ajan tasalla, joten myös HR voi olla varma niiden laadusta ja paikkansapitävyydestä. Loma- tai poissaolotietoja ei tarvitse siirrellä järjestelmästä toiseen, ja esimerkiksi palkankorotus voidaan tarvittaessa tehdä suoraan kehityskeskustelussa syntyneen tiedon perusteella.
Eri käyttäjäryhmien tarpeet
Tulevaisuuden tarpeita pohtiessa kannattaa ottaa huomioon myös eri käyttäjäryhmät ja heidän tarpeensa. Hyvä käytettävyys ei tarkoita pelkkää kaunista käyttöliittymää, vaan sitä, että jokainen käyttäjäryhmä pystyy tekemään tarvitsemansa asiat.
Kymmenien, satojen tai tuhansien työntekijöiden asetuksia hallitseva pääkäyttäjä tarvitsee monipuolisen käyttöliittymän, joka mahdollistaa laajat asetusmuutokset ja massojen käsittelyn. Esimies tai yksittäinen työntekijä puolestaan kaipaa helppoa ja selkeää käyttöliittymää, johon ei tarvitse erikseen perehtyä ja joka minimoi inhimilliset virheet.
Lisäksi kannattaa muistaa, että HR-järjestelmää käyttävät ihmisten lisäksi myös muut järjestelmät.
4 Palkka- ja HR-järjestelmien hankkiminen – yhdessä vai erikseen?
Optimaalisessa tilanteessa yrityksen henkilöstödata liikkuu saumattomasti eri järjestelmien välillä ilman, että informaation laatu kärsii. Kriittisin liittymäkohta on palkka– ja HR-järjestelmien välillä. Jos integraatio HR- ja palkkahallinnon järjestelmien välillä ei toimi, se näkyy loppukäyttäjille helposti mm. huonona käytettävyytenä ja virheellisinä tietoina.
Siksi järjestelmähankintoja suunnitellessa kannattaa aina harkita kokonaishankintaa, jossa sekä palkka- että HR-järjestelmät tulevat yhtenä ratkaisuna. Kokonaishankinnan etuja ovat:
- Selkeämpi järjestelmäkokonaisuus. Kun molemmat järjestelmät hankkii samassa paketissa, myöskään kriittistä liittymää HR-ja palkkajärjestelmien välillä ei tarvita. Varsinkin pk-yrityksille on siksi usein hyvä vaihtoehto hankkia sellainen palkkajärjestelmä, joka on tarpeen tullen laajennettavissa HR-käyttöön.
- Helpompi tietojen hallinnointi. Tietojen keskittäminen on usein paras ratkaisu henkilödatan ja prosessien hallinnan kannalta. HR-ja palkkajärjestelmissä on paljon toiminnallisuuksia ja niiden vaatimustaso on korkea, eivätkä ne usein ole järjestelmien kevyimmästä päästä.
- Matalammat kokonaiskustannukset. Järjestelmien hankkiminen yhdessä laskee useimmiten kokonaiskustannuksia pitkällä aikavälillä. Kahden erillisen järjestelmän hankkiminen ja käyttöönotto vaatii aina väistämättä enemmän resursseja kuin laajennettavan palkkajärjestelmän laajentaminen myös HR-käyttöön. Usein käyttöönotto olisi mahdollista tehdä pelkästään järjestelmäintegraation vaatimalla työmäärällä!
Lataa demo Mepco HR-järjestelmästä:
Täyttämällä lomakkeen hyväksyt tietosuojakäytäntömme.