Tuo tuntikirjauksen näppärästi puhelimeen

Työajanseuranta voi tuntua työntekijöistä pakolliselta pahalta, jos välineet ovat väärät. Henkilöstö kiittää, kun työtuntien kirjaus ja oman työajan seuraaminen onnistuu helposti suoraan puhelimella. Loppuvuodesta lanseerattava Mepco Aika tuo työajanseurannan käyttäjäystävälliseen mobiilisovellukseen.

Mitä modernilta työajanseurannalta vaaditaan? Haastattelussa Mepcon asiantuntijat Mervi Aalto, Mepco Ajan tuoteomistaja, ja Mirella Tolonen, ratkaisukonsultti, kertovat nykyajan työajanseurannan tarpeista ja miten uusi Mepco Aika näihin vaatimuksiin vastaa.

Työajan kirjaaminen ei innosta, jos se on liian työlästä

Työajanseuranta on lakisääteinen velvoite ja myös työntekijän oikeus, mutta työtuntien kirjaaminen voi tuntua työntekijöistä työläältä.

“On vaikea saada työntekijöitä motivoitua tuntikirjausten tekemiseen, jos se on kovin hankalaa ja aikaa vievää”, Mervi Aalto kertoo.

Työajanseuranta voi aiheuttaa jopa vastarintaa, varsinkin asiatuntijatyössä. Tällaisia tyypillisiä haasteita työajanseurantaan liittyy:

Tuntikirjausohjelmasta ei ole lainkaan mobiiliversiota. Kun toimivaa mobiiliversiota ei ole, työajan kirjaaminen on sidottu tietokoneeseen. Tämä ei toimi erilaisiin työnkuviin, joissa työtä ei aina tehdä tietokoneen äärellä.
Tarjolla ei ole yhtä keskitettyä ratkaisua, vaan lomat ja poissaolot ilmoitetaan eri järjestelmässä kuin mihin tuntikirjaukset viedään. Tästä aiheutuu lisätyötä.
Työntekijällä ei ole selkeää kuvaa omaan työaikaan, poissaoloihin, lomakertymiin ja työajan liukumaan.
Jos tunti- ja poissaolotiedot ovat hajautetusti eri järjestelmissä, esihenkilön on vaikea seurata tietoja ja saada ajantasaista kokonaiskuvaa.

Työajanseurannan ratkaisuilta odotetaan tänä päivänä ennen kaikkea helppokäyttöisyyttä

Perinteinen kellokortti ei taivu kaikkiin nykypäivän muuttuviin ja vaihteleviin työtehtäviin, ja siksi rinnalle on syntynyt erilaisia digitaalisia ratkaisuja. Työtä saatetaan tehdä eri lokaatioissa, tai työaikaa on tarpeen kohdentaa eri projekteihin.

Tänä päivänä sekä työnantajilla että työntekijöillä on tarkkoja odotuksia työajanseurannan ratkaisuille. Ohjelmistoilta odotetaan helppokäyttöisyyttä, ja tuntikirjausten on onnistuttava ilman, että työntekijän pitää ensin perehtyä järjestelmän käyttöohjeisiin.

Parhaimmillaan kaikki työaikaan liittyvät toiminnot ovat yhdessä paikassa, eli samalla ohjelmistolla onnistuu myös esimerkiksi sairauspoissaolojen kirjaaminen ja lomien hakeminen.

Myös esihenkilön työ helpottuu, kun tarvittavat tiedot ovat helposti saatavilla ja esimerkiksi tiedot hyväksytyistä lomista kulkevat automaattisesti työntekijän tietoon. Samoin käsitellyt työaikakirjaukset on mahdollista siirtää palkanlaskentaan.

Modernit ohjelmistot takaavat paitsi sujuvan arjen, myös lisäävät työntekijöiden tyytyväisyyttä.

“Jos työnantaja pystyy tarjoamaan työntekijöille toimivia työkaluja, se sitouttaa työntekijöitä ja parantaa työnantajamielikuvaa”, Aalto kiteyttää.

Uusi Mepco Aika tuo tuntikirjaukset näppärästi puhelimeen

Mepco-ohjelmistoperhe laajenee loppuvuodesta, kun uusi työajanseurantasovellus Mepco Aika julkaistaan. Mepco Aika -mobiilisovellus tuo työajanseurannan kätevästi työntekijän puhelimeen.

Tuotteen kehitys sai alkunsa, kun Accountor HR Solutionsilla tunnistettiin tarve kehittää aidosti käyttäjäystävällinen mobiiliratkaisu tuntikirjausta ja muuta työajanseurantaa varten. Helppokäyttöinen sovellus kokoaa yhteen tuntien kirjaamisen, poissaolojen ilmoittamisen ja lomien hakemisen.

“Pohdimme, miten tuntikirjaamisesta saisi tehtyä rutiinin niin, ettei se tuntuisi vaivalloiselta. Jos ohjelmistossa on ainoastaan työajankirjaus eikä muuta ekstraa, se voi tuntua pakolliselta pahalta. Kun tuodaan useampia ominaisuuksia yhteen alustaan, yksinkertaistetaan työntekijöiden muutenkin jo hektistä arkea,” Mirella Tolonen kertoo uuden tuotteen taustasta.

Kun työkalut ovat kunnossa, tuntikirjaamisesta tulee sujuva osa arkea. Toimivassa järjestelmässä kaikki omaan työaikaan liittyvät tiedot ovat selkeästi yhdessä paikassa, eikä työntekijän tarvitse hyppiä eri ohjelmistojen välillä – eikä edes avata läppärin kantta.

“Mepco Aika tuo työpäivän aloittamiseen ja lopettamiseen tehokkuutta ja selkeyttä. Sitä myös monesti kaivataan, varsinkin työssä, jota tehdään itsenäisesti ja jossa ollaan itse vastuussa eri projektien kirjaamisesta”, Tolonen summaa.

Näin Mepco Aika helpottaa työajanseurantaa

Loppuvuodesta lanseerattava tuoteuutuus tarjoaa työntekijöille käyttäjäystävällisen mobiilisovelluksen ja esihenkilöille web-sovelluksen, jossa tiimiläisten työajan seuranta on helppoa ja selkeää.

Muun muassa näin Mepco Aika sujuvoittaa työajanseurantaa:

Työntekijä voi kirjata työtunnit, lomat sekä poissaolot sujuvasti ajasta ja paikasta riippumatta.
Sovellus mahdollistaa erilaisia tapoja kirjata tehdyt työtunnit: esimerkiksi työpäivän alku- ja loppuajan leimaus tai halutun tuntimäärän kirjaaminen.
Sovellus on intuitiivinen, ja se on helppo ottaa käyttöön.
Yksinkertainen ja helppokäyttöinen käyttöliittymä ohjaa tuntikirjausten tekoa: sovellus tarjoaa esimerkiksi valmiin oletustuntimäärän tai oletusalku- ja loppuajan.
Lisämausteena mahdollisuus muokata sovelluksen visuaalisuutta eli valita tumma tai vaalea teema oman mieltymyksen mukaan.
Mepco Ajan integroitumista muihin Mepco-ohjelmistoperheen tuotteisiin kehitetään, jolloin työaikatiedot on helppo viedä muihin järjestelmiin palkanlaskentaa varten.