Paikasta ja ajasta riippumatta – ratkaisujen tulee vastata työntekemisen tarpeita
Pandemia muokkasi työskentelytapoja ja varsinkin työperäistä matkustamista peruuttamattomasti. Etätyöhön siirtyivät kaikki ne, joilla oli siihen työn luonteen puolesta mahdollisuus. Kukaan ei enää edes halua palata entisenkaltaiseen työelämään, jossa ahtauduttiin julkisiin tai hypättiin autonrattiin kököttämään ruuhkassa – joka ikinen arkipäivä. Toki edelleen on paljon aloja, joissa työtä ei voida siirtää kotikonttorille, ja työ on luonteeltaan esimerkiksi hyvin liikkuvaa. Yhtä kaikki uusia tapoja toimia työarjessa on ollut pakko löytää pandemian vuoksi.
Tutkimuksen mukaan digiloikan hyppäsi pandemian aikana noin miljoona suomalaista, mikä vastaa 40 prosenttia työssäkäyvästä väestöstä. Digiloikalla tarkoitetaan lähinnä työn tekemisen muuttumista ajasta ja paikasta riippumattomaksi hyödyntämällä erilaisia digitaalisia ratkaisuja.
Globaalin ”täyspysähdyksen” jälkeen suurelle osalle meistä aika tai paikka eivät enää määritä työn tekemistä, ja työperäinen matkustaminen niin toimistolle kuin ulkomaille on vähentynyt merkittävästi. Osa meistä on jopa muuttanut pois työpaikan ja toimiston läheisyydestä takaisin kotikonnuille etsien parempaa elämänlaatua esimerkiksi kohtuullisempien asumiskustannuksien perässä. Toiset meistä tekevät töitä mökeiltä ja jotkut etelän auringosta käsin. Jotkut edelleen ajavat asiakkaalle omalla autolla tai käyttävät julkisia kulkuvälineitä. Digitaalinen murros on kuitenkin tapahtunut, ja se haastaa kaikkia työelämän ratkaisuja päivittymään vastatakseen nykyajan vaatimuksiin.
Miksi tarvitsemme uudenlaisia ratkaisuja matka- ja kululaskujen käsittelyyn?
Kun emme ole enää sidottuina tiettyyn paikkaan tai edes kannettavaan tietokoneeseen, tarvitsemme uusia, kevyempiä ja mukana kulkevia ratkaisuja matka- ja kululaskujen ilmoittamiseen. Tapahtumat täytyy voida syöttää liikkeessä ja heti silloin kun siihen on tarvetta. Joillekin meistä tärkein työväline voi olla vatupassi, ja mobiililaite on ainoa työssä tarvittava tietokone.
Myös ratkaisun ylläpito ja tapahtumien tarkastuksen täytyy olla nopeaa ja vaivatonta. Hallinnointiin ei onneksi tarvitse käyttää aikaa samalla lailla kuin ennen, kun automaatio hoitaa sen käyttäjän puolesta. Tämä mahdollistaa myös tapahtumien maksatuksen nopeammin. Kukaan ei halua odottaa kuukautta kulukorvauksiaan, vaan ne pitää tulla viikossa tai parhaimmillaan jopa päivässä tilille. Jokainen työntekijä arvostaa sitä, että asia hoituu nopeasti, ja näin myös mielikuva työnantajasta kallistuu jälleen positiivisen puolelle. Pienillä asioilla kun on merkitystä.
Tätä päivää ovat myös tehokas uusien ominaisuuksien kehitys ja niiden vienti asiakkaiden käyttöön. Perinteisillä ratkaisuilla voi muodostua haasteeksi vastata asiakkaiden odotuksiin jatkuvasta kehityksestä, mikäli ulos putkahtaa vain jokunen versiopäivitys vuodessa. Moderni ratkaisu kehittyy nopeasti asiakkaiden tarpeet huomioiden ja uusia ominaisuuksia ilmestyy jopa viikoittain.
5 modernin kulu- ja matkalaskuohjelman tunnusmerkkiä
- Tapahtumia voidaan kirjata silloin, kun ne tapahtuvat ajasta ja paikasta riippumatta. Käytännössä tämä edellyttää, että kaikki toiminnot voidaan tehdä mobiililaitteella.
- Teknologia helpottaa käyttäjää mahdollisimman paljon esim. tapahtumien kirjaamisessa, jolloin henkilölle jää vain lisätietojen täyttö ja tarkastaminen ennen lähettämistä eteenpäin.
- Ratkaisun käyttöönoton pitää olla helppoa eikä se sisällä isoa investointia niin ajassa kuin kuluissakaan mitattuna. Yrityksen tulee saada hyöty irti ohjelmasta nopeasti.
- Ratkaisun ominaisuudet pitävät sisällään yleisimmät tilanteet kuitenkin mahdollistaen riittävästi yrityskohtaista räätälöintiä. Erilaisten työehtosopimusten tai paikallisten sopimusten käsittely pitää olla mahdollista.
- Käytön hinnoittelu on yksinkertaista ja elää yrityksen tarpeen mukaan. Käyttö vaihtelee kuukausittain niin, miksei myös hinnoittelu elä sen mukana. Pois isoista kiinteistä kuluista ja monia erilaisia hintoja sisältyvistä malleista kohti läpinäkyvää ja skaalautuvaa hinnoittelua.
Muutamia käytännön esimerkkejä, miten nämä 5 kohtaa toteutuvat modernissa kulu- ja matkalaskuohjelmassa
Matka- ja kululaskuratkaisujen perusominaisuuksiin kuuluu erilaisten tapahtumien syöttö. Tämän päivän ratkaisuissa pitää pystyä tekemään kaikki perusasiat mobiilissa ja helpottaa käyttäjää erilaisten teknologioiden avulla.
Esimerkiksi kuvantunnistuksella voidaan lukea kuitista tai laskusta kaikki oleelliset tiedot jo valmiiksi, tai karttapalvelun avulla saada ajetut kilometrit suoraan tapahtumalle ilman ylimääräistä näpyttelyä ja selvittämistä.
Ratkaisun perusominaisuudet ovat tärkeitä käyttökokemuksen ja vaivattomuuden takia, mutta ne eivät yksistään riitä. Mikään matka- ja kululaskujärjestelmä ei toimi itsenäisesti, vaan tietoja tulee ilmoittaa muun muassa kirjanpitoon ja tulorekisteriin sekä jollakin tavalla maksatuskin olisi hoidettava työntekijöille. Tämän takia ratkaisun on oltava kytkettävissä moneen eri järjestelmään, eikä tämä saa olla ison työn takana. Kun toimittaja on miettinyt ja myös toteuttanut integraatiot etukäteen, ei aikaa kulu ihmettelyyn ja määrittelyyn.
Entäpä sitten järjestelmän käyttöönotto? Modernien järjestelmien käyttöönotot ovat nykyään myös aiempaa joutuisampia. Ratkaisuissa on panostettu käyttöönoton nopeuteen ja helppouteen, jolloin ratkaisun kautta saavutettavat hyödyt konkretisoituvat hyvin pian sekä käyttäjälle että yritykselle.
Onneksi tarjolla on erinomaisia vaihtoehtoja moderneista ratkaisuista, joiden ominaisuudet ja helppous vastaavat tämän päivän vaatimuksia. Marraskuussa julkaistu Mepco Matka on modernein ja helppokäyttöisin kokonaisvaltainen ohjelma kulu- ja matkalaskujen käsittelyyn ja hallinnointiin. Se on suunniteltu erityisesti käytettäväksi mobiilissa ja liikkeellä ollessa. Mepco Matka automatisoi moderneja teknologioita hyödyntäen monet matka- ja kululaskuprosessin vaiheet, kuten täyttää kuvatunnistuksen avulla kuittitiedot, laskee kilometrikorvausten määrän karttasovelluksen avulla ja paljon muuta. Mepco Matka helpottaa sekä työntekijän, että yrityksen työtä matka- ja kululaskujen käsittelyssä.
Lähde: Sitra
