Palkanlaskennan työkalut vaikuttavat koko organisaation hyvinvointiin [webinaaritallenne]
Työhyvinvoinnista puhuttaessa suurin osa ajattelee ensimmäisenä työhyvinvointipäiviä, liukuvia työaikoja ja ergonomisia työskentelyasentoja. Harva niputtaa palkanlaskentajärjestelmän joukon jatkoksi, vaikka se sinne ehdottomasti kuuluukin.
Järjestelmällä on nimittäin hyvin konkreettiset vaikutukset tietenkin palkanlaskijan, mutta myös muiden työntekijöiden arkeen. Palkanlaskenta kun ei ole enää vain palkanlaskijan työtä, vaan suurin osa palkanlaskentaan vaikuttavista asioista tulee muualta organisaatiosta: työntekijät kirjaavat tunnit järjestelmään ja esimiehen kuittauksen jälkeen ne siirtyvät eteenpäin palkanlaskentaan. Tuntien lisäksi järjestelmään kirjataan muun muassa lomapäiviä, poissaoloja, tilinumeroita sekä verokorttien ja liittojen tietoja.
Kun kaikki tiedot on kirjattu järjestelmään, kootaan ne yhteen ja niiden pohjalta muodostetaan palkkalaskelma. Jos jokin ketjussa ei toimi, vaikuttaa se konkreettisesti niin työntekijän, esimiehen kuin palkanlaskijankin arkeen.
Työhyvinvointi kumpuaa arjen toimivuudesta
Palkanlaskenta on osa työsuhteen hallintaa: kun tietovirrat kulkevat sujuvasti ihmiseltä toiselle ja tieto on heti käytettävissä ja hyväksyttävissä ilman turhia välivaiheita ja varmistuksia, kaikkien osapuolten työpäivä rullaa sujuvammin.
Arjen rutiinit ja prosessit vaikuttavat työntekijän hyvinvointiin rutkasti enemmän kuin kerran tai pari vuodessa järjestettävä tyhy-päivä. Kankeat välineet vievät arvokasta työaikaa ja altistavat prosessit virheille. Palkanlaskennassa inhimillisetkin lipsahdukset näkyvät suoraan työntekijän tilillä ja tilanteen korjaaminen vaatii ylimääräistä työtä ketjun kaikilta jäseniltä.
Hyvinvoiva palkkaprosessi säästää siis paitsi aikaa ja vaivaa, myös samalla tuo työhyvinvointia ja tehoja koko organisaatioon.
Eroon virheistä ja manuaalisesta työstä – automaatio pelastaa palkanlaskijan päivän
Käsin tehtävässä työssä on aina isompi riski virheisiin. Terävinkään palkanlaskija ei ole erehtymätön ja puuduttavat rutiinit ovat pahimpia sudenkuoppia palkanlaskennan prosessissa. Samalla muutokset muun muassa lainsäädännössä ja työehtosopimuksissa tuovat omat lisähaasteensa prosessiin. Pahimmillaan palkanlaskijan työ on täynnä turhauttavia rutiineja ja ylimääräisiä korjauskierroksia.
Siksi tylsin osa työkuormasta kannattaa suosiolla siirtää automaation hoidettavaksi – moderni järjestelmä osaa poimia tarvittavat tiedot mukaan yhtälöön ja paitsi automatisoi rutiineja, myös taipuu palkkahallinnon moninaisuuteen.
Kun turhista rutiineista ja virheistä päästään eroon, yrityksen sisällä vapautuu aikaa ydinbisnekselle. Työntekijät ja esimiehet säästyvät turhalta naputtelulta ja palkanlaskijan kädet vapautuvat asiantuntijuutta vaativiin tehtäviin keskittymisen.
Parhaimmillaan palkkajärjestelmä:
- Kohentaa työhyvinvointia: Hyvinvoinnin ja työtyytyväisyyden koheneminen vähentää työntekijöiden vaihtuvuutta sekä sairauspoissaoloja.
- Lisää yrityksen tuottavuutta: Automaattisesti rullaavat prosessit vähentävät ihmisiltä tarvittavaa panosta. Näin aikaa vapautuu sellaisiin työtehtäviin jotka vaikuttavat yrityksen liiketoimintaan.
- Parantaa yrityksen kilpailukykyä: Toimivat työkalut ovat myös asiakkaan etu ja esimerkiksi tilitoimistojen asiakkaat saavat suoraa hyötyä toimivasta palkkaohjelmasta.
- Kasvattaa asiakastyytyväisyyttä ja kohentaa mainetta.
- Toimii rekrytointivalttina: Nuoret, teknologian parissa kasvaneet työntekijät eivät halua tehdä turhaa manuaalista työtä.
Palkkajärjestelmää ei siis tulisi nähdä kuluna, vaan investointina koko organisaation hyvinvointiin ja kilpailukykyyn.
Palkanlaskijasta palkka-asiantuntijaksi
Mutta miten käy palkanlaskijan jos automatiikka suorittaa tehtävät jotka ovat ennen kuuluneet ihmisen työpöydälle? Tätä ei kannata murehtia, sillä nykypäivän palkanlaskijan työ on paljon muutakin kuin numeroiden pyörittelyä. Palkanlaskenta on:
- Tietovirtojen valvontaa ja virheiden havaitsemista ja korjaamista.
- Työsuhteen hallintaa, eli oikeastaan osa HR-prosessia.
- Esimiesten työn tukemista.
- Järjestelmän teknistä osaamista.
- Ydinosaamista lainsäädännöstä.
Pohjimmiltaan palkanlaskija tekee siis asiantuntijatyötä. Siksi, vaikka palkanlaskija-nimike todennäköisesti katoaakin tulevaisuudessa, on heidän osaamiselleen käyttöä jatkossakin. Automaatio hoitaa vain sen tylsimmän osuuden ja palkanlaskijoista tulee palkka- tai työsuhdeasiantuntijoita.
Yritys, joka ymmärtää automaation arvon ja samalla palkanlaskijan työnkuvan moninaisuuden voi jo nyt valmistautua tulevaisuuteen, ja kasvattaa palkanlaskijoidensa roolia. Tulevaisuudessa palkka-asiantuntijat ja työsuhdeasiantuntijat ovat yritykselle korvaamaton resurssi.