Työvuorosuunnitteluohjelman hankinta – Selvitä nämä kysymykset ennen ohjelman valintaa

Työvuorosuunnitteluohjelman hankinta voi tuntua monimutkaiselta ja hankalalta, etenkin tilanteen ollessa organisaatiolle täysin uusi. Mitä kaikkea tulisi ottaa huomioon? Mitä täytyisi osata kysyä järjestelmätoimittajilta? Aikaa ei välttämättä olisi tehdä kunnollista vertailua, eikä edes tietoa mitä tulisi vertailla. Tämän tuskan keskellä voi tuntua jopa helpommalta jatkaa vanhoilla työkaluilla, kuin miettiä uusia ratkaisuja.

Työvuorosuunnitteluohjelman hankinta ei kuitenkaan ole niin monimutkainen prosessi kuin usein kuvitellaan ja tämän postauksen vinkeillä asiassa pääsee hyvin alkuun!

1. Käyttötarve – Minkä ongelman työvuorosuunnitteluohjelman hankinta ratkaisee?

Voisi olettaa, että kaikilla työvuorosuunnitteluohjelmaa hankkivilla on sama perustarve – saada työvuorot suunnitelluksi. Tämä on toki totta, mutta usein taustalla on tarkempi ajatus siitä, kuinka tämän tulisi tapahtua. Joku haluaa löytää mahdollisimman yksinkertaisen työkalun, johon kirjata perusvuorot, toinen etsii järjestelmää, joka suunnittelee vuorot automaattisesti, ja kolmas taas etsii ratkaisua, jonka avulla voi tehdä esimerkiksi kiertäviä työvuorolistoja. Joku haluaa ehdottomasti nähdä tuntikohtaisen miehitysvahvuuden, kun taas toiselle riittää tieto siitä, että kaikkien viikkotyöaika täyttyy. Jotta ohjelmistotoimittaja voi palvella asiakasta mahdollisimman hyvin, on tärkeää tuoda ilmi, millaista ohjelmaa on etsimässä, jos tarve on kirkkaana omassa mielessä.

Aina asiakas ei kuitenkaan itsekään tiedä millaista ohjelmistoa on etsimässä. Etenkin jos kyseessä on ensimmäinen ohjelmistohankinta, voi olla hankala hahmottaa, millaisia vaihtoehtoja markkinoilla on ja mikä on ylipäänsä mahdollista.

Kokeneen ohjelmistomyyjän tunnistaa siitä, että hän kuuntelee asiakkaan tarvetta ja toimintatapaa, ja osaa sen perusteella suositella tarpeeseen sopivaa ratkaisua, ja tuoda ilmi ominaisuuksia, joista asiakas voisi hyötyä. Hyvä myyjä tunnistaa asiakkaan tarpeen jo muutaman minuutin keskustelun pohjalta, ja osaa esittää tarjoamansa ratkaisun selkeästi ja ymmärrettävästi. Ammattimaisen myyjän tunnistaa myös siitä, että hän kertoo rehellisesti, mikäli hänellä ei ole asiakkaan tarpeita vastaavaa ratkaisua.

2. Selainpohjainen vai koneelle asennettava työvuorosuunnitteluohjelma?

Työvuorosuunnitteluohjelman hankinta vaiheessa kannattaa miettiä missä ohjelmaa käytetään? Halutaanko tietylle koneelle asennettava ohjelmisto, vai selainpohjainen ratkaisu, joka on käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta? Onko tarvetta käyttää ohjelmaa mobiilisti älypuhelimella? Käyttötarpeet ja -toiveet on hyvä ottaa huomioon hankintavaiheessa ja kertoa niistä myyjälle heti ensi metreillä. Mikäli omia toiveita tämän suhteen ei ole, kannattaa kysyä myyjältä, mitä hyötyjä ja toisaalta myös mahdollisia haittoja eri vaihtoehdoissa on. Asiantuntevan myyjän tunnistaa tässä kohti siitä, että hän osaa keskustella asiasta laajasti, eikä ainoastaan tuota ylisanoin kuorrutettua kertomusta tarjoamansa ratkaisun eduksi.

3. Millaisia käyttöoikeuksia työvuorosuunnitteluohjelmalle tarvitaan?

Onko tarve rajata työvuorosuunnitteluohjelman oikeuksia eri yksiköiden esimiehille, tai kenties antaa oikeudet myös työntekijöille? Onko tarkoitus, että työntekijät voivat jättää työvuorotoiveita tai kirjata omia työaikamuutoksia? Nämä ovat kysymyksiä, joita jokaisen työvuorosuunnitteluohjelman hankintaa tekevän kannattaa miettiä. Monesti ohjelmistohankinta tuntuu monimutkaiselta, ja saatetaan ajatella, että riittää kunhan esimiehillä itsellään on oikeudet. Pienemmissä yrityksissä tämä monesti aluksi riittääkin. Ohjelmisto on monesti hyvä ottaa käyttöön siten, että esimiehet ehtivät rauhassa perehtyä ominaisuuksiin ennen mahdollista jalkautusta työntekijätasolle asti. Vaihtoehtoja kannattaa kuitenkin tarkastella hieman pidemmällä perspektiivillä, sillä tässäkin asiassa ”nälkä kasvaa syödessä”. Kun ohjelma on hyvin esimiesten hallussa, on luontevaa miettiä ohjelman jalkautusta myös työntekijöille. Siksi kannattaa valita ohjelmisto, joka tarjoaa mahdollisuuksia käytön laajennukseen portaittain, ja jossa käyttöoikeuksien luominen ja muokkaaminen on helppoa ja nopeaa.

4. Tarvitaanko integraatioita muihin ohjelmistoihin?

Halutaanko, että työvuorosuunnitteluohjelma ”keskustelee” myös palkanlaskennan ohjelmiston kanssa? Parhaimmillaan uuden työvuorosuunnitteluohjelmiston hankinta mahdollistaa koko prosessin sähköistämisen aina työvuorosuunnittelusta palkanlaskentaan asti. Tämä säästää kaikilta osapuolilta aikaa, ja pienentää myös virheiden mahdollisuutta, kun tunnit toimitetaan järjestelmällisesti tietyssä muodossa ilman manuaalista naputtelua. Tässä kohtaa ei kannata pelätä monimutkaisuutta, tai ajatella, että pitäisi omata tekninen tausta voidakseen harkita tällaista; riittää, että asiakas ilmaisee kiinnostuksensa prosessin sähköistämiseen ja sen jälkeen myyjä opastaa kuinka se saadaan tapahtumaan. Jos asiakas on ulkoistanut palkanlaskennan tilitoimistolle, asia hoidetaan yleensä suoraan palkanlaskijan kanssa.

5. Miten järjestelmätoimittajan asiakaspalvelu toimii?

Onko järjestelmätoimittajan käyttötuki miten tavoitettavissa? Kuuluuko tukipalvelu hintaan vai onko se hinnoiteltu erikseen? Onko ohjelmaan mahdollista saada käyttökoulutusta ja myöhemmin mahdollisia lisäkoulutuksia? Nämä kysymykset ovat käytön onnistumisen kannalta erittäin keskeisiä. Ostotilanteessa kannattaa selvittää asiakaspalvelun aukioloajat, ja kuinka nopeasti yhteydenottoihin vastataan. Myyjältä voi myös kysyä, ovatko yrityksen muut asiakkaat olleet kuinka tyytyväisiä saamaansa asiakaspalveluun?

6. Hinnoittelu – Mitä ilmoitettu hinta sisältää?

Kuten joka asiassa, hinta asettaa toki omat raaminsa hankinnoille. Ohjelmistojen hintoja vertaillessa, kannattaa huomioida myös se, mitä ilmoitettu hinta sisältää. Kuuluuko käytön opastus hintaan? Entä jatkuva käyttötuki? Käyttäjätunnukset? Mahdolliset lisäominaisuudet? Eri ohjelmistoilla voi olla erilainen hinnoittelustrategia, ja se tekee hintavertailun osaltaan vaikeammaksi, joskaan ei mahdottomaksi. Täytyy vain huomioida, että hinnat eivät välttämättä ole suoriltaan vertailukelpoisia. Valveutunut ostaja kysyy mitä hinta sisältää, ja toisaalta myös hyvä myyjä osaa kertoa kattavasti, mitä vastinetta ostaja rahoilleen saa.

Hyvin valittu ohjelmisto palvelee pitkälle tulevaisuuteen

Ohjelmistohankinnat ovat tärkeitä ja merkittäviä hankintoja yrityksessä. Ei ainoastaan taloudellisesti, vaan myös yrityksen toiminnan ja prosessien kannalta. Siksi on tärkeää tehdä valinta huolella, jotta ratkaisu on onnistunut ja pitkäkestoinen. Siitäkin huolimatta, kannattaa uskaltaa tehdä päätös! Ohjelmistohankintaa ei pidä pelätä. Kun valitsee kokeneen ohjelmistotoimittajan, voi jättää käyttöönottoprojektin huoletta toimittajan osaaviin käsiin. Järjestelmätoimittaja on tehnyt yleensä satoja käyttöönottoja, ja he tietävät, mitä tietoja tarvitaan ja osaavat kysyä oikeat kysymykset. Usein huomataan, että vaikein vaihe oli nimenomaan päätöksenteko – sen jälkeen asiat sujuvat usein yllättävänkin helposti.