Opas: Työvuorosuunnittelun neljä sudenkuoppaa

Ennen vanhaan sudenkuopilla todellakin pyydystettiin susia. Kuoppa kaivettiin suden kulkureitille ja ansa peitettiin havuilla, ettei sitä
huomaisi. Tänä päivänä sudenkuoppa tarkoittaa asioiden tekemistä virheellisellä tavalla,
johon helposti erehtyy. Ja sudenkuoppaan putoaminen aiheuttaa tavalla tai toisella tappion.
Työvuorosuunnittelussa on neljä keskeistä
sudenkuoppaa, joihin voi erehtyä, kun asioita
ei tehdä tavoitteellisesti ja suunnitelmallisesti.
Sitähän työvuorosuunnittelu on – henkilöresurssien suunnittelua ja hallintaa.

1 Ei lasketa kannattavuutta

Ensimmäinen sudenkuoppa on kannattavuus. Yritys saa tuloja myymistään tuotteista ja palveluista, mutta tulojen saaminen edellyttää taloudellisia uhrauksia, joita kuluiksi kutsutaan. Kannattavuuden aste siis muodostuu yksinkertaisesti tulojen ja kulujen suhteesta. Kannattavuutta laskettaessa on tärkeää, että kukin kulu osataan kohdistaa oikeaan tuloon, jolloin tulos voidaan mitata.

Palvelualan yrityksissä tärkein yksittäinen kulu on palkkakulut ja niihin liittyvät henkilösivukulut. Tehokkaan työvuorosuunnittelun tavoitteena on, että tulot ja tehdyt työtunnit ovat oikeassa suhteessa keskenään. Toisin sanoen liian suuret palkkakustannukset merkitsevät, että työskentely on tehotonta. Toisaalta liian pienet palkkakustannukset ilmenevät todennäköisesti huonona asiakaspalveluna.

Henkilöstökulut eivät ole hyvin hallinnassa, jos työvuorojen suunnittelumahdollisuuksiin ei ole riittävästi perehdytty ja mahdollisuuksia hyödynnetty. Olemme käytännön työelämässä havainneet, että työvuorot on helpointa suunnitella kiinteänä vuorojärjestelmänä tai niin sanottuna kiertävänä työvuorolistana. Tällöin työvuorot toistuvat samanlaisina ja ovat samanmittaisia yleensä tunnin tarkkuudella tai ajatteluna ”aamuvuoro” ja ”iltavuoro”.

Ruuhka-aikoina palkataan tarvittavat lisähenkilöt ja hiljaisina aikoina on tarpeetonta henkilökuntaa. Jos tilan – ne on tämä, on syytä unohtaa vanhat tottumukset ja aloittaa työvuorojen suunnittelussa uusi aika. Ensimmäinen askel on asettaa tehtäville työtunneille tavoite. Suunnitellaan työvuorot asiakaskäyntien tai myynnin määrien mukaisesti. Henkilökuntaa tarvitaan kullekin aukiolotunnille laskettavissa oleva määrä.

Tehokkaan työvuorosuunnittelun periaatteita

Tehokas työvuorosuunnittelu alkaa tehotavoitteen asettamisesta. Tavoitteen pitää olla yksinkertaisesti mitattavissa ja laskettavissa. Yleensä se perustuu työtunteihin, myyntiin ja asiakaskäynteihin.

Suunnittelun pohjana voi hyvin käyttää edellisen vuoden toteutuneita myyntejä tai asiakaskäyntejä, sillä ne yleensä toteutuvat samankaltaisina viikosta toiseen eri viikonpäivinä ja kellonaikoina. Poikkeuksena juhlapyhät, loma-ajat ja erilaiset ihmisiä kokoavat tapahtumat. Toteutuneet luvut saadaan esimerkiksi kassajärjestelmästä päivittäin tai jopa aukiolotunneittain.

Työvuorosuunnittelussahan suunnitellaan työtunteja – suunnittelemalla esimerkiksi kahdeksan tunnin työvuoron, suunnittelet siis kahdeksan tuntia työtä. Sen vuoksi suunnitteluvaiheessa on helpointa hahmottaa tavoite, kun suunnitteluohjeena ovat tavoitetyötunnit, jotka saisi käyttää joko päivän tai jopa tunnin aikana. Tehotavoitteen tunnuslukuja voivat olla:

• Myynti/työtunti (= kuinka paljon myyntiä on oltava kutakin työtuntia kohti)
• Asiakaskäynnit/työtunti (= kuinka monta asiakaspalvelutapahtumaa työntekijä hoitaa kunkin työtunnin aikana)

Tehotavoitteen asettamisen ja myynnin ja/tai asiakaskäyntien ennakoimisen jälkeen on helppo laskea tarvittavat työtunnit.

Työtuntitarpeen selvittyä suunnittelemme työvuorot sen mukaiseksi hyödyntäen:

• Työvuorojen pituuksien vaihteluita
• Työvuorojen porrastuksia
• Osa-aikaisten työntekijöiden käyttöä
• Työtekijöiden kykyä tehdä monenlaisia tehtäviä tai oppia tekemään niitä
• Työntekijöiden mahdollisuutta työskennellä eri työpisteissä

Havainnollistaaksemme kannattavuuden laskennan merkitystä, esitämme seuraavassa esimerkin elävästä elämästä. Kysymyksessä on yksitoimipaikkainen pienehkö palvelualan yritys, jolla oli kannattavuusongelmia. Analysoimme yrityksen työvuoroja ja myyntejä. Työvuorolistat tehtiin henkilökunnalle, joita olivat yrittäjä itse, neljä kokoaikaista ja kolme osa-aikaista työntekijää. Toteutetun työvuorolistan heikkouksia olivat:

• työvuorot suunniteltiin kiinteinä kahdeksan tunnin pituisina
• työvuorot tehtiin tunnin tarkkuudella
• Kokoaikaisten työntekijöiden kanssa oli sovittu, että he tekevät vuoroja vain arkipäivisin maanantaista perjantaihin
• Viikonloput tehtiin osa-aikatyönä

Suunnittelimme työvuorot uudelleen seuraavasti:

• Tehotavoitteeksi asetimme 250 € / työtunti, joka oli parhaan viikonpäivän teho, sillä päätimme, että jokainen päivä on yhtä tehokas kuin viikon paras päivä
• Selvitimme kassaraporteilta päiväkohtaisesti myynnit tunneittain
• Kohdistimme työvuorot tuntikohtaisen myynnin mukaan
• Suunnittelimme työvuorot vaihtelevan mittaisina (lyhyimmillään 6 ja pisimmillään 9 tunnin pituisina vuoroina)
• Työvuorot suunniteltiin 15 minuutin tarkkuudella Koko- ja osa-aikaisille annettiin työvuoroja kaikkina viikonpäivinä

Seuraavaksi suunnittelimme samoilla periaatteilla työvuorolistat uudelleen ja havaitsimme, että kankeista suunnitteluperiaatteista johtuen työtunteja ”tuhlataan” keskimäärin 25 tuntia viikossa. Vuositasolla se merkitsi noin 1 300 tuntia ja kustannuksina 25 000 euroa vuodessa. Korjausliikkeen ansiosta yrityksen tulos parani viisi prosenttiyksikköä ja tappiollisesta hienoisesti kannattavaksi. Kannattavuuden edelleen parantamiseksi on edessä päätöksiä myös muilla liiketoiminnan alueilla, kuin henkilöresurssien suunnittelussa. Työvuorojen suunnittelujärjestelmän muutoksen yhteydessä jouduttiin henkilökunnalle, etenkin kokoaikaisille työntekijöille perustelemaan muutosta vakiintuneisiin käytäntöihin. Keskeiset argumentit muutoksille olivat, että menestyvä yritys on turvallinen työnantaja sekä palvelukokemuksen keskeinen merkitys asiakasuskollisuudelle.

Yllä olevissa taulukoissa näkyvät vanhat ja uudet työvuorot yhden päivän osalta. Päivän aikana tarvitaan sama määrä henkilöitä, mutta kokonaistyöaika on kolme tuntia vähemmän. Lisäksi asiakaspalvelu paranee, kun työvuorot on kohdistettu paremmin asiakasvirran mukaan.

2 Unohdetaan oikeudenmukaisuus

Toinen sudenkuoppa on oikeudenmukaisuus. Työvuorot tulee suunnitella niin, että työntekijät kokevat tulleensa kohdelluksi tasapuolisesti. Palvelualoilla tehdään yleensä vuorotyötä, jonka vuoksi lepoajat ovat tärkeitä. Hyvä periaate on suunnitella vapaapäivää edeltävä työvuoro alkamaan aamusta ja vapaapäivältä palaaminen töihin iltavuoroon.

Vapaapäivien sijoittaminen parilliseksi kahden päivän vapaaksi kannattaa myös huomioida mahdollisuuksien mukaan. Erityisen tärkeää on huomioida parillisten vapaapäivien yhdistelmien, lauantai-sunnuntai ja sunnuntai-maanantai tasapuolinen antaminen siten, että näitä vapaapäiväyhdistelmiä on pitkässä juoksussa kaikilla työntekijöillä saman verran.

Esimerkki työaikatoiveiden esittämisestä:

Kategoria 1 – Toiveet Henkilökohtaiset, ei ”pakolliset” menot, kuten esimerkiksi harrastus, vanhan ystävän tapaaminen yms.

Kategoria 2 – Välttämättömät toiveet Esimerkiksi perhejuhlat, joihin usein työehtosopimuksessakin on velvoite antaa vapaapäivä

Kategoria 3 – Työaikarajoitteet Esimerkiksi opiskelijoilla koulupäivät rajoittavat työn tekemistä tiettyinä päivinä ja kellonaikoina ja niistä tulee sopia esimiehen kanssa erikseen etukäteen

Vuorotyö edellyttää työntekijöiltä joustavuutta ja oman elämän ja omien menojen sovittamista työvuorojen mukaan. Sen vuoksi on reilua, että he voivat esittää vapaapäivätoiveita ja että ne otetaan mahdollisuuksien mukaan huomioon. Henkilökunnan kanssa voi sopia, että vapaapäivätoiveet tai tiettyyn kellonaikaan sidottu toive esitetään esimerkin mukaisella tavalla, jolloin esimiehen on helppo arvioida toiveen tärkeysaste työntekijälle.

Palvelualoilla vuorolisät ja pyhätyökorvaukset ovat merkittävä osa palkkausta. Sen vuoksi kannattaa kuunnella myös toiveita työvuoroista. Elämäntilanteen mukaan yhdelle työntekijälle sopii työskennellä iltaisin ja viikonloppuisin, toiselle taas vapaa-aika vaikkapa perheen kanssa näinä aikoina voi olla rahaa merkityksellisempi asia.

”Henkilökunnan kanssa voi ja kannattaa sopia työvuoroista kaikkia miellyttävällä tavalla”’ Nykyään liike-elämässä puhutaan usein win-win-tilanteesta, jolloin kaikki voittavat jollain tavalla. Mikä onkaan parempi tilanne kaikkien eduksi, kuin huomioida myös nämä työvuoroihin kohdistuvat työntekijöiden toiveet?

Tarjoa lisätyötä osa-aikaisille työntekijöille ja sijaisille

Yksi osa esimiehen työtä on varmistaa asiakaspalvelutason säilyttäminen. Viikoittain tulee väistämättä tilanteita, että työntekijä joutuu jäämään sairauslomalle tai tulee yllättäen iso tilaus, johon tarvitaan lisää henkilökuntaa. Tarjoa näissä tilanteissa vapaita työvuoroja omalle henkilökunnallesi.

Palvelutoimialoilla tehdään paljon osa-aikatyötä ja työsopimuksessa sovitaan esimerkiksi viikkotyötuntien taattu määrä. Toimialoilla työskentelee myös sijaisia, joille ei ole sovittu työtuntitakuuta. Työsopimuslaissa edellytetään lisätyön tarjoamista omille osa-aikaisille työntekijöille. Lakia tulee noudattaa, mutta tämä on sinulle esimiehenä myös iso mahdollisuus hyödynnettäväksi ja voittajatilanteen luomiseksi.

Kun tarjoat työvuoroja omille osaaikaisille työntekijöillesi tai sijaisille, he sitoutuvat entistä paremmin yritykseen, joka tarjoaa heille lisätyötunteja. Tällä tavalla työvuoroon tulee henkilö, joka entuudestaan tuntee talon työskentelytavat ja konseptin. Lisätyötä tarjoamalla edistät myös työntekijöiden liikkuvuutta eri toimipaikoissa ja eri työtehtävien oppimista yrityksen sisällä. Palvelualoilla käytetään paljon vuokrattua työvoimaa, mutta tarjoamalla työvuoroja omille osa-aikaisille työntekijöillesi, voit saada aikaan merkittäviä kustannussäästöjä

3 Ei huomioida asiakaspalvelun tasoa

Kolmas sudenkuoppa on asiakaspalvelu. Se on hyvää, kun se vastaa asiakkaan odotuksia tai jopa ylittää ne. Keskinkertainen tai huono asiakaspalvelu voi johtaa siihen, että palvelua ei haluta ostaa enää uudelleen. Asiakaspalvelun pitää siis olla jatkuvasti tasokasta, koska huonoa asiakaspalvelukokemusta on erittäin vaikea paikata. Hyvä asiakaspalvelu on paras mahdollinen käyntikortti yritykselle ja tyytyväiset asiakkaat yleensä kertovat myös tuttavilleen saamastaan palvelusta. Mutta niin he kertovat valitettavasti myös epäonnistuneesta asiakaspalvelukokemuksesta.

Työvuorojen kohdistaminen asiakasvirtojen mukaan

Kun aiemmin kuvasimme kannattavuuden laskentaa, huomaamme, että kannattavuus ja hyvä asiakaspalvelu voivat kulkea käsi kädessä. Kun työvuorojen suunnittelu perustuu asiakasvirran arviointiin – joko myyntiin tai asiakaskäyntien määrään – päästään lopputulokseen, jossa työntekijöitä on oikea määrä kullakin hetkellä. Jokainen meistä tunnistaa marketin kassajonossa, onko työvuorot suunniteltu hyvin vai huonosti.

Luonnollisesti yrityksessä on myös muitakin, kuin asiakaspalveluun liittyviä tehtäviä. Tulee arvioida, mitä aikataulutettuja töitä eli ennalta määrättyyn aikaan tehtäviä töitä on. Ja mitä varastoituvia töitä on, mikä tarkoittaa, että on tehtäviä jotka ovat olemassa, mutta niiden tarkkaa suorittamisaikaa ei tarvitse ennalta määritellä. Mutta yhtä kaikki, palvelualan yrityksessä asiakasvirtaan perustuva arviointi on tärkein kriteeri.

4 Laiminlyödään johtaminen

Neljäs sudenkuoppa liittyy johtamiseen. Johtaminen on tavoitteellinen tapa ohjata ihmisten toimintaa siten, että tulokset ovat parempia kuin ilman johtamista. Yrityksessä ihmiset tekevät päivittäin tulokseen vaikuttavia päätöksiä. Heille annetaan siten jatkuvasti tulosvastuuta. Tässä kohtaa kuvaan astuu johtaminen – ihmisille pitää antaa selkeät tavoitteet toiminnalle ja toteutuneet tulokset pitää voida myös mitata. Eikä ole pahasta sekään, jos ihmisiä kannustetaan palkitsemalla onnistumisesta. Aiemmin kuvatut asiat – kannattavuus, oikeudenmukaisuus ja asiakaspalvelu asettaa seuraavanlaiseen matriisiin. Kuvitellaan, että meillä on neljä työpistettä A, B, C ja D. Kunkin työpisteen työvuorosuunnittelun tekee eri esimies. Johtamisen haaste on, että kaikkien työpisteiden työvuorosuunnittelu pitäisi saada toimimaan samaan suuntaan ja samaan tahtiin.

• Työpisteessä A kaikki on kunnossa ja työvuorosuunnittelussa huomioidaan niin kannattavuus, asiakasvirrat kuin työntekijöiden tasapuolinen kohtelukin – paljonkaan parannettavaa ei ole
• Työpisteen B toimintaan yritysjohdon pitäisi kiinnittää erityistä huomiota, koska parannettavaa on joka saralla
• Työpisteessä C kannattavuus on hyvä, mutta onko asiakaspalvelu ja tasapuolisuus kohdallaan pitkällä tähtäimellä tavoitteiden saavuttamiseksi?
• Entä työpiste D, jossa asiakaspalvelu on kohdallaan, mutta kannattavuus sivuseikka

Edellisellä kuvalla pyrimme havainnollistamaan, että jokaisen työpisteen kannattavuutta, asiakaspalvelua ja tasapuolisuutta ei ole mahdollista kohentaa, jos kaikki on kunnossa. Mutta hyvällä johtamisella päästään tasalaatuisuuteen. Tunnistetaan työpisteet, joissa on ongelmia ja mitä ne ongelmat koskevat.

Johdon tehtävä on tavoitteita asettamalla ja niiden toteutumista seuraamalla sparrata nämäkin työpisteet ja esimiehet parhaiden joukkoon. Muita tuotannontekijöitä, kuten raaka-aineita tai tavaravarastoa seurataan yleensä tarkkaan, jotta hävikkiä ei syntyisi. Aivan samalla tavalla voidaan johtaa henkilötyöresurssin käyttöä.

Tavoitteiden asettaminen ja tulosten mittaaminen

Kohdassa kannattavuus puhuimme tavoitteiden asettamisesta. Työvuoroja suunnitteleville esimiehille tulee antaa selkeät tavoitteet. Tulosten mittaamista tukee tietojärjestelmä, joka antaa yh[1]teismitallista vertailutietoa työpisteistä, toimipaikoista ja koko yrityksestä. Hyvä tietojärjestelmä seuraa:

• budjettia, joka on yhdessä sovittu tavoite vuodeksi eteenpäin
• Ennustetta, johon esimies voi huomioida lyhyemmällä aikavälillä tapahtuvat muutokset ja reagoida niihin – muutoksia voivat aiheuttaa esimerkiksi erityistapahtumat tai myyntikampanjat
• Toteutunutta todellisuutta
• Vertailun vuoksi edellisen vuoden toteutuneita tietoja

Kannustava palkitseminen

Tavoitteiden saavuttamisesta kannattaa palkita, koska se kannustaa esimiestä ja työtiimiä parempaan kannattavuuteen ja asiakaspalveluun. Tulospalkkauksella on mahdollista saada aikaan positiivinen hyvä kierre. Kun tulospalkkausta suunnitellaan, tulee ottaa huomioon, että tavoitteena olevan tuloksen tunnistaminen ja mittaaminen ovat riittävän yksinkertaisia. Silloin tulospalkkauksessa on selkeä logiikkaa tuloksen ja maksetun korvauksen välillä.

Tulospalkkio voidaan maksaa rahana, jonka saaja kokee konkreettisena palkintona onnistumisesta. Mutta palkkio voi olla muutakin, esimerkiksi osallistuminen johonkin tapahtumaan, jolloin jos saajana on erimerkiksi työtiimi, kohottaa se myös me-henkeä.

Tietotekniikka työvuorosuunnittelun tukena

Työvuorojen suunnittelun sudenkuopat voidaan välttää, kun tukena on tietojärjestelmä, joka on suunniteltu niin johdon, esimiesten kuin työntekijöidenkin avuksi. Järjestelmä tukee koko prosessia työvuorojen suunnittelusta palkanlaskentaan.

Kannattavuutta voidaan tarkastella jo työvuorojen suunnitteluvaiheessa ennen työvuorolistan julkistamista. Järjestelmä huomioi työntekijöiden toiveet ja työvuorojen tasapuolisuuden. Henkilöresurssit kohdistetaan asiakasvirtojen mukaan ja se takaa asiakaspalvelun sujuvuuden. Järjestelmä tarjoaa myös yritysjohdolle mahdollisuuden tavoitteiden asettamiseen ja tulosten seurantaan.

Mepco Maraplan – tehokas työkalu työvuorosuunnitteluun

Mepco Maraplan on tehokas työkalu henkilöstöresurssien suunnitteluun ja hallintaan. Ohjelmistolla on jo tuhansia käyttäjiä noin 3000 asiakastoimipaikassa. Ota sinäkin käyttöösi työvuorosuunnittelun tehokas ja helppokäyttöinen ohjelma. Työvuorojen suunnittelu käy helposti ja nopeasti. Tuntien laskenta palkanlaskentaan on täysin automatisoitu. Esimiesten työajan säästö on ollut asiakkaidemme kokemusten mukaan merkittävää. Työvuorot pystytään kohdistamaan asiakasvirtojen mukaan, jolloin työajat käytetään mahdollisimman tehokkaasti. Kustannuksia säästyy, kun ohjelmisto ohjaa suunnittelua annettujen tavoitteiden mukaan ja tuottaa ennusteet kustannuksista sekä työtunneista jo työvuorojen suunnitteluvaiheessa.

Tehosta työvuorosuunnitteluasi vaivattomasti Mepco Työvuorovelholla. Oletko valmis sujuvampaan työvuorohallintaan ja parempaan tehokkuuteen? Tutustu Mepco Työvuorovelhoon ja katso, miten se voi muuttaa liiketoimintaasi jo tänään.