HRM-järjestelmä toi avoimuutta työyhteisöön ja poisti tuplatyötä Rautella
Rautessa arki on sujuvoitunut Mepco HRM -järjestelmän käyttöönoton myötä, kun kaikki tarvittavat henkilöstöön liittyvät tiedot saadaan yhdestä paikasta, eikä turhia Exceleitä enää tarvita. Myös tuplatyön määrä on vähentynyt, kun tieto kulkee muihin järjestelmiin Mepcosta. Lisäksi tieto on tasalaatuista.
Suurin syy uuden järjestelmän hankinnalle oli, että haluttiin palkanlaskentajärjestelmän rinnalle myös HR-järjestelmä. Yhtenäinen HRM-järjestelmä koettiin parhaaksi vaihtoehdoksi, sillä yrityksellä oli käytössä myös muita järjestelmiä. Datan hallintaan haettiin helpotusta yhden Master-järjestelmän avulla.
“Halusimme yhden Master-järjestelmän, jossa on kaikki henkilöiden tiedot samassa paikassa, ja josta voidaan siirtää tietoa muihin käytössä oleviin järjestelmiin. Halusimme päästä eroon siitä, että henkilöiden tietoja piti muistaa manuaalisesti kirjata moneen eri järjestelmään. Nyt tiedot päivittyvät suoraan Mepcosta muihin järjestelmiin, kuten työajanseurantaan. Samalla saatiin myös ulkomailla olevien yksiköiden henkilöstö samaan järjestelmään”, palkanlaskija Tarja Skog kertoo.
Mepco HRM -järjestelmä ohjaa tekemistä oikeille henkilöille
Prosessit ovat muuttuneet uuden järjestelmän myötä niin, ettei kaikki kasaannu HR- ja palkkahallinnon henkilöille, vaan tekemistä ohjataan niille henkilöille, joille se kulloinkin kuuluu.
“Esimerkiksi, kun uusi työsuhde alkaa, esimies vie tiedot järjestelmään. Tiedot tulevat aina tasalaatuisina, kun järjestelmä pyytää täyttämään tietyt kohdat lomakkeeseen. Samat tiedot kulkeutuvat palkanlaskentaan. Ei täytetä enää tietoja moneen järjestelmään ja pahimmillaan usean henkilön toimesta. Päällekkäisyys poistuu,” henkilöstöpäällikkö Mia Könnilä sanoo.
“Meidän ei enää tarvitse miettiä, että olenko muistanut päivittää tiedot varmasti joka paikkaan erikseen, kun ne kulkevat automaattisesti Mepcon kautta. Esimerkiksi, jos tulee kustannuspaikkamuutoksia, esimiehet päivittävät tiedon järjestelmään, eikä meidän tarvitse palkanlaskennassa enää huolehtia siitä”, palkanlaskija Tarja Skog sanoo.
HR-järjestelmä tuo avoimuutta työyhteisöön
Rautella otettiin käyttöön myös Mepco Web-työpöytä, joka on helppokäyttöinen sovellus esimiesten ja työntekijöiden käyttöön. Sen kautta henkilöstö pääsee kätevästi omiin tietoihinsa ja tekemään niihin tarvittaessa muutoksia.
“Kun koko henkilöstö pääsee käsiksi omiin tietoihinsa, se luo avoimuuden ilmapiiriä. Aiemmin tiedot ovat olleet vain hyvin pienen porukan saatavilla palkkajärjestelmässä. Kun rinnalle on tullut HR-järjestelmä, ihmiset pääsevät itse näkemään ja päivittämään omia tietojaan. Se on tuonut luottamusta ja on nykyaikainen kehityssuunta”, Mia Könnilä sanoo.
“Toki se on vaatinut henkilöstöltä opettelua, että he pääsevätkin yhtäkkiä muuttamaan ja näkemään omia tietojaan. Mutta ehdottomasti tämä kehitys on ollut positiivinen”, palkanlaskija Sari Kääriäinen sanoo.
“Helpottaa se meidänkin työtämme, kun ei tarvitse tilinumeroita ja muita tietoja täältä käsin päivittää. Ja se vähentää myös sähköpostin määrää”, hän lisää.
Rauten Mepco HRM -järjestelmä on toimitettu SaaS-palveluna
Rauten Mepco-järjestelmä sijaitsee Accountor HR Solutionsin ohjelmistopalvelussa- eli pilvipalvelussa. Etenkin ohjelmistopäivitykset on koettu helpoksi, kun niitä ei tarvitse itse tehdä. Myös tietoturva-asiat koetaan ohjelmistopalvelun hyödyiksi.
“Se on todella hyvä asia, että ohjelmistopäivitykset tulevat automaattisesti. Ei tarvitse miettiä, että nyt tuli päivitys ja jotain pitäisi itse tehdä”, Tarja Skog sanoo.
“Meille tulee ennakkoon hyvissä ajoin tieto ohjelmistopäivityksestä ja sen ajankohdasta. Pystymme sitten hyvissä ajoin informoida henkilöstöä, että Mepco ei ole käytössä päivityksen aikana”, Sari Kääriäinen lisää.
“Kun kaikki asiat eivät ole omalla kontollamme, se tarkoittaa sitä, että emme myöskään kuormita muita osastoja niillä asioilla. Se on iso hyöty meille”, Mia Könnilä kertoo.
Raute on maailmanlaajuisesti toimiva teknologia- ja palveluyritys. Rauten asiakkaita ovat puutuoteteollisuudessa toimivat yritykset, jotka valmistavat viilua, vaneria, LVL (Laminated Veneer Lumber) ja sahatavaraa. Rauten teknologiatarjonta kattaa koko viilun, vanerin ja LVL:n tuotantoprosessin sekä sahatavaran erikoismittauslaitteet. Tehdaslaajuisten projektien toimittajana Raute on maailmanlaajuinen markkinajohtaja sekä vaneri- että LVL-teollisuudessa.
Lisäksi Rauten täyden palvelun konsepti sisältää teknologiapalvelut varaosatoimituksista säännöllisiin huolto- ja laitemodernisointeihin. Rauten pääkonttori sijaitsee Nastolan alueella Lahdessa. Yhtiön muut tuotantolaitokset sijaitsevat Kajaanissa Suomessa, Vancouverin alueella Kanadassa, Shanghain alueella Kiinassa ja Pullmanissa Washingtonissa Yhdysvalloissa.
Lue myös:
Jydacom tarjoaa Mepcoa rakennusalan asiakkailleen osana omaa kokonaisjärjestelmäänsä
Tilitoimisto Rotio laskee Mepcolla asiakkaidensa palkat – Yksi järjestelmä taipuu kaikille toimialoille
