Miksi HR:ää pitäisi kiinnostaa palkanlaskenta?

Palkanlaskijoiden tehtävät ja työtavat ovat viime vuosina muuttuneet paljon. Kun työkalut ja järjestelmät ovat kehittyneet, ja lakipykälien lisäksi myös ihmisten työtavoissa on tapahtunut isoja muutoksia, ovat perinteisen palkanlaskijan tehtävät muuttuneet enemmän palkka-asiantuntijan tyyppisiksi.

2020-luvulla ihminen ei enää luo palkkatransaktioita, vaan kertoo järjestelmälle, miten niiden tulee tehdä se. Laskentatarkkuutta tärkeämmiksi kompetenssitaidoiksi ovat nousseet asiakaspalvelutaidot ja asiantuntijuus työsuhdeasioissa. Samalla, kun suorittava työ on muuttunut asiantuntijatyöksi, on palkanlaskenta siirtynyt taloushallinnon alta HR:n prosessiksi.

Millaiset asiat vaikuttavat palkkaprosessiin ja päinvastoin?

Palkkaprosessiin vaikuttavat monenlaiset asiat, kuten

henkilö- ja työsuhdetieto
avainhenkilöiden osaaminen
henkilöstöhallinnon prosessit
järjestelmät
ulkopuolelta tulevat vaatimukset ja
tulevaisuuden näkymät.

Henkilö- ja työsuhdetieto

Olennainen osa palkkaprosessia on henkilö- ja työsuhdetieto. Avainasemassa ovat etenkin työsuhteita koskevat muutokset ja se, miten ne hoidetaan organisaatiossa. Työsopimuksilla ja palkankorotuksilla on suora vaikutus palkanlaskentaan. Jos materiaalin käsittely epäonnistuu jossain vaiheessa ketjua, on ongelmia tiedossa.

Avainhenkilöiden osaaminen

Palkanlaskenta on hyvin yrityskohtaista. Samojen työehtosopimusten ja toimialojen sisällä voi olla täysin toisistaan poikkeavia käytäntöjä ja tapoja tehdä asioita.

Palkanlaskennan avainhenkilöillä on valtavasti hiljaista tietoa, mikä on resurssiriski. Jos osaava palkanlaskija jää eläkkeelle tai vaihtaa työpaikkaa, ei hänen korvaamisensa ole välttämättä helppoa. Monissa tapauksissa tällainen tilanne on jopa laukaissut ulkoistusprosessin.

Henkilöstöhallinnon prosessit

Palkanlaskentaan myötävaikuttaa aina myös se, miten henkilöstöhallinnon prosesseja ylipäänsä organisaatiossa hoidetaan. Avainprosesseja ovat kaikista konkreettisimmat työsuhteen elinkaaren prosessit, kuten työsuhteen alku, muutokset ja päättyminen.

Olisi hyvä, että data uudesta työntekijästä olisi olemassa jo ennen työsuhteen alkua. Samoin työsuhteen muutoksista olisi syytä olla tieto jo ennen kuin muutokset astuvat voimaan. Myös loma- ja poissaolotiedoilla on sijansa palkanlaskennassa. Ja toki työsuhteen päättymisestäkin olisi hyvä saada tietoa ajoissa, jotta lopputili pystytään laskemaan ja maksamaan ajallaan.

Prosessien toimivuudessa onkin paljolti kyse siitä, miten HR-järjestelmän dataa saadaan jaettua muualle organisaatioon. Esim. pystyvätkö esihenkilö tai työntekijä itse tuottamaan palkanlaskennalle oikeanlaista dataa HR-järjestelmässä.

Järjestelmät

Palkanlaskennassa toimivat järjestelmät ovat tärkeässä roolissa. Datan tulee kulkea järjestelmistä eri suuntiin.

Järjestelmät, jotka tuottavat dataa palkanlaskentaan

Palkanlaskentaprosessiin liittyy paljon muitakin järjestelmiä kuin vain HR- ja palkanlaskentajärjestelmät. Isossa roolissa ovat ne järjestelmät, jotka tuottavat aineistoa palkanlaskentaan. Näitä ovat erityisesti työajanhallinnan järjestelmät, joilla kerätään tietoa toteutuneesta työajasta ja projektiseurannasta.

Sen lisäksi, että eri järjestelmien välisten integraatioiden tulee toimia jouhevasti, täytyy niitä olla mahdollisimman helppo käyttää. Työntekijöillä ja esihenkilöillä voi olla kirjaus- tai hyväksymisvastuita. Jotta nämä sujuvat virheettömästi ja ajallaan, tulee kaikilla olla käytössään hyvät työvälineet.

Järjestelmät, jotka käyttävät palkanlaskennan dataa

Yhtä lailla suuri merkitys on niillä järjestelmillä, jotka käyttävät palkanlaskennan dataa. Palkanlaskenta tuottaa valtavasti uniikkia aineistoa, jolla on merkitystä esim. budjettiraportoinnissa sekä työntekijöihin ja heidän suoriutumiseensa liittyvissä raporteissa.

Jotta saadaan varmasti kelvollista aineistoa muiden järjestelmien käyttöön, tulee palkanlaskennan datan olla riittävän laadukasta ja ylipäänsä helposti siirrettävissä muualle.

Lue lisää: Miksi yrityksesi kannattaa hankkia yhtenäinen HRM-järjestelmä?

Ulkopuolelta tulevat vaatimukset

Palkkaprosessiin vaikuttavat aina myös ulkopuolelta tulevat vaatimukset, joihin järjestelmän tulee pystyä reagoimaan. Tämä vaatii jatkuvaa ylläpitoa.

Ulkopuolisia vaatimuksia ovat esim. lainsäädännölliset, työehtosopimuksiin liittyvät ja viranomaisvaatimukset. Palkkoja ei lasketa niin kuin olisi järkevää tai tehokkainta, vaan muualta saneltujen täsmällisten määräysten perusteella.

Tulevaisuuden näkymät

Ihan niin kuin kaikkiin muihinkin prosesseihin, vaikuttaa ympäröivä maailma myös palkkahallintoon. Niin erilaiset megatrendit kuin uudet teknologiatkin antavat oman leimansa palkanlaskentaan.

Jotta voimme hyödyntää uutta teknologiaa, tulee järjestelmän pystyä tuottamaan tietoa. Esim. tekoäly ei opi ilman dataa. Samoin moni teknologia vaatii toimiakseen modernin alustan ja myös datan tulee olla riittävän laadukasta, jotta sitä voidaan ylipäänsä käyttää.

Jos tietoa ei saada ulos tai se on heikkolaatuista, jäävät monet mahdollisuudet – kuten robotiikka, tekoäly ja analytiikka – helposti hyödyntämättä. Myös viranomaisten vaatimukset palkanlaskennan tuottaman aineiston raportointiin muuttuvat jatkuvasti.

Miksi palkanlaskennan toimivuus on myös HR:n asia?

Kuinka usein olet nähnyt yritysten mainostavan onnistuneita palkanlaskentaprosessejaan? Veikkaanpa, että aika harvoin, jos koskaan.

Kuten monessa muussakin asiassa, myös palkanlaskennassa kaikki on hyvin silloin, kun se rullaa omalla painollaan. Toiminnon arvo huomataan vasta silloin, kun se ei toimi kunnolla.

Virheet palkanlaskennassa kuitenkin vaikuttavat merkittävästi sekä työntekijätyytyväisyyteen että työnantajamielikuvaan. Virheiden negatiiviset vaikutukset edellä mainittuihin voivat kasvaa todella isoiksi. Tämä johtuu siitä, että palkanlaskenta nähdään hygieniaprosessina, jonka on toimittava taustalla virheettömästi. Palkkojen pitää tulla työntekijöiden tileille luvattuna päivänä.

Työntekijätyytyväisyys ja työnantajamielikuva ovat aina vahvasti HR:n agendalla. Epäonnistunut palkanlaskentaprosessi vaikuttaa negatiivisesti molempiin ja pahimmillaan mainehaitta voi näkyä jopa mediassa asti.

Lue lisää: Palkanlaskennan työkalut vaikuttavat koko organisaation hyvinvointiin

Palkkaprosessi tuottaa HR:lle arvokasta dataa

Palkanlaskentaprosessi tuottaa materiaalia, josta HR hyötyy monin tavoin.

Ensinnäkin palkanlaskennasta saadaan HR:lle arvokasta master-dataa työntekijöistä, työsuhteista, työajoista, palkkauksesta, poissaoloista ja tasa-arvotilastoista, muun muassa. Master-datan lisäksi palkkaprosessit kerryttävät muutakin laadukasta tietoa, jota voidaan hyödyntää raportoinnissa. Esim. tarkat nuppiluvut tai henkilötyövuodet saadaan ajantasaisesta palkanlaskentajärjestelmästä.

Oma kysymyksensä onkin se, saavatko yritykset tätä tietoa käyttöönsä ja käytetäänkö tietoa hyväksi muissa prosesseissa. Palkkajärjestelmän tieto on kovin usein käyttämätön mahdollisuus.

Kuten jo aikaisemmin mainittiinkin, vaikuttavat läpinäkyvät, laadukkaat ja virheettömät palkanlaskentaprosessit myös työntekijöiden tyytyväisyyteen. Koska niiden positiivisia vaikutuksia voi olla vaikea todentaa, voidaan asiaa pohtia myös negaation kautta: yksikään yritys ei taatusti halua leimautua työpaikaksi, jossa palkat maksetaan miten ja milloin sattuu.

Toimivien järjestelmien ansiosta palkkaprosessit rullaavat ongelmitta ja työntekijöiden palkat maksetaan ajallaan ja oikein. Hyötyä HR:lle on siis monin tavoin.