8 asiaa, jotka kannattaa huomioida HR- ja palkkajärjestelmän vertailussa ja valinnassa
Palkka- ja HR-järjestelmän valinta ja käyttöönotto on sen kokoluokan prosessi, että sitä ei käydä huvikseen läpi parin vuoden välein. Siksi yritykselle sopivan järjestelmän valinta kannattaa tehdä kerralla huolellisesti.
Mepco-tuotteista vastaava Markus Heikkonen kertoo, mihin kiinnittää huomiota, kun on aika valita palkka- ja HR-järjestelmä.
1. Yrityksen tarpeiden ja prosessien tarkka määrittely
Kaikki alkaa tästä: mitä yrityksessä oikeastaan tarvitaan? Tarpeiden ja prosessien määrittely on syytä tehdä huolella, sillä ilman niiden ymmärrystä eri ohjelmistojen ja niiden kustannusten vertailu on mahdotonta.
“Tärkeintä on, että ratkaisu vastaa organisaation vaatimuksia”, Markus kiteyttää.
Tarpeiden kartoituksessa kannattaa hyödyntää talon sisällä olevia asiantuntijoita, joilla on käytännön kokemusta ja näkemystä palkka- ja HR-prosesseista. Tarvittaessa apuna voi käyttää myös ulkoista asiantuntijaa.
Palkka- ja HR-järjestelmän vaihtaminen on työlästä, joten se kannattaa tehdä kerralla kunnolla. Perusteellisella suunnittelulla varmistetaan vankka pohja oikean, myös tulevaisuuden tarpeita palvelevan ohjelmiston valinnalle.
2. Palkanlaskenta ja henkilöstöhallinto yhdessä järjestelmässä
Kun yrityksessä halutaan käyttöön sekä palkanlaskennan ohjelmisto että henkilöstöhallinnon järjestelmä, on helpointa valita ratkaisu, jossa ne ovat samassa paketissa. Näin vältetään integraatioiden rakentaminen tai pahimmillaan tietojen vieminen käsin ohjelmistosta toiseen.
“Kaikki tiedot ovat tällöin samassa tietokannassa. Jos palkkahallinto tekee muutoksen, se päivittyy saman tien HR:ssä ja toisin päin.”
Otetaan esimerkiksi palkankorotus: HR:llä on yleensä oma prosessi ja järjestelmä, jossa hyväksytään palkankorotus. Kun tieto kulkee suoraan palkkahallintoon,
pystytään palkat laskemaan automaattisesti oikein riippumatta siitä, milloin uusi palkka astuu voimaan.
Mepcon uniikissa ratkaisussa palkanlaskenta ja HR muodostavat yhden ja saman järjestelmän. Tieto kulkee siis HR:n ja palkkahallinnon välillä saumattomasti.
3. Tehokkaat automaatiot säästävät käsityötä ja virheitä
Automaatio saattaa kuulostaa tänä päivänä itsestäänselvältä, mutta sitä se ei aina ole.
Parhaiten automaatioiden hyöty saadaan irti, kun henkilöstöhallinnossa ja palkanlaskennassa käytettävät aineistot elävät yhden järjestelmän sisällä. Tietovirrat kulkevat silloin katkeamatta eri prosessien läpi.
Käytännössä työsuhteen koko elinkaaren tiedot kulkevat HR:stä palkkajärjestelmään ja toisinpäin: uusi työsuhde allekirjoitetaan sähköisesti, työsopimus arkistoidaan asianmukaisesti, työntekijän tiedot muodostuvat henkilöstöhallintoon ja samalla työsuhde muodostuu myös palkkahallintoon valmiiksi palkanmaksua varten.
“Kukaan ei printtaa mitään, kukaan ei syötä mihinkään ylimääräiseen käyttöliittymään tietoja. Näin päästään suoraviivaiseen, mahdollisimman virheettömään prosessiin”, Markus kertoo.
4. Tarvittavat lisäpalvelut helposti saatavilla
Hyvällä pohjatyöllä valitaan sopiva järjestelmärunko, mutta parhaimmillaan ohjelmisto kasvaa vuosien varrella uusilla lisäpalveluilla, kuten kulu- ja matkalaskuohjelmalla tai HR-analytiikalla.
Esimerkiksi Mepcoon on saatavilla erilaisia lisäarvopalveluita, joita voidaan ottaa käyttöön sitä mukaan, kun niille ilmenee tarvetta. Palvelut ovat osa samaa ohjelmistoperhettä, joten niillä voi helposti täydentää palkka- ja HR-järjestelmää, ja tieto kulkee sujuvasti eri ohjelmien välillä.
5. Kokonaiskustannukset tarkasteluun
Kustannukset ovat yksi suurimmista tekijöistä ohjelmistojen valinnassa, mutta palkka- ja HR-järjestelmissä hintalapun vertailu voi olla harmillisen haastavaa.
Tärkeintä tässäkin kohtaa on tuntea yrityksen tarpeet, jotta voidaan määritellä tarkasti, mitä ominaisuuksia tarvitaan. Näin järjestelmätoimittajat pystyvät antamaan tarkat hinnat.
Lisähaastetta tähän kuvioon tuovat erilaiset hinnoittelumallit. Pelkän kokonaishinnan sijaan eri toiminnot voivat olla erikseen hinnoiteltuja. Tällöin jokin hyvin perustason ominaisuus, kuten tulorekisteri-ilmoitus, voikin olla erillisen maksun takana.
“Kannattaa tunnistaa organisaation kannalta pakolliset toiminnallisuudet ja hakea tälle kokonaisuudelle hinta. Alkaen-hintojen vertailu palkkajärjestelmissä ei johda yleensä oikeaan lopputulokseen”, Markus neuvoo.
Yleensä suurimmat kustannukset tulevat järjestelmän vaihdosta ja käyttöönotosta. Ensin edessä ovat käyttöönottokustannukset, ja vanhan järjestelmätoimittajan pitää kenties tehdä laskutettavaa työtä tietojen siirtämiseksi uuteen järjestelmään. Epäsuoria kuluja tulee henkilöstön kouluttamisesta ja ehkä kokonaan uusista rekrytoinneista. Siksi hintavertailuun kannattaa sisällyttää myös järjestelmän vaihtamisesta syntyvät kustannukset.
6. Toimialakohtaiset vaatimukset ja järjestelmän sopivuus Suomeen
Eri toimialoilla voi olla hyvinkin erilaisia tarpeita, aina TES-tulkinnoista ja muista toimialakohtaisista erikoisuuksista alkaen.
Mitä paremmin järjestelmä vastaa toimialan erikoisvaatimuksiin, sitä enemmän pystytään hyödyntämään automaatioita. Samat asiat ovat yleensä tehtävissä eri ohjelmistoissa, mutta ilman valmiita toiminnallisuuksia joudutaan nämä asiat tekemään käsityönä. Kun vaikkapa pekkaspäiviä käsitellään sadoille työntekijöille, puhutaan merkittävästä työmäärästä.
Jos vertailussa on mukana myös kansainvälisiä järjestelmiä, on hyvä tutkia perusteellisesti, miten ne toimivat Suomen oloissa.
Sopiiko ohjelmisto Suomen paikalliseen lainsäädäntöön, työehtosopimuksiin ja muuhun regulaatioon? Miten käy ihan perusominaisuuksien, kuten suomalaisen lomavuoden kanssa?
“Kansainvälisillä HR-järjestelmillä on aika paljon vaikeuksia suomalaisten lomien kanssa, kun pelkästään lomavuoden käsite on erikoisesti huhtikuusta maaliskuun loppuun”, Markus muistuttaa.
7. Järjestelmän räätälöitävyys ja joustavuus ilman lisätyötä
Vähänkin suuremmat yritykset vaativat yleensä järjestelmältä joustavuutta: palkka- ja HR-järjestelmän pitää mukautua yrityksen sisäisiin prosesseihin. Siksi jo alusta alkaen kannattaa selvittää, pystytäänkö organisaatiossa itse määrittelemään toivottuja asetuksia järjestelmään vai pitääkö kaikki muokkaukset ostaa erikseen ohjelmistotoimittajalta.
“Usein järjestelmissä tällainen konfiguraatio on varattu järjestelmätoimittajalle, joka tekee sitä asiakkaan laskulle. Siitä voi seurata sekä käyttöönotossa että ylläpitotilanteissa aika isoja kustannuksia”, Markus kertoo.
Esimerkiksi Mepcon ratkaisussa organisaation sisällä ohjelmiston pääkäyttäjillä on periaatteessa yhtä laajat oikeudet tehdä tarvittavia määrityksiä kuin Mepcon tiimilläkin.
“Mepcon isoin etu palkkajärjestelmänä on, että palkanlaskijat ja palkanlaskennan pääkäyttäjät pystyvät määrittelemään järjestelmää suoraan käyttöliittymässä asioissa, jotka johtavat automaatioon.”
8. Pilvipohjainen ratkaisu on aina ajan tasalla
Pilvipohjaiset ratkaisut ovat tätä päivää. Pilvipohjainen SaaS-malli takaa, että käytössä on aina ajantasainen versio ja uusimmat päivitykset.
Pilvipohjainen ratkaisu on myös käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta. Jos järjestelmään kuuluu esimerkiksi työntekijän käyttöliittymä, jossa työntekijä voi ilmoittaa poissaoloja tai lomatoiveita, on kätevää, kun se on käytettävissä eri laitteilla ajasta ja paikasta riippumatta.
Pilvipohjaisissa ohjelmistoissa myös tietoturva on ajan tasalla, sillä järjestelmätoimittaja vastaa teknisestä tietoturvasta ja asianmukaisista päivityksistä. Jokainen järjestelmä on kuitenkin turvallinen vain, jos sitä käytetään oikein. Käyttäjien koulutus ja tietoturvallisista käytännöistä kiinnipitäminen varmistaa, että myös inhimillisten virheiden mahdollisuus minimoidaan.
Hyvällä pohjatyöllä oikea valinta, joka palvelee pitkälle tulevaan
Varsinkin palkkajärjestelmän vaihtaminen on suuri urakka, joten sen valinta kannattaa tehdä kerralla perusteellisesti ja kunnolla.
Tähänkin pätee vanha totuus: hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Näin taataan ohjelmistovalinta, jonka takana voidaan seistä pitkälle tulevaisuuteen.
“Palkkajärjestelmän vaihto on hyvin herkkä prosessi. Kukaan ei varmasti vaihda sitä ellei ole pakko”, Markus summaa.
Lue myös:
8 asiaa, jotka kannattaa huomioida HR- ja palkkajärjestelmän vertailussa ja valinnassa
Näin työajanseuranta tuo rakennetta myös etätyöpäiviin
