Sähköinen allekirjoitus – Näin teet sen oikein

Sähköinen allekirjoitus on muuttanut tapamme hoitaa sopimuksia ja virallisia asioita. Kun ymmärrät, miten digitaalinen allekirjoitus toimii ja mitkä ovat sen eri vaihtoehdot, voit valita juuri tarpeisiisi sopivan ratkaisun.

Kaikki sähköiset allekirjoitukset eivät ole samanarvoisia. Tilanteesta riippuen tarvitaan eritasoista vahvistusta – toisinaan riittää yksinkertainen sähköinen allekirjoitus, toisinaan taas laki edellyttää vahvaa tunnistautumista.

Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä sähköinen allekirjoitus tarkoittaa, millainen allekirjoituksen on oltava eri sopimustilanteissa ja miten voit tehdä sen käytännössä.

Sisällysluettelo

Mikä on sähköinen allekirjoitus ja miksi sitä tarvitaan?

Sähköinen allekirjoitus tarkoittaa sähköisessä muodossa olevaa tietoa, joka liitetään digitaaliseen asiakirjaan allekirjoittajan tunnistamiseksi. Se voi olla:

· Näppäimistöllä kirjoitettu nimesi

· Sormella tai hiirellä piirretty allekirjoitus

· Varmenteeseen perustuva digitaalinen allekirjoitus

· Mobiilisovelluksella luotu allekirjoitus

Sähköisen allekirjoituksen avulla voidaan varmistaa, kuka asiakirjan on hyväksynyt ja että sen sisältö pysyy muuttumattomana. Samalla se tekee prosessista huomattavasti sujuvamman, kun perinteinen paperirumba, kuten tulostaminen, allekirjoittaminen ja skannaaminen, vaihtuu muutaman minuutin digiprosessiksi.

Sähköisen allekirjoituksen tasot ja oikeusvaikutukset

EU:n eIDAS-asetus määrittää sähköisille allekirjoituksille kolme tasoa. Ymmärtämällä nämä tasot voit valita oikean ratkaisun tarpeeseesi:

Taso	Lyhenne	Kuvaus	Käyttötarkoitus
Yksinkertainen	SES	Perustason sähköinen allekirjoitus	Arjen sopimukset, sisäinen käyttö
Kehittynyt	AdES	Yksilöity allekirjoittajaan ja sidottu asiakirjaan	Liiketoimintasopimukset, tärkeät asiakirjat
Kvalifioitu	QES	Kvalifioitu varmenne + QSCD-laite	Viranomaisasiointi, suuret taloudelliset sopimukset

Tärkeä huomio oikeusvaikutuksista: Kaikilla sähköisillä allekirjoituksilla on oikeudellinen pätevyys Suomessa. Sähköiseltä allekirjoitukselta ei saa evätä oikeusvaikutusta pelkästään siksi, että se on digitaalisessa muodossa.

Kvalifioitu allekirjoitus ja sen rajoitukset

Kvalifioidulla sähköisellä allekirjoituksella (QES) on sama oikeusvaikutus kuin käsin tehdyllä allekirjoituksella kaikissa EU-maissa. Se tarjoaa korkeimman oikeudellisen varmuuden, mutta vaatii enemmän teknistä osaamista.

On kuitenkin tärkeää huomata, että sähköinen allekirjoittaminen ei sovellu kaikkiin tilanteisiin. Asiakirjat, jotka vaativat todistajien läsnäoloa, eivät ole sähköisesti allekirjoitettavissa. Näitä ovat esimerkiksi:

· Testamentti

· Avioehto

· Ositussopimus

· Perinnönjakokirja

· Edunvalvontavaltuutus

Useimmissa liiketoiminnan tilanteissa kehittynyt allekirjoitus (AdES) riittää erinomaisesti. Se tarjoaa vahvan turvallisuuden ja helppokäyttöisyyden yhdistelmän. Yksinkertainen allekirjoitus (SES) soveltuu arkipäivän sopimuksiin ja tilanteisiin, joissa ei tarvita korkeinta oikeudellista varmuutta.

Jos tarvitset korkeimman oikeudellisen varmuuden, vaihtoehtojasi ovat:

a) Suomalainen henkilökortti (kansalaisvarmenne):

· Edellyttää kortinlukijaa ja henkilökohtaista PIN-koodia

· Mahdollistaa QES-tason allekirjoituksen

· Toimii yhteensopivilla ohjelmistoilla ja verkkopalveluissa

b) EU:n hyväksytyt palveluntarjoajat (QTSP):

· Valitse toimija EU:n viralliselta Trusted Lists -luettelosta

· Suorita henkilöllisyyden varmentaminen video- tai henkilökohtaisessa tapaamisessa

· Hanki kvalifioitu varmenne määräajaksi

· Allekirjoita palveluntarjoajan omalla työkalulla

Miten tehdään sähköinen allekirjoitus käytännössä?

Seuraavaksi käymme läpi käytännön vaihtoehdot ja työkalut sähköisen allekirjoituksen tekemiseen eri tarpeisiin.

Ilmaiset perusmenetelmät kotikäyttöön

Adobe Acrobat Reader (ilmainen)

Avaa PDF-tiedosto
Valitse ”Fill & Sign” -työkalu
Luo allekirjoitus kirjoittamalla, piirtämällä tai lataamalla kuvan
Sijoita allekirjoitus haluamaasi kohtaan asiakirjassa

MacOS Preview -sovellus

Avaa PDF-tiedosto Preview-sovelluksessa
Klikkaa ”Allekirjoitus”-kuvaketta merkintätyökalupalkista
Luo allekirjoitus trackpadilla, kameralla tai iOS-laitteella
Sijoita allekirjoitus asiakirjaan vetämällä

Ammattimainen sähköisen allekirjoituksen ratkaisu liiketoimintaan

Finago Mepco tarjoaa helppokäyttöisen ja turvallisen vaihtoehdon yrityskäyttöön. Finago Mepco Allekirjoitus on sähköinen allekirjoituspalvelu, joka mahdollistaa asiakirjojen hyväksynnän ajasta ja paikasta riippumatta. Se nopeuttaa päätöksentekoa, helpottaa etätyötä ja lisää prosessin turvallisuutta. Vahva tunnistautuminen ja digitaalinen jälkiseuranta tekevät väärennöksistä käytännössä mahdottomia, joten sähköinen allekirjoitus on usein turvallisempi vaihtoehto kuin perinteinen käsin tehty allekirjoitus.

Palvelun keskeisiä vahvuuksia ovat sen luotettavuus, joustavuus ja tehokas integraatio osaksi yrityksen prosesseja:

· Nopea käyttöönotto ilman teknistä asennusta tai ohjelmistoja

· Vahva tunnistautuminen suomalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella

· Automaattinen prosessi – kaikki osapuolet saavat sähköposti-ilmoituksen

· Turvallinen säilytys ja arkistointi allekirjoitetuille asiakirjoille

Prosessi on suoraviivainen:

Lataa asiakirja
Lisää allekirjoittajien sähköpostiosoitteet
Allekirjoittajat saavat linkin, jossa he voivat tunnistautua ja allekirjoittaa asiakirjan turvallisesti

Finago Sign on puolestaan kuukausimaksuton sähköinen allekirjoituspalvelu. Finago Sign -ratkaisun avulla yritykset voivat lähettää asiakirjoja allekirjoitettavaksi missä ja milloin tahansa. Palvelu toimii selainpohjaisesti ilman ohjelmistoasennuksia, ja kaikki dokumentit tallentuvat automaattisesti turvalliseen arkistoon, jossa ne säilyvät 10 vuotta. Hinnoittelu on selkeää: maksat vain 1,50 € per allekirjoitus, joten palvelu sopii erinomaisesti yrityksille, jotka haluavat kustannustehokkaan ja vaivattoman tavan hoitaa sopimusten ja tilinpäätösten allekirjoitukset.

Selkeytä yrityksesi prosesseja Finago Mepco Allekirjoituksella

Finago Mepco Allekirjoitus tarjoaa kustannustehokkaan ratkaisun, joka yksinkertaistaa yrityksen toimintaa ja auttaa säästämään aikaa, rahaa sekä resursseja. Kaikki sähköisesti allekirjoitetut dokumentit tallennetaan Mepcoon, jotta ne ovat helposti saatavilla myöhempää tarkastelua varten.

Tutustu Finago Mepco Allekirjoitus -ratkaisuun

Usein kysytyt kysymykset sähköisestä allekirjoituksesta

1. Onko sähköinen allekirjoitus yhtä pätevä kuin käsin kirjoitettu allekirjoitus?

Kyllä. EU:n eIDAS-asetuksen mukaan sähköiseltä allekirjoitukselta ei saa evätä oikeusvaikutusta vain siksi, että se on digitaalisessa muodossa. Kvalifioidulla sähköisellä allekirjoituksella on sama oikeusvaikutus kuin käsin tehdyllä allekirjoituksella. On kuitenkin tärkeää huomata, että sähköinen allekirjoittaminen ei sovellu kaikkiin tilanteisiin. Asiakirjat, jotka vaativat todistajien läsnäoloa, kuten testamentti, avioehto, ositussopimus, perinnönjakokirja ja edunvalvontavaltuutus, eivät sovellu sähköisesti allekirjoitettaviksi.

2. Maksaako sähköinen allekirjoitus aina?

Ei välttämättä. Yksinkertaisen sähköisen allekirjoituksen voi tehdä ilmaiseksi esimerkiksi Adobe Acrobat Readerilla tai macOS Preview -sovelluksella. Ammattimaisemmat palvelut maksavat, mutta tarjoavat paremman turvallisuuden ja oikeudellisen varmuuden.

3. Voiko sähköisesti allekirjoitettua asiakirjaa muokata jälkikäteen?

Jos asiakirjaa muokataan sähköisen allekirjoituksen jälkeen, allekirjoitus mitätöityy automaattisesti. Tämä on tärkeä turvallisuusominaisuus, joka varmistaa, että asiakirjan sisältö pysyy muuttumattomana allekirjoituksen jälkeen.

4. Miten tiedän, että toinen osapuoli on todella allekirjoittanut asiakirjan?

Laadukkaat palvelut tarjoavat vahvan tunnistautumisen ja digitaalisen jälkiseurannan. PDF-tiedostoissa Adobe Acrobat näyttää allekirjoituksen tilan, aikaleiman ja allekirjoittajan tiedot.

5. Milloin tarvitsen kvalifioidun sähköisen allekirjoituksen (QES)?

QES on pakollinen tietyissä viranomaisasioissa ja suurten taloudellisten riskien sopimuksissa. Suurin osa liiketoimintasopimuksista onnistuu kehittyneellä allekirjoituksella (AdES).

6. Voivatko kaikki ihmiset avata sähköisesti allekirjoitetun tiedoston?

PDF-muotoiset asiakirjat avautuvat normaalisti kaikilla laitteilla. Allekirjoituksen tarkistaminen edellyttää yhteensopivaa ohjelmistoa, mutta sisältö on luettavissa ilman erityisohjelmistoja.

7. Onko sähköinen allekirjoitus todella turvallista?

Hyvin toteutettu sähköinen allekirjoitus on huomattavasti turvallisempi kuin perinteinen käsin kirjoitettu allekirjoitus. Digitaalinen jälkiseuranta tekee väärennöksistä käytännössä mahdottomia.

8. Kuinka nopeasti sähköinen allekirjoitus hoituu?

Sähköinen allekirjoitus tapahtuu reaaliajassa. Koko prosessi kestää tavallisesti alle viisi minuuttia, kun perinteinen paperiprosessi voi viedä päiviä tai viikkoja.

Sähköinen allekirjoitus on nykyaikana välttämätön työkalu, joka tekee sopimusprosesseista nopeampia, turvallisempia ja kätevämmiksi kaikille osapuolille. Valitsemalla tarpeisiisi sopivan ratkaisun säästät aikaa ja parannat samalla asiakirjojesi turvallisuutta merkittävästi.