Tuntikirjausohjelma – Hoida työaikakirjanpito oikein

Sisällysluettelo

Onko työaikakirjanpito pakollinen?

Kyllä. Työaikakirjanpito on lakisääteinen velvollisuus, joka koskee lähes kaikkia työnantajia.

Tuntikirjausohjelma tekee tästä velvoitteesta hallittavan ja läpinäkyvän. Tässä blogissa käymme läpi, mitä työaikalaki edellyttää, millaisia tietoja on dokumentoitava, ja miten oikea järjestelmä varmistaa lainmukaisuuden vaivattomasti.

Työaikalaki velvoittaa kaikkia työnantajia

Työaikalaki (872/2019) edellyttää, että työnantaja pitää työntekijäkohtaisesti kirjaa tehdyistä työtunneista ja niistä maksetuista korvauksista. Tämä velvollisuus koskee kaikkia työnantajia, toimialasta ja yrityksen koosta riippumatta.

Poikkeuksia ovat lähinnä ylimmän johdon tehtävät sekä tietyt itsenäisesti työskentelevät työntekijäryhmät. Näissä tapauksissa työaikaa ei ole ennalta määritelty eikä valvottu, jolloin kirjanpitovelvollisuus ei ole voimassa.

Laiminlyönneistä voi seurata työsuojeluviranomaisen toimenpiteitä, ja vakavimmillaan kyse voi olla työaikarikkomuksesta rikoslain tarkoittamassa mielessä.

Mitä työaikakirjanpitoon tulee merkitä?

Työaikalaki sallii kaksi dokumentointitapaa:

1) Poikkeamaperusteinen kirjaus
Kirjataan vain varsinaisen työajan ylittävät työt (ylityö, lisätyö, hätätyö, sunnuntaityö) ja niistä maksetut korvaukset.

2) Kokonaiskirjaus
Kirjataan kaikki tehdyt työtunnit, ja niiden sisällä erotellaan mahdolliset korvaukseen oikeuttavat tunnit ja lisät.

Molemmat tavat ovat lainmukaisia, kunhan ne on toteutettu selkeästi, työntekijäkohtaisesti ja sisältävät tiedot maksetuista korvauksista.

Tuntikirjausohjelma helpottaa lakisääteisen kirjanpidon toteuttamista

Manuaalinen kirjaaminen – esimerkiksi paperilla tai Excelissä – on työlästä, virheherkkää ja vaikeasti hallittavaa. Tuntikirjausohjelma automatisoi suuren osan tästä työstä ja tekee kirjanpidosta luotettavaa ja läpinäkyvää.

Hyvän järjestelmän avulla:

· Tiedot kirjautuvat reaaliaikaisesti työntekijäkohtaisesti

· Työtuntien tyypit (perus, ylityö, lisätyö jne.) erotellaan automaattisesti

· Korvaukset lasketaan ja dokumentoidaan oikein

· Raportit ovat helposti saatavilla työsuojeluviranomaisia tai palkanlaskentaa varten

· Tiedot säilyvät digitaalisesti, tietoturvallisesti ja lain vaatiman ajan

Finago Time – tuntikirjausratkaisu suomalaisille yrityksille

Työajanseurantaohjelmamme Finago Time on suunniteltu erityisesti suomalaisen työaikalainsäädännön pohjalta. Se täyttää kaikki lain vaatimukset ja toimii saumattomasti osana palkanlaskentaprosessia.

Keskeisiä ominaisuuksia:

· Mobiilikäyttö

· Hyväksymiskierto

· Integraatiot HR- ja palkkajärjestelmiin

· Automaattinen tiedon säilytys ja raportointi

Investointi oikeaan järjestelmään säästää aikaa, vähentää virheitä ja varmistaa lain noudattamisen – ilman ylimääräistä hallinnollista kuormaa.

Tutustu Finago Time -ratkaisuun