Kehitysvammaisten Palvelusäätiössä päästiin eroon paperin pyörittelystä, apuna Mepco-järjestelmä
Ennen Mepco HRM:n käyttöönottoa Kehitysvammaisten Palvelusäätiössä monet asiat hoidettiin vielä paperilla. Nykyään säätiössä on aktiivisessa käytössä Mepco-järjestelmä. Käytössä ovat henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan moduulit Mepco HR ja Mepco Palkat.
”Ennen yritimme käyttää vanhaa palkkajärjestelmäämme hieman samaan tapaan kuin HR-järjestelmää, mutta kaikki sopimuksiin ja henkilökuntaan liittyvät asiat kulkivat edelleen paperisina. Nyt Mepco HR:n käyttöönoton jälkeen paperin määrä on suorastaan romahtanut, ja arki on muuttunut paljon helpommaksi”, kertoo Kehitysvammaisten Palvelusäätiön hallintopäällikkö Mika Kankainen.
Haluttiin kokonaisvaltainen HRM-ratkaisu, joka tulkitsee erilaisia työehtosopimuksia
Erilaisiin HR-järjestelmiin tutustuttiin kutsumalla esittelykäynnille viisi ratkaisutoimittajaa. Kankainen kertoo, että Accountor HR Solutions ja Mepco HRM -järjestelmä nousivat jo tässä vaiheessa kirkkaasti kärkeen, koska ohjelma pystyi vastaamaan parhaiten palvelun piirissä olevien organisaatioiden tarpeisiin. Lopullinen valinta syntyi kuitenkin virallista reittiä pitkin, eli kilpailutuksen kautta.
”Meillä oli ratkaisutoimittajille tiukkoja kysymyksiä. Tiesimme jo etukäteen, mitä meitä paljon työllistäviä asioita järjestelmän pitää pystyä hoitamaan. Totesimme Mepcon olevan ylivoimaisesti paras”, Kankainen kertoo.
Säätiössä tarvittiin järjestelmä, joka taipuu kahden eri työehtosopimuksen tulkintaan.
”Monet järjestelmät ovat hyvin yleistasoisia, eivätkä ota huomioon erilaisia työehtosopimuksien sääntöjä. Mepco on hyvin joustava ja sinne pystyy luomaan erilaisia seurantoja esimerkiksi poissaoloista, jotka noudattavat käytössämme olevia TES:ia ”, Kankainen täsmentää.
Mepco-järjestelmä on saanut positiivisia käyttökokemuksia
Säätiössä on päätetty niin, että esimiehet käyttävät ainoastaan Mepco HR:n Web-työpöytää. Client-liittymää käyttävät vain pääkäyttäjät, eli Mika Kankaisen lisäksi palkanlaskijat ja henkilöstösihteeri.
”Web-työpöytä on palautteen perusteella ja oman kokemuksen mukaan toimiva ja selkeä. Clientin puolella on niin paljon enemmän ominaisuuksia, että välillä tulee vielä kysymyksiä sen käytössä. Mutta nyt kahden kuukauden käyttäjäkokemuksella voin sanoa, että pikkuhiljaa alkaa ymmärtää, kuinka järjestelmä on rakennettu ja kuinka erityyppisiä raportteja rakennetaan. Järjestelmä on hyvin monipuolinen”, Kankainen kertoo.
Erityisen tyytyväisiä säätiössä ollaan oltu siihen, kaikki tiedot täydentyvät samaan Master-järjestelmään ja tietojen täydennyksistä seuraa haluttuja asioita automaattisesti. Nyt saadaan hälytyksien avulla tietyistä muutoksista tieto suoraan sähköpostiin, mikä helpottaa työskentelyä.
”Ohjelman käyttö on varmistanut palkanlaskennan ja hr:n oikeellisuutta. Kokemukset tällä hetkellä ovat hyvin positiiviset”, hän jatkaa.
Henkilöstöhallinnon arki on helpottunut
Järjestelmän käyttöönoton jälkeen arki Kehitysvammaisten Palvelusäätiön henkilöstöhallinnossa on muuttunut todella paljon. Ennen posti kantoi papereita ovista ja ikkunoista. Henkilöstömäärän ollessa suuri, ajoittain jopa noin 1000 henkilöä, ajan säästö paperien manuaalisessa käsittelyssä on ollut merkittävä.
”Paperittomuus on ollut iso etu, mutta sen lisäksi asiat varmistuvat paremmin kuin aikaisemmin. Näkisin myös etuna sen, että olemme saaneet henkilökuntaa aktivoitumaan. Henkilökunta itse tekee ilmoituksia suoraan järjestelmään, ja se on selkeyttänyt huomattavasti henkilöstöhallinnon prosesseja, ”, Kankainen sanoo.
Käyttötuki saa erityiskiitosta
”Haluaisin erityisesti kiittää Accountor HR Solutionsin palkkojen tukipalvelua. Siellä on todella asiantuntevia ihmisiä ja apu tulee nopeasti ja selkeästi. Tukipalvelu on todella hienosti hoidettu”, Kankainen kehuu.
Kouluarvosanaksi Mepco HRM-järjestelmälle Kankainen antaa täyden 10.
