5 esihenkilötyön haastetta – ja miten HR voi auttaa niiden ratkaisemisessa

Esihenkilö on mahdollistaja: hänen tulee olla läsnä työntekijöiden arjessa ja auttaa heitä onnistumaan työssään. Usein esihenkilö on kuitenkin myös asiantuntija. Miten saada aika riittämään kaikkeen? Jos esihenkilötyö kutistuu pieneksi sivurooliksi, josta täytyy yrittää selvitä muiden kiireiden ohella, kärsii henkilöstön tyytyväisyys varmasti.

Monet esihenkilötyön haasteista liittyvätkin ajan hallintaan. Kysymys kuuluu: mihin aikaa kuluu ja miten nuo asiat voisi tehdä helpommin ja nopeammin? Niin, että aikaa jäisi myös muihin töihin.

Seuraavassa viisi yleistä esihenkilötyön haastetta ja ehdotukset, miten HR voi auttaa niiden ratkaisemisessa.

1. Viestintä

Yrityksen viestinnälliset vaikeudet nostavat usein päätään kasvun myötä. Pieni 20 henkeä työllistävä yritys saattaa jakaa tärkeät tiedot sujuvasti sähköpostitse. Yli satapäisessä kasvuyrityksessä tilanne on toinen.

Hyvä viestintä on dialogia. Pelkästään ylhäältä alas, johdolta työntekijöille, tapahtuva kommunikaatio on tiedotusta, ei viestintää. Epätietoisuudessa elävät työntekijät eivät voi olla kovin sitoutuneita yritykseen. Esihenkilötyö ja johtaminen ovat suurelta osin viestintää.

Miten HR voi auttaa:

Hyvä HR-järjestelmä auttaa tekemään esihenkilön ja työntekijän viestinnästä interaktiivista ja kaksisuuntaista. Esimerkiksi työntekijöiden motivaatiota voidaan järjestelmän avulla mitata pulssimaisesti ja mikäli tulos on huono, järjestelmä hälyttää asiasta esihenkilölle automaattisesti.

2. Tuhat muistettavaa asiaa

Esihenkilötyössä on paljon vuosikellon mukaan toistuvia töitä, esimerkiksi työntekijöiden lomatoiveiden kerääminen tai one-to-one -keskusteluiden käyminen yksikön kanssa. Jos esihenkilö yrittää hallita näitä töitä exceleiden ja kalenterin avulla, käy homma todellakin työstä.

Miten HR voi auttaa:

Kaikki lähtee valmiiksi mietitystä prosessista: miten ja missä järjestyksessä asiat tulee hoitaa? Nämä ja mahdolliset esihenkilön omat lisäykset voidaan asettaa HR-järjestelmään, joka voi muistuttaa ajankohtaisista töistä.

3. Työsuhdetietojen ylläpito ja päivittäminen

Tärkeä esihenkilön tehtävä on huolehtia alaisten työsuhdetiedoista: osaamisen kehittämisestä, koulutuksista, lomista, poissaoloista jne. Isoissa yrityksissä esihenkilöllä voi olla kymmenittäin alaisia, joiden tietojen ajantasaisuutta täytyy ylläpitää. Näiden tietojen päivittäminen manuaalisesti vie helposti suuren osan työajasta.

Miten HR voi auttaa:

Sen sijaan, että työntekijä ilmoittaisi asiasta esihenkilölle, joka kirjaisi tiedon järjestelmään, työntekijä voi kirjata tiedon itse suoraan yhteiseen järjestelmään. Esimerkiksi työntekijän kirjaamasta sairaspoissaolosta lähtee järjestelmän kautta tieto esihenkilölle. Eikä ole isompi vaiva kuin sähköpostin lähetys!

Samoin työntekijä voi tarkistaa kertyneet lomapäivänsä ja tehdä järjestelmästä hakemuksen haluamalleen loma-ajankohdalle. Esihenkilö hyväksyy tai hylkää hakemuksen. Kaikki tiedonvälitys käydään suoraan järjestelmän kautta, ja vältetään turha sähköpostien vaihto.

4. Jokaisen työntekijän tasapuolinen kohtelu

Jokaista yrityksen työntekijää tulee kohdella tasapuolisesti. Huono kohtelu työpaikalla voi aiheuttaa jopa masennusta – huomattavasti enemmän kuin korkea työmäärä.

Työhyvinvointiin vaikuttaminen alkaa siis reilusta ja tasapuolisesta kohtelusta: jokaiselle annetaan samat mahdollisuudet onnistua ja kehittyä työssään. Miten esihenkilö muistaisi huomioida jokaisen työntekijän?

Miten HR voi auttaa:

HR-järjestelmään suunnitellut prosessit auttavat kohtelemaan jokaista työntekijää tasaveroisesti. Esimerkiksi kehityskeskusteluissa prosessi auttaa käymään jokaisen kanssa samat asiat läpi, vaikkapa puhumaan urakehityksestä. Työntekijä voi tuntea itsensä alempiarvoiseksi, jos urakeskustelu hänen kohdallaan unohtuu ja kollega kertoo käyneensä vastaavan keskustelun esihenkilönsä kanssa. Selkeä prosessi auttaa!

Myös yrityksen tarjoamat koulutukset ovat HR-järjestelmässä tarjolla kaikille työntekijöille, jolloin jokaisella on mahdollisuus osallistua niihin niin halutessaan.

5. Raportointi

Esimiehet tarvitsevat työnsä tueksi erilaisia raportteja henkilöstöön liittyvistä asioista, joita voivat olla esimerkiksi työntekijöiden lomajanat, työtyytyväisyydet, ylityötunnit ja osaamisprofiilit koulutuksia suunniteltaessa.

Raportointi voi olla yksi tuskaisimmista työtehtävistä, jos tietoja joutuu poimimaan useista eri järjestelmistä eikä valmiita raporttipohjia esityksen luomiseksi ole saatavilla.

Miten HR voi auttaa:

HR-järjestelmään voidaan luoda käyttövalmiiksi erilaisia raportointipohjia, joiden avulla esihenkilön on helppo luoda havainnollistavat raportit heitä kiinnostavista henkilöstöasioista. Kun esihenkilöt ja työntekijät kirjaavat tiedot suoraan järjestelmään, on raportointiin tarvittava tieto aina ajan tasalla.

Auta esihenkilöitä onnistumaan ja tee organisaatiosta onnellinen.

Motivoituneet työntekijät tekevät yrityksen tuloksen. Kun ammattilainen saa keskittyä mielekkäisiin tehtäviin ja arki sujuu, on motivaatiolla hyvä ympäristö kukoistaa. HR-johtajalla on välineet vaikuttaa tähän.