Työsuhdeopas 2.0

Automatisoi työsuhteen elinkaaren hallinta

Työsuhde 2.0 – on Accountor HR Solutionsin kehittämä henkilöstöhallinnon prosessi, joka minimoi manuaalisen työn digitaalisten työvälineiden avulla kaikissa työsuhteen elinkaaren vaiheissa. Lopputuloksena on tehokas työsuhdeprosessi, joka säästää reilusti aikaa. Prosessi ei palvele pelkästään henkilöstöhallintoa ja palkanlaskentaa, vaan koko organisaatiota. Kaikki esimiehistä työntekijöihin hyötyvät täysin digitalisoidusta HR- ja palkkaprosessista

1 Rekrytointi

Rekrytointi ja työmarkkinat ovat olleet suurten muutosten myllerryksessä viime vuosina koronapandemian vuoksi. Työntekijämarkkinat ovat laajentuneet tietyillä toimialoilla toimipaikkojen ulkopuolelle, mikä vaatii myös rekrytoinnilta uudistumista. Kun sijainti on menettänyt merkityksen, voi työntekijöitä rekrytoida koko Suomen alueelta. Etähaastattelut ovat varmasti tulleet jäädäkseen, mikä vaatii rekrytointiin erilaisia työkaluja. Lisäksi etänä rekrytointi voi vaatia rekrytoijalta aivan uudenlaisia taitoja, koska videohaastattelusta puuttuu tietynlainen vuorovaikutus, johon päästään aidossa live-tapaamisessa.

Rekrytoinnin trendit 2020-luvulla

Kaksituhattaluvun kolmannella vuosikymmenellä rekrytoinneissa panostetaan mm. hakijakokemukseen, työnantajamielikuvaan ja uuteen teknologiaan. Tässä mielestämme rekrytoinnin trendit ylitse muiden, joiden kelkkaan kannattaa hypätä nyt, jos haluaa pystyä houkuttelemaan parhaat kandidaatit myös tulevaisuudessa.

Työnantajamielikuvaan panostaminen

Koska työpaikat kilpailevat samoista osaajista pienessä Suomen maassa, työnantajabrändillä on valtava merkitys. Digiaikana työntekijät etsivät paljon tietoa organisaatiosta ennen hakemuksen lähettämistä internetistä ja sosiaalisesta verkostostaan. Parhaat osaajat voittaa se, jolla on houkuttelevin työnantajabrändi. Työnantajamielikuvan rakentamisessa markkinoinnin ja viestinnän lisäksi hakijakokemuksella on suuri rooli.
Kun hakijalle jää hyvä fiilis rekrytoinnista, sana leviää. Myös nykyiset työntekijäsi kannattaa valjastaa brändilähettiläiksi, koska hyvät ja aidot kokemukset kiinnostavat potentiaalisia hakijoita.

Hakijakokemus

Yksi suurimmista trendeistä rekrytoinnissa on hakijakokemus ja siihen satsaaminen. Työnhakijat näkevät hakemuksen tekemiseen aikaa ja vaivaa.
Geneeriset “kiitos, mutta ei kiitos tällä kertaa” -tyyppiset vastaukset jättävät nuivan vaikutelman yrityksestä. Työnhakija voi olla potentiaalinen asiakkaasi tai yhteistyökumppanisi, siispä häntä kannattaa kohdella koko hakuprosessin ajan kunnioittavasti tuli hän valituksi tehtävään tai ei. Lisäksi hyvin kohdeltu hakija vinkkaa mielellään organisaatiosta muillekin. Mielikuva kannattaa pitää positiivisena, mikäli haluaa, että osaaja mahdollisesti hakee muihin vapautuviin tehtäviin myöhemmin. Niin kuin edellisessä kappaleessa jo mainitsimme, positiivinen hakijakokemus on olennainen osa yrityksen työnantajabrändiä.

Modernin teknologian hyödyntäminen

Tekoäly ja automatiikka tulevat nyt myös rekrytointiin entistä vahvemmin. Moderni rekrytointijärjestelmä helpottaa rekrytoijan työtä samalla ottaen huomioon hakijan entistä paremmin. Tekoälyn avulla voidaan esimerkiksi luoda personoituja vastauksia hakemuksiin, mikä jättää hakijoille mieleenpainuvan hakijakokemuksen rekrytoinnista.

Lisäksi teknologian avulla voidaan säästää rekrytoijan aikaa. Automatisoimalla rekrytointiprosessin rutiininomaisia
työvaiheita, säästät aikaa ja voit keskittyä kaikkein tärkeimpään eli ihmisten kohtaamiseen. Kun järjestelmä hoitaa rutiinitehtävät, koko rekrytointiprosessi kulkee joutuisammin ja täytät avoimet paikat nopeammin. Hakijat myös arvostavat sujuvuutta hakuprosessissa.

Kun hakija sitten valitaan, auttaa rekrytointijärjestelmä työsuhteen perustamisessa. Matka työnhakijasta työntekijäksi nimittäin alkaa rekrytointijärjestelmästä, jossa hakemusta täyttäessään kandidaatti täyttää jo osan työsuhteelle oleellisista henkilötiedoista järjestelmään.
Miksi siis kirjata näitä tietoja enää uudelleen myöhemmissä vaiheissa, kun ne voidaan saada integraation avulla suoraan HR- ja palkkajärjestelmään?

Rekrytoija

Modernissa rekrytoinnissa tekoäly ja automaatio ovat rekrytoijan tukena päivittäisessä työssä. Kun järjestelmä poistaa rutiinityövaiheita, jää enemmän aikaa keskittyä ihmiskohtaamisiin. Automatisoitu rekrytointiluvan hyväksymisprosessi nopeuttaa uuden rekryn avaamista ja läpimenoa huomattavasti. Osaajayhteisöön voidaan kerätä potentiaalisia henkilöitä tulevia rekrytointeja varten, jolloin ei tarvitse lähteä liikkeelle aina aivan alusta saakka.

Esihenkilöt

Esihenkilö saa rekrytointiprosessin aikana tarvittavat tiedot rekrytoinnin etenemisestä ja kandidaateista suoraan järjestelmästä. Haastattelujen kalenterointiin ei tarvitse käyttää aikaa, sillä hakija voi varata järjestelmän kautta ajan haastatteluun. Esiperehdytyksen avulla aloittava henkilö on saanut jo osan perehdytyksestään ennen ensimmäistä työpäivää.

Hakija

Hakija saa yksilöllistä palautetta hakemukseensa tuli hän valituksi tai ei. Viestintä rekrytoijan puolelta on tiivistä ja aktiivista. Moderni rekrytointijärjestelmä luo tekoälyn avulla yksilölliset palautteet, joten rekrytoijan aikaa ei kulu viestintään. Hakija kokee tulleensa nähdyksi ja kuulluksi. Hän suosittelee mielellään yritystä muillekin ja aikoo hakea jatkossakin, jos ei tullut nyt valituksi. Jos hän tulee valituksi, hän pääsee tutustumaan tulevaan työhönsä esiperehdytyksen kautta, ja saa näin arvokasta tietoa uudesta työnantajastaan jo ennen ensimmäistä työpäivää.

2 Työsuhteen alku

Palkattava henkilö ja hänen esimiehensä voivat työskennellä eri toimipisteissä. Tällöin työsuhteen perustamiseen liittyvien dokumenttien tekeminen perinteisellä tyylillä vaatisi huonoimmassa tilanteessa sitä, että toisen osapuolen tulisi matkustaa paikasta toiseen tai lähetellä papereita postilla. Onneksi on nykyaikaiset sähköiset työvälineet, joiden avulla tämäkin haaste poistuu.

Ennen palkkaamiseen liittyviä dokumentteja piti kierrättää paperisena yrityksen hyväksymiskäytännön mukaisesti henkilöltä toiselle, nyt koko ketjun voi hoitaa järjestelmän kautta. Lisäksi dokumenttien allekirjoittaminen onnistuu ilman läsnäoloa täysin sähköisesti.

Työsuhteen perustaminen täysin sähköisesti ilman irtodokumenttien pyörittelyä

Rekrytointivaiheessa kerätyt tiedot valitusta työntekijästä voidaan siirtää automaattisesti rekrytointijärjestelmästä suoraan HR-järjestelmään, jolloin henkilön perustiedot ovat uutta työsuhdetta varten jo valmiina järjestelmässä. Tämän jälkeen tarvitsee täyttää vielä työsuhdetta koskevat muut tiedot, jonka jälkeen uudelle työsuhteelle voidaan pyytää HR-järjestelmän kautta tarvittavat hyväksynnät ennen kuin edetään varsinaisen työsopimuksen tekemiseen. Työsopimus voidaan luoda työsuhteen tietojen perusteella automaattisesti täytettynä HR-järjestelmässä olevaan valmiiseen työsopimuspohjaan.

Sitten onkin allekirjoitusten vuoro. Viimeistään tässä vaiheessa irtodokumenttien pyörittäminen alkaa. Jos sopimus lähetetään sähköpostilla, allekirjoittajan pitää tulostaa se, allekirjoittaa ja skannata sekä lähettää takaisin. Mikäli käytetään erillistä sähköisen allekirjoituksen työkalua, dokumentti saadaan kyllä sähköisesti allekirjoitettua, mutta silti se matkaa pdf-tiedostona sähköpostissa koneelta toiselle ja jonkun täytyy se muistaa tallentaa HR-järjestelmään.

Kun sähköinen allekirjoitus on kiinteä osa HR-järjestelmän työsuhteen perustamisprosessia, kaikki turhat manuaaliset vaiheet tippuvat pois. Työsopimus voidaan allekirjoittaa vahvan tunnistautumisen kautta, jonka jälkeen se tallentuu suoraan HR-järjestelmään kyseisen henkilön tietoihin. Yhtään dokumenttia ei tarvinnut tulostaa, skannata, lähettää erillisellä sähköpostilla – saatikka etanapostissa, tallentaa tietokoneelle tai ladata järjestelmään.

Ensimmäinen palkanmaksu

Kun uusi työntekijä aloittaa, työllistää se myös palkanlaskijaa. Onneksi yhtenäisen palkka- ja HR-järjestelmän avulla tieto uuden tekijän aloittamisesta on jo tavoittanut palkanlaskijan ja työsuhdetta koskevat tiedot ovat automaattisesti myös palkanlaskennan käytössä. Enää tarvitaan verokortti ja tilinumero, niin kaikki on valmiina ensimmäistä palkanmaksua varten. Tuntityöntekijöiltä tarvitaan luonnollisesti lisäksi tuntitiedot kuukauden työtunneista.

Vero Api –Rajapinnan kautta verokortit saadaan suoraan palkanlaskentajärjestelmään

Vero API on verottajan rajapintapalvelu, joka helpottaa palkansaajaa ja palkanlaskijaa. Vero APIn avulla työntekijän verotiedot voidaan hakea suoraan verottajalta palkanlaskentaan, eikä työntekijän tarvitse enää muistaa toimittaa paperista tai pdf-muotoista verokorttia palkanlaskentaa varten. Palkanlaskija säästyy odottelulta, kun verokorttitiedot tulevat suoraan järjestelmään. Lisäksi mahdolliset muutosverokortit voidaan helposti noutaa suoraan Vero APIn kautta. Tilinumeron uusi työntekijä voi kätevästi päivittää omiin tietoihinsa HR-järjestelmään, jossa tieto on sen jälkeen suoraan palkanlaskijan käytettävissä.

ESIMIES: Uuden työntekijän tiedot uivat näppärästi rekrytointijärjestelmästä HR-järjestelmään, joten henkilötiedot saadaan kätevästi työsopimukseen. Työsopimuksen kierrättäminen hyväksyjillä sujuu vaivattomasti järjestelmässä. Allekirjoittamiseen ei tarvitse kutsua henkilöitä paikan päälle, vaan sähköinen allekirjoitus osapuolten kesken saadaan hoidettua etänä. Työsopimuksen laatiminen ja allekirjoittaminen sujuu nyt näppärästi. Uuden työsuhteen perustaminen järjestelmään ja työsopimuksen luominen ei vienyt esimieheltä paljonkaan aikaa, kun dokumenttien hyväksyminen ja allekirjoittaminen kävi nopeasti sähköisessä muodossa.

TYÖNTEKIJÄ: Työsopimus kilahtaa salattuna tiedostona allekirjoitettavaksi uuden työntekijän sähköpostiin. Vahvan tunnistautumisen avulla työntekijä pääsee tarkastelemaan työsopimustaan ja allekirjoittamaan sen sähköisesti ajasta ja paikasta riippumatta. Työntekijä ilahtuu, kun verokorttia ei tarvitse muistaa enää erikseen toimittaa uuden työnantajan palkanlaskentaan, vaan palkanlaskenta saa sen Vero APIn kautta. Omien tietojen täydentäminen järjestelmään on yksinkertaista, sillä suurin osa tiedoista on jo tuotuna rekrytointijärjestelmän kautta HR-järjestelmään.

PALKANLASKIJA: Tieto uudesta työntekijästä kulki palkanlaskentaan reaaliajassa järjestelmän avulla. Verokortti saatiin ilman odottelua Vero APIn kautta ja tilinumeron työntekijä on täyttänyt omiin tietoihinsa HR-järjestelmään.

3 Työsuhdetietojen käsittelly yhdessä paikassa tietoturvallisesti

Työsuhdetietojen hajanaisuus on monelle HR-ammattilaiselle tuttua. Tietoja kerätään eri kanavista eivätkä ne ole kaikkien niitä tarvitsevien saatavilla. Hajallaan oleva tieto syö yllättävän paljon aikaa, koska tietoja pitää etsiä ja tallettaa eri paikkoihin. Lisäksi tiedon jakaminen muulle organisaatiolle vie oman osansa työajasta, kun esimiehet ja työntekijät eivät itse pääse näkemään tarvittavaa tietoa.

Jos henkilöstöhallintoa halutaan selkeyttää, keskitetty tietojenkäsittely on avainasemassa. Tähän tarvitaan yhtenäinen HR- ja palkanlaskentajärjestelmä, jossa tietoa käsitellään ja säilytetään yhdessä paikassa. Keskitetyllä tietojen käsittelyllä tarkoitamme järjestelmässä tapahtuvia työsopimus-, työsuhteenperustamis- ja työsuhteenmuutosprosesseja.

Ideana on, että kaikki käyttäjäryhmät käsittelevät tietoa kukin vuorollaan, mutta yhtenä kokonaisuutena. Näin tietoa täydennetään yhteen paikkaan, se pysyy reaaliaikaisena ja kulkee osastolta toiselle esimerkiksi henkilöstöhallinnota palkanlaskentaan. Tällä tavalla vältytään tuplatyöltä ja odottelulta, kun tietoja ei tarvitse kirjata useaan paikkaan ja tiedot ovat heti käytettävissä. Lisäksi datan laatu ei kärsi, kun tieto sijaitsee yhdessä järjestelmässä ja integraatio-ongelmat eivät ole huolena. Kun työsuhdetiedot kerätään yhteen paikkaan, prosessit muokataan tehokkaammiksi ja manuaalisia työvaiheita poistetaan, aikaa vapautuu rutiinitehtävistä tuottavampaan työhön.

Henkilötietojen tietoturvallinen käsittely ja GDPR

Henkilöstö- ja palkkahallinnossa käytetään paljon henkilötietoja, joita tulee suojata EU:n tietosuoja-asetuksen (”GDPR”) mukaisesti. Kyseisten tietojen käsittelyn on oltava kunnossa, jotta työntekijöiden yksityisyyttä voidaan suojata ja oikeuksia toteuttaa GDPR:n mukaisesti. Mikäli henkilötietoja ei käsitellä asianmukaisesti, yritykselle voi myös langeta suuri sakko rikkomuksista. Jos henkilötietoja käsitellään hyvin hajallaan eri paikoissa, on tietosuoja-asetuksen mukaisia toimia hyvin vaikea toteuttaa.

Työsuhteisiin liittyviä tietoja saatetaan kirjata pahimmillaan useaan eri paikkaan: ensin paperilomakkeeseen tai sähköpostiin, sitten esimiehen Excel-taulukkoon ja lopuksi vielä palkanlaskijan omiin tiedostoihin. Mikäli henkilö pyytää yritykseltä kaikki itseään koskevat henkilötiedot nähtäväksi tai poistettavaksi, voi olla lähes mahdoton tehtävä muistaa, mihin kaikkialle tietoa on ajan saatossa kertynyt, jos käytettävissä ei ole tiedon kokoavaa järjestelmää.

Miten moderni HRM järjestelmä takaa GDPR:n toteutumisen

Yhtenäisen HR- ja palkanlaskentajärjestelmän ehdoton etu tiedon keräämisessä ja käsittelyssä on se, että työntekijöiden henkilötiedot ovat yhdessä paikassa. Kun henkilöstöhallintoon ja palkanlaskentaan tarvittavat tiedot henkilöistä löytyvät yhdestä järjestelmästä, tietojen löytäminen on yksinkertaista – myös siinä tilanteessa, jos joku rekisterissä oleva henkilö haluaa tarkastella tai poistaa omia tietojaan.

Hyvässä järjestelmässä on huomioitu sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatteita. Muutamia esimerkkejä nostaaksemme, järjestelmän käyttöoikeudet on määritelty niin, että vain aidosti tietoa tarvitsevat tahot pääsevät tietoihin käsiksi. Lisäksi esimerkiksi henkilötunnuksen loppuosa ei tulostu verkkopalkkalaskelmalle. Tietosuoja on huomioitu myös lokitietojen osalta: järjestelmässä lokitietoihin tallentuu myös henkilötietojen käsittelyn historia. Lokiin jää jälki tietojen katseluista, niihin tehdyistä muutoksista ja mahdollisista poistoista selitteineen. Näin henkilötietojen käsittely voidaan tarvittaessa raportoida seikkaperäisesti ja GDPR:n mukaisesti.

GDPR:n mukaisesti henkilötiedoilla tulisi olla elinkaari. Tämä tarkoittaa, että tarpeettomat tiedot tulisi poistaa. Järjestelmään voidaankin asettaa tietyille henkilötiedoille poistopäivä tai säilytysaika, joiden perusteella vanhentunutta tietoa on kätevä siivota tietokannasta. Erilaiset järjestelmän mahdollistamat poistoajot helpottavat tietojen poistamista. Ajoja voidaan myös ajastaa, jolloin poisto tapahtuu automaattisesti tiettynä ajankohtana. HR- ja palkkajärjestelmään kannattaakin luoda erilaisia ajoja*, jolla GDPR-vaatimuksiin on mahdollista päästä, näitä voivat olla esimerkiksi seuraavanlaisia:

Työsuhdetietojen poisto kokonaan

Ajo poistaa yli 10 vuotta sitten päättyneiden työsuhteiden tiedot järjestelmästä kokonaan, eikä näihin voi enää poiston jälkeen palata.

Poissaolojen diagnoositietojen poisto

Ajolla voidaan poistaa poissaolojaksoille tallennetut diagnoositiedot.

Vanhentuneiden tietojen poistaminen HR tiedoista

HR-järjestelmiin tallennetaan paljon tietoa, jolloin osa tiedosta voi olla jo vanhentunutta ja osa puolestaan edelleen relevanttia. Ajon avulla vanhentuneet rivit poistuvat HR-tiedoista säilyttäen tarpeelliset.

Lomakkeiden poistoajot

Ajolla on mahdollista poistaa työsuhteeseen tai henkilöön liittyviä lomakkeita ja uuden työsuhteen perustamiseen käytettyjä lomakkeita.

Henkilön tietojen XML-tulostusajo

Työntekijällä on oikeus GDPR:n mukaisesti saada pääsy omiin tietoihinsa sekä kopio niistä ja tietyissä tilanteissa siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Tämä ajo helpottaa edellä mainittujen oikeuksien toteuttamista, sillä ajolla saadaan tulostettua aineisto HRM-järjestelmässä olevista tietyistä henkilötiedoista. *Nämä poistoajot ovat mahdollisia Mepco-järjestelmässä.

4 Työntekijän osallistaminen työsuhteen aikana

Jos ennen työntekijöitä pyydettiin kirjaamaan lomatoiveensa kahvihuoneen seinällä olevaan paperiin, niin nykypäivänä henkilökunta kannattaa valjastaa mukaan käyttämään HR-järjestelmää. Monesti perinteisempiin toimintatapoihin tottuneissa yrityksissä voidaan aluksi vierastaa ajatusta siitä, että henkilöstö pääsisi käsiksi HR-järjestelmään. Ehkä ajatellaan, että heidän opettamisensa järjestelmän käyttöön on hankalaa, pelätään työntekijöiden negatiivista suhtautumista uutta järjestelmää kohtaan tai pelätään heidän tekevän virheitä järjestelmässä. Tämä on kuitenkin usein turha huoli.

Kun HR-järjestelmän käyttöliittymä on intuitiivinen, sen käytön oppii nopeasti. Hyvä järjestelmä ohjaa käyttäjää ja ehkäisee virheitä. Yleensä lyhyehkö koulutus riittää. Lisäksi moni haluaa itse päästä näkemään omat lomasaldonsa, lähettämään lomahakemukset tai täydentää omia henkilötietojaan. Useimmiten HR-järjestelmän käyttöönotto nähdään henkilöstön keskuudessa positiivisena asiana. Sen koetaan lisäävän avoimuutta ja läpinäkyvyyttä organisaatiossa, kun aikaisemmin tiedot ovat olleet hyvin pienen piirin saatavilla palkka- ja henkilöstöhallinnossa.

Kun esimiehet ja työntekijät pääsevät käyttämään HR-järjestelmää, kaikki hyötyvät. Se helpottaa huomattavasti HR- ja palkka-asiantuntijoiden työtä, kun he täyttävät itse tietojaan ja lähettävät lomakkeita järjestelmän kautta. Lisäksi he näkevät järjestelmästä tarpeelliset tiedot ilman, että niitä tarvitsee kysyä henkilöstöhallinnolta tai palkanlaskennasta. Tieto kulkee sujuvasti kautta organisaation, eikä kenenkään tarvitse toimia viestinviejänä.

Työntekijät

HR-järjestelmä mahdollistaa työntekijälle useiden asioiden tekemisen itse ilman, että siihen tarvitaan organisaation muita henkilöitä. Näin säästytään välikäsiltä ja HR:ssä voidaan keskittyä asiantuntijatyöhön rutiinien sijaan.

Mitä työntekijät voivat tehdä?

• Työntekijä voi tarkastella ja tarvittaessa muuttaa omia perustietoja suoraan HR-järjestelmässä, kuten tilinumeroa tai osoitetietoja.
• Luoda lomahakemuksia ja tehdä poissaoloilmoituksia. Sen jälkeen jaksot menevät esimiehelle hyväksyttäväksi ja ne voidaan käsitellä tarvittaessa suoraan palkanlaskennassa.
• Katsella reaaliaikaista lomasaldotilannetta.
• Tarkastella historiaan kertyneitä palkkalaskelmia.
• Syöttää tuntitietoja tuntikirjaussovelluksen kautta esimiehelle hyväksyttäväksi.

Esihenkilöt

Esimiehet pääsevät helposti käsiksi oman tiiminsä tietoihin HR-järjestelmän kautta. Käsitellyt tiedot päivittyvät suoraan HR- ja palkkaohjelmaan.

Mitä esimiehet voivat tehdä?

• Työsuhteen elinkaaren hallinta: uusien työsuhteiden perustaminen, työsuhdemuutokset ja työsuhteen päättäminen.
• Laatia työsopimuksia. Järjestelmä tukee toimintaa erilaisten selkeiden ohjeistusten, päättelyiden ja tarkistusten avulla.
• Hyväksyä alaistensa tekemiä hakemuksia, kuten lomahakemuksia.
• Suorituksen johtaminen (tavoitteet ja keskustelut)
• Osaamisen johtaminen
• Erilaisten työntekijöitä koskevien tietojen raportointi ja seuranta.
• Ottaa vastaan muistutuksia esim. määräaikaisuuden tai koeajan lähestyessä loppuaan
• Ottaa vastaan huomautuksia esimerkiksi hyväksymättä jääneistä lomista tai työaikakirjauksista

HR ja palkanlaskenta

HR:n tehtäväksi jää työntekijöiden ja esimiesten opastus järjestelmän käyttöön. Helppokäyttöinen ja intuitiivinen ohjelma on helppo oppia. Kun opastus on tehty, työntekijät ja esimiehet hoitavat oman tonttinsa ja HR:n työaikaa säästyy. Näin HR- ja palkkahallinnon käytössä on reaaliaikainen data henkilöstöstä ja he voivat keskittyä asiantuntijarooleihinsa, kun tieto kulkee kaikille osapuolille kätevästi järjestelmän kautta.

5 Työsuhteen päättyminen

Kun työntekijä lopettaa, tulee ottaa monta asiaa huomioon. Jos työsuhtee – seen liittyvät asiat on aikanaan hoidettu yhdessä paikassa HRM-järjestelmässä, myös sen päättymiseen liittyvät toimen – piteet hoituvat helpommin, kun tietoa ei tarvitse poistaa ja kerätä eri paikoista.

Lähtevän työntekijän työtodistuksen saa järjestelmästä esitäytettynä työsuhdetta koskevilla tiedoilla. Mahdollinen arviointi kirjataan käsin joko järjestelmään tai suoraan työtodistukselle.

Yhdellä työntekijällä on yllättävän monta tunnusta ja kulkulupaa eri järjestelmiin ja paikkoihin. HR-järjestelmästä saadaan tarvittaessa integraatioiden avulla tieto muihin järjestelmiin työsuhteen päättymisestä, jolloin myös oikeuksien katkaisu onnistuu.

HR-järjestelmässä on lähtöhaastattelua varten oma lomakkeensa. Henkilöstöhallinnon on hyvä käydä keskustelu työstä ja lähdön syistä lopettavan työntekijän kanssa, koska on tärkeää saada palautetta puolin ja toisin.

Jos lähteneen henkilön osaaminen pitää paikata, HR voi selvittää, löytyisikö korvaaja talon sisältä, hakijapankista vai pitääkö paikka avata julkiseen hakuun rekrytointityökalun avulla. Lopputilin maksaminen on niin ikään helppoa, kun kaikki tarpeelliset tiedot saadaan selkeästi suoraan järjestelmästä.

6 Luit juuri miten HR ja palkkaprosessi hoidetaan työsuhde 2.0 mallilla. Se on rakennettu osaksi Mepco-ratkaisua.

Mepco HR– ja palkanlaskentajärjestelmä työsuhteen elinkaaren hallinnassa

Jotta kaikki sujuisi niin kuin oppaassa esitetyssä unelmaprosessissa, tarvitset sopivat työkalut. Yhtenäinen HR- ja palkkajärjestelmä mahdollistaa jouhevan digitaalisen henkilöstö- ja palkkahallinnon prosessin. Sen avulla tieto kulkee täysin sähköisesti koko organisaation läpi. Kun HR- ja palkkajärjestelmä ovat samassa järjestelmässä, henkilöstöön liittyvää dataa pystytään käsittelemään ja säilyttämään yhdessä paikassa tietoturvallisesti. Näin tarvittava tieto on saatavilla kaikille niille, joille se on tarpeen ilman ylimääräisiä välikäsiä. Mepco palkanlaskentajärjestelmään on rakennettu Vero API -rajapinta, jonka avulla verotiedot saadaan suoraan palkanlaskentaan näppärästi verottajalta.

Mepco Allekirjoitus on henkilöstöhallinnon prosessiin kuuluva sähköisen allekirjoituksen ratkaisu

Mepco Allekirjoitus on täysin Mepcon lomakeprosesseihin integroitu, turvallinen sähköisen allekirjoituksen työkalu, jonka ansiosta esimerkiksi työsopimuksen allekirjoittaminen soljuu sujuvasti, ja dokumentti tallentuu automaattisesti järjestelmään kyseisen henkilön taakse. Näin dokumentit pysyvät tallessa ja prosessista jää pois aikaa vieviä turhia vaiheita. Mepco Allekirjoitus on tietoturvallinen tapa allekirjoittaa dokumentit vahvalla tunnistautumisella.

Talentadore- Rekrytointijärjestelmä osana kokonaisratkaisuamme

TalentAdore on paljon enemmän kuin vain rekrytointijärjestelmä. Ratkaisu yhdistää rekrytointijärjestelmän parhaimmat ominaisuudet, tekoälypohjaisen hakijaviestintäteknologian ja älykkään automaation.

Järjestelmä poistaa pullonkauloja rekrytoinnissa ja automatisoi prosessin niitä vaiheita, joihin ihmisen panos tuottaa vähän tai ei lainkaan lisäarvoa. Näin ollen rekrytoijalle jää enemmän aikaa inhimilliseen rekrytointityöhön, joka on avainasemassa positiivisen hakijakokemuksen luomisessa.

TalentAdore tarjoaa intuitiivisen ja käyttäjäystävällisen kokemuksen kaikille sidosryhmille rekrytointiprosessissa. Järjestelmässä voidaan hallita koko rekrytointiprosessi työpaikkailmoituksista rekrytointipäätöksiin, rakentaa dynaamisia osaajayhteisöjä ja perehdyttää uudet työntekijät ennen heidän ensimmäistä työpäiväänsä. TalenAdore on kumppanituotteemme, joka on integroitavissa Mepco HR- ja Palkkajärjestelmän kanssa.

Vieraile Mepcon verkkosivuilla ja tutustu monipuolisiin ominaisuuksiin, jotka voivat tehostaa yrityksesi HR-prosesseja. Löydät sivustolta myös asiakastarinoita, käyttöesimerkkejä ja paljon muuta tietoa, joka auttaa sinua tekemään oikean ratkaisun.

Siirry Mepcon sivuille nyt ja ota ensimmäinen askel kohti modernimpaa työsuhdehallintaa!