HR-järjestelmä pk-yritykselle – mitä pitää ottaa huomioon?

HR-järjestelmähankinta tulee monelle pk-yrityksille ajankohtaiseksi siinä vaiheessa, kun henkilöstömäärä kasvaa ja tarve täydentäville HR-prosesseille huomataan. Mitä kaikkea HR-järjestelmähankinnassa tulisi ottaa huomioon?

Ensinnäkin: tarvitseeko pk-yritys erillistä HR-järjestelmää?

Siinä missä jonkinlainen palkkaratkaisu löytyy pienimmästäkin yrityksestä, HR-järjestelmä tulee ajankohtaiseksi usein vasta kasvun myötä.

Useimpia työsuhteen elinkaareen liittyviä asioita (esimerkiksi työsuhdetietojen hallintaa ja lomien tai poissaolojen kierrättämistä ja raportointia) voi hallita myös hyvällä palkkajärjestelmällä. Monen pienen ja keskisuuren yrityksen henkilöstötietojen käsittelyyn riittääkin pääsääntöisesti moderni palkkahallinnon järjestelmä paremmin kuin hyvin.

Kasvun myötä useimmille yrityksille tulee tarve myös uusille HR-prosesseille – esimerkiksi mahdollisuudelle käsitellä useampaa eri työehtosopimusta, kehittää henkilöstön osaamista tai vaikkapa mitata työhyvinvointia.

Jos yrityksessä siis huomataan tarve esimerkiksi koulutusten, tutkintojen tai pätevyyksien hallintaan tai vaikkapa kehityskeskustelujen ja henkilöstötyytyväisyyden seurantaan ja raportointiin – tai jos jotain näistä jo tehdään manuaalisesti – se on selkeä merkki siitä, ettei pelkkä palkkajärjestelmä enää taivu yrityksen tarpeisiin.

Mitä HR-järjestelmähankinnassa pitää ottaa huomioon?

HR-järjestelmähankinnan taustalla on usein joko pakko (esim. järjestelmätuen loppuminen), tai kuten yllä kuvattu, tarve kehittää, tehostaa ja automatisoida henkilöstöhallinnonprosesseja. Jotta lopputulos olisi optimaalinen, täytyy järjestelmähankintaa suunnitellessa ottaa huomioon muutamia perusasioita.

1. Perusasiat ensin, lisäarvoasiat vasta viimeiseksi

Kaikkein kriittisimpiä HR-prosesseja ovat työsuhteen elinkaaren hallintaan liittyvät asiat, kuten työsopimusasiat, palkanmaksu ja erilaiset hyväksyntäketjut. Näiden perusprosessien päälle tulevat lisäarvoa tuottavat asiat, kuten henkilöstön osaamisen kehittämiseen liittyvät prosessit.

Monen järjestelmähankkeen suurin haaste on, että lisäarvoasioihin (esim. kehityskeskusteluihin) panostetaan kohtuuttoman paljon suhteessa perusprosesseihin. Jos koko hanke budjetoidaan ja vaatimusmäärittelyt laaditaan väärät asiat edellä, on olemassa todellinen riski, ettei HR-järjestelmähankkeen lopputulos ole paras mahdollinen.

Täydentävät HR-prosessit tuovat parhaimmillaan merkittävää lisäarvoa liiketoiminnalle, mutta niiden ei koskaan pitäisi olla järjestelmähankinnan tärkeimpiä asioita. Jos budjetti tai aikataulu uhkaa levähtää, lisäarvoasiat kannattaa suosiolla toteuttaa omana, erikseen toteutetavana jatkokehitysprojektinaan.

Kun henkilöstöä koskeva ydintieto on kunnossa, sen päälle on helppo rakentaa aidosti lisäarvoa tuottavia prosesseja. Kompromissit ydintiedossa sen sijaan saattavat vaarantaa lisäarvoprosessien laadun.

2. Suunnittele tavoitetilan, älä nykytilan mukaan

Takuuvarma tapa mokata HR-järjestelmähanke on tehdä vaatimusmäärittely puhtaasti nykyisten tarpeiden perusteella. Hankintaa suunnitellessa kannattaakin aina ottaa huomioon ennen kaikkea tulevaisuuden tarpeet.

Henkilöstömäärän kasvun tai organisaatio- tai toimintaympäristön muutosten myötä muuttuvat usein myös ne vaatimukset, joita HR-prosesseille asetetaan. Täytyykö esimerkiksi kehityskeskustelussa tuotettua tietoa pystyä raportoimaan tai siirtämään automaattisesti toiseen järjestelmään?

Prosessien pilkkominen pienempiin osiin auttaa paitsi tekemään vaatimusmäärittelyjä, ennen kaikkea hahmottamaan, mitä kaikkea eri HR-prosessit todella vaativat HR-järjestelmältä ja muulta järjestelmäinfrastruktuurilta.

Myös muiden järjestelmien tulevat uudistustarpeet kannattaa ottaa huomioon HR-järjestelmähankintaa tehdessä. Minkä kaikkien järjestelmien kanssa HR-järjestelmän pitäisi tulevaisuudessa keskustella? Esimerkiksi tietojen automaattinen siirtäminen palkka- ja HR-järjestelmistä identiteetinhallinta- tai ERP-järjestelmään vaatii HR-järjestelmältä sekä laadukasta master dataa että valmiit liityntärajapinnat.

Myös eri käyttäjäryhmien tarpeet täytyy ottaa huomioon. HR-ammattilaisten tarpeet ovat erilaiset kuin johdon, esimiesten tai työntekijöiden. Lisäksi jokaista järjestelmää käyttävät usein ihmisten lisäksi myös muut järjestelmät, raporttienlukijat ja raportointijärjestelmät, joiden kanssa järjestelmän tulisi keskustella.

Optimaalisessa tilanteessa HR-järjestelmä pystyy tuottamaan laadukasta master dataa liittymien kautta muille järjestelmille, joista palkkajärjestelmän rooli korostuu. Vielä parempi vaihtoehto on usein kokonaisratkaisu, jossa palkka- ja henkilöstöhallinnon ominaisuudet löytyvät samasta järjestelmästä. Tällöin kaikki kriittinen henkilöstötieto kulkee saumattomasti järjestelmien välillä, ja samalla liitännät muun järjestelmäinfran välillä yksinkertaistuvat.

3. Nosta jatkuva prosessikehitys agendalle

Mitä paremmin eri järjestelmät keskustelevat keskenään, sitä helpompaa on myös HR-prosessien kehittäminen. Siksi kaikki järjestelmähankinnat kannattaakin aina yhdistää aktiiviseen prosessikehitykseen.

Prosessikehityksestä hyötyy henkilöstöhallinnon sijaan kaikkein eniten liiketoiminta. Kun master datan hallinta on kunnossa ja datasta saadaan tuotettua informaatiota prosessien kehittämistyötä varten, on mahdollista tuottaa esimerkiksi mitattavaa dataa henkilöstötilinpäätöstä varten tai vähennettyä turhaa HR-raportointia, joka kuormittaa esimiehiä.

Kun uudistus suunnitellaan tavoitetilan eikä nykytilan mukaan, HR-järjestelmä hankitaan siis yrityksen täsmätarpeeseen, mutta se myös joustaa tulevaisuuden tarpeiden mukaan. Ja mitä paremmin eri järjestelmät keskustelevat keskenään, sitä helpompaa ja halvempaa on järjestelmäinfran uusiminen ja HR-prosessien kehittäminen myös tulevaisuudessa.

Tutustu HR-järjestelmään tästä!