Miksi ulkoistaa HR-ratkaisu tilitoimistolle palkanlaskennan lisäksi?

Moni pienempi yritys turvautuu HR-asioiden hoidossa edelleen Excel-taulukoihin ja lomakkeisiin, joihin tietoja kirjataan manuaalisesti.

Vaikka tämä ratkaisu saattaa toimia kohtuullisen hyvin pienen tiimin kanssa, se pitää sisällään erilaisia riskejä. Esimerkiksi vuonna 2018 voimaan astunut EU:n tietosuojalaki (GDPR) edellyttää, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti, eikä Excel ole GDPR:n nimissä optimaalinen.

Tietosuoja ei ole kuitenkaan ainoa syy, joka puhuu tehokkaamman HR-ratkaisun puolesta.

Onko HR-ratkaisu ajankohtainen?

HR-järjestelmän tarve lähtee yleensä kasvamaan 50 ja 100 hengen välillä. Yrityksen esimiesten ja HR:n työntekoon tarvitaan tehostusta, jolloin jonkinlaisen järjestelmän tarve henkilöstöasioiden hoitamisen tukemisessa kasvaa.

Tyypillinen tapa alle 100 hengen yritykselle on tukeutua palkanlaskennassa tilitoimiston palveluihin. Karkealta arviolta noin 95 prosenttia alle 50 henkilön yrityksistä hankkii palkanlaskentapalvelun tilitoimistolta. Looginen seuraus on laajentaa tilitoimiston käytössä olevaa palkanlaskentajärjestelmää myös HR-puolella.

Moni pienempi yritys ei ole tällä hetkellä tietoinen siitä, että tilitoimistot pystyvät auttamaan henkilöstöhallintoon liittyvissä prosesseissa heidän käytettävissä olevilla järjestelmillä.

Esimerkiksi kymmenen henkilön yrityksessä ei ole välttämättä vielä järkevää hankkia omaa HR-järjestelmää. Työsuhdeasiat voivat kuluttaa kuitenkin jo kuukausittain ison ajan johdon työajasta, jolloin on varmasti järkevää miettiä, miten prosessit olisivat tehokkaita.

Tällaisessa tilanteessa Mepco voi olla sopiva ratkaisu.

Tehokkaat prosessit tuovat nopeutta ja turvallisuutta

Sopivan HR-ratkaisun avulla prosesseja voidaan tehostaa tuntuvasti ja samalla säästää resursseja.

Työsuhteisiin liittyviä tietoja saatetaan kirjata perinteisessä mallissa useaan eri paikkaan: ensin paperilomakkeeseen tai sähköpostiin, sitten esimiehen Excel-taulukkoon ja lopuksi vielä palkanlaskijan järjestelmään.

On myös hyvä muistaa, että moni perinteinen käytäntö ei täytä tietosuojalain asettamia vaatimuksia, jolloin liikutaan harmaalla alueella. Sähköisessä muodossa prosessi onnistuu huomattavasti suoraviivaisemmin. Samalla vältytään myös virheiltä, kun tiedon väärentymisen riski on laskenut.

HR-järjestelmät ovat kehittyneet viimeisen 10 vuoden aikana hurjasti. Aikaisemmin järjestelmät olivat aika lailla henkilöstöpäällikön koneelle tallennettavia. Nykyään ne toimivat selaimessa, jolloin työntekijät pääsevät helpommin katsomaan omia tietojaan.

Pienille yrityksille riittää usein perusdatan ylläpito, johon tilitoimistot voivat tarjota käteviä ja kustannustehokkaita ratkaisuja.

Mepco yhdistää HR- ja palkkaprosessit yhteen järjestelmään

Oman HR-järjestelmän hankinnan sijaan, HR-ominaisuudet on mahdollista saada käyttöön myös siis tilitoimiston kautta. Sähköinen Web-työpöytä toimii kanavana palkka- ja henkilöstöhallinnon prosessien jalkauttamiseen yrityksessä.

Mepco-ratkaisun avulla tilitoimistopalvelun asiakas toimittaa kaikki työsuhteisiin, lomiin ja poissaoloihin liittyvät toimenpiteet palkkapalveluun Web-työpöydän kautta.

Mepcon suuri etu on, että organisaatio pääsee raportoimaan ajantasaiset henkilö- ja työsuhdetiedot, sekä tietojen historian ilman tilitoimiston palkanlaskijan toimenpiteitä. Sen lisäksi kaikki raportoitavat tiedot ovat jatkuvasti saatavilla omien prosessien ja liiketoiminnan tueksi.

Sähköisen Web-työpöydän käyttöön voidaan määritellä tietyt käyttäjäroolit, jotta organisaation henkilöstö pääsee tekemään juuri heille kuuluvia tehtäviä järjestelmässä. Nämä käyttäjäroolit ovat työntekijä, esimies ja HR-yhteyshenkilö. Vaihtoehtoisesti päivitykset voidaan hoitaa myös siten, että organisaation HR-yhteyshenkilö ilmoittaa koko organisaation tietovirrat Web-työpöydän kautta.

Näiden toimintojen lisäksi Mepco mahdollistaa myös automaattista viestintää, kuten hälytyksiä syntymäpäivistä, kokemusvuosipäivistä, sairauspoissaolojen määrästä jne.

Mepco on siis paljon enemmän kuin pelkkä palkanlaskentaohjelma!