SaaS-ympäristöt nousukiidossa – miksi Mepcon pilvi päihittää on-premisen?

Yhä useampi järjestelmätoimittaja siirtää toimintojaan omalla palvelimella toimivasta on-premise-ympäristöstä pilveen tai pilvenkaltaiseen tilaan, joissa palvelut ja niiden ylläpitovastuu siirtyy toimittajalle. Mutta miksi pilvipalveluun vaihtaminen kannattaa, milloin pilveen kannattaa siirtyä ja mitä tämä vaatii asiakkaalta? Vastaamme kaikkiin kysymyksiin tässä blogissa.

Mitkä ovat SaaS-ympäristön edut?

SaaS tulee lyhenteestä Software as a Service ja vapaasti suomennettuna se tarkoittaa ohjelmistopalvelua, joka tarjotaan palveluna pilvessä, netin yli.

SaaS-palvelu eroaa perinteisestä on-premise-palvelusta niin, että koska kaikki tapahtuu pilvessä, ei tietokoneelle tarvitse yleensä asentaa mitään ohjelmia. Tällöin järjestelmää voidaan käyttää kaikkialla, kunhan käytössä vain on nettiyhteys.

Pilvipalvelulla on monenlaisia etuja koneelle asennettavaan on-premiseen verrattuna:

Järjestelmän ylläpito on huoletonta

Yksi pilvipalvelun ehdottomia valttikortteja on sen huolettomuus: asiakkaan ei tarvitse itse tehdä päivityksiä järjestelmiin, vaan toimittaja tekee ne automaattisesti. Sen lisäksi, että päivityksiä tehdään palvelimeen, käyttöjärjestelmään ja tietoturvaan, voidaan niitä tehdä esim. mobiilisovelluksiin.

Päivityksistä infotaan ajoissa ja ne yritetään ajoittaa sellaiseen ajankohtaan, jolloin käyttöä ei ole niin paljon. Esimerkiksi Mepcon pilvipalveluun tehtävistä päivityksistä tiedotetaan pari viikkoa etukäteen ja ne pyritään hoitamaan viikonloppuisin.

Lisäksi järjestelmät ovat käytössä kaikkialla, missä on nettiyhteys. Yllättävät etäpäivät tai muut toimiston tavallista arkea järkyttävät muutokset eivät vaikuta perustyön tekemiseen.

Tietoturva on hyvällä tasolla

SaaS-palvelussa kaikki tieto ja data ovat turvassa.

Esimerkiksi Mepco-sovellusta varten on käytössä kaksi eri konesalia, jotka sijaitsevat fyysisesti eri osoitteissa. Näin parannetaan järjestelmän vikasietoisuutta: jos toisessa konesalissa tulee johonkin laitteeseen vika, voidaan kääntää Mepco-liikenne toiseen konesaliin. Näin minimoidaan häiriöt asiakkaan suuntaan. Tämä ratkaisu tuo luotettavuutta myös tilanteisiin, missä sovelluksen käyttöaste kasvaa yllättäen.

Kaikista tietokannoista ja palvelimista tehdään säännölliset varmuuskopiot. Tällöin palvelua voidaan jatkaa nopeasti esimerkiksi silloin, jos toisessa paikassa tapahtuu jokin onnettomuus, kuten tulipalo, tai siellä menee jotain kriittistä rikki.

Myös itse järjestelmän sisällä pidetään huolta datasta ja tarvittaessa erilaiset pääsynhallintaan tai GDPR:ään liittyvät lokitiedot ovat nopeasti saatavilla.

Kustannuksia on helppo arvioida ja hallita

Erilaisissa IT-projekteissa ongelmaksi muodostuu usein budjetoinnin vaikeus. Yksi SaaS-palveluiden hyviä puolia on ehdottomasti se, että niiden avulla kulut pysyvät hallinnassa ja budjetointi on helppoa.

Yleensä SaaS-ympäristön hinnoittelu toimii kuukausimaksuperiaatteella, jolloin yllättäviä kuluja ei pääse syntymään missään vaiheessa. Pilvipalveluun ei myöskään kuulu sellaisia isoja kertakustannuksia, jotka ovat tyypillisiä on-premise-järjestelmille silloin, kun niitä joudutaan uusimaan.

Kaikki kuukausimaksun lisäksi laskutettava työ on selkeästi kuvattu, joten esim. IT-infraan liittyvän konsulttityön osuus voidaan arvioida etukäteen.

Pilvipalvelu voidaan mitoittaa asiakkaan tarpeiden mukaan

SaaS-palvelun etuja on myös se, että ne on mitoitettu hyvin asiakkaan tarpeisiin.

Esimerkiksi Mepcon ohjelmistopalvelussa on erilaisia palvelutasoja asiakkaan tarpeiden mukaan: ääripäinä ovat täysin jaetut ympäristöt ja toisaalta mallit, joissa tietokannat on täysin dedikoitu yksittäisille asiakkaille.

Tarpeiden mukainen palvelu takaa kustannustehokkuuden. Kun maksetaan vain siitä, mitä oikeasti tarvitaan, eikä rahaa kulu turhiin toimintoihin, joita ei käytetä.

Milloin SaaS-ympäristöön kannattaa siirtyä?

Toisinaan yrityksissä pohditaan pilvipalveluun siirtymistä, mutta ei oikein tiedetä, mikä on paras hetki vaihtaa toisenlaiseen palvelumuotoon. Oikeita hetkiä on tietysti yhtä paljon kuin organisaatioitakin, mutta tässä yleisimpiä tilanteita, joissa siirtyminen on ajankohtaista.

Organisaatiossa tehdään uusi strateginen linjaus.
Monessa organisaatiossa pyritään siirtämään kaikki järjestelmät pilvipalveluun strategisen linjauksen perusteella. Tämä liittyy usein siihen, että halutaan satsata moderneihin ja tulevaisuudessakin toimiviin järjestelmiin – pilvessä kun on minimaalinen riski sille, että palvelu vanhenisi.
Halutaan hallita kustannuksia.
Käsistä karkaavat kustannukset ovat merkittävä syy vaihtaa SaaSiin. Kiinteän kuukausihinnoittelun ansiosta kustannuksia on helppo ennakoida. Pilvipalveluun siirtyminen liittyy usein myös tilanteisiin, joissa halutaan ajaa alas konesalipalveluita – ne kun tuottavat yrityksille paljon kuluja.
On aika parantaa järjestelmän tietoturvaa ja käyttäjäkokemusta.
Pilviympäristössä tietojen toimittaminen on turvallista, koska tietoon on pääsy vain niillä, joille se on tarpeen. Myös tuen saaminen pulmatilanteissa on nopeaa, koska palvelun ylläpidolla ja asiantuntijoilla on koko ajan reaaliaikainen pääsy järjestelmään. Näin he pystyvät löytämään mahdolliset virheet nopeasti ja korjaamaan ne saman tien. Pilvipalvelu parantaa yleensä myös käyttäjäkokemusta, koska se mahdollistaa työskentelyn missä vain (internet-yhteyden päässä). Näin työtehtäviä ei ole sidottu tietylle koneelle eikä tiettyihin ajankohtiin.
Järjestelmään tarvitaan uusia toiminnallisuuksia.
Joskus järjestelmässä halutaan ottaa käyttöön uusia toiminnallisuuksia, joita voi olla vaikea tuottaa konesaliin. Tällaisia toiminnallisuuksia voivat olla esim. integraatiot toisiin järjestelmiin tai kolmannen palveluntarjoajan kanssa. Myös sellaiset toiminnallisuudet kuin sähköinen allekirjoitus tai palomuurin avaaminen on helpompi lisätä järjestelmään pilvessä.
Halutaan varmistaa, että järjestelmät toimivat myös akuuteissa kriisitilanteissa.
Joskus on tilanteita, joissa pitää muuttaa perustekemistä nopeasti. Toimistolle meneminen voi olla mahdotonta, ja silti järjestelmien pitää toimia. Pilvipalvelu takaa, että ohjelmistot ovat käytössä missä vain ja milloin vain, kunhan netti toimii.

Mitä siirtyminen SaaS-ympäristöön vaatii asiakkaalta?

Tässä vaiheessa on pakko tunnustaa, ettei pilvipalveluun vaihtaminen käy ihan sormia napsauttamalla, vaan se vaatii jonkin verran vaivannäköä myös asiakkaalta. Onneksi tämä vaiva maksaa nopeasti itsensä takaisin sekä konkreettisissa kustannuksissa että työntekijäkokemuksessa.

Ihan ensimmäiseksi pitää tietysti tehdä päätös siirtyä SaaS-palvelun piiriin ja tehdä sopimus palvelun hankinnasta. Tämä kannattaa tehdä huolella, jotta mahdolliset vaihtoehdot tulee vertailtua kunnolla ja löydetään omiin tarpeisiin sopivin ratkaisu.

Seuraava vaihe on selvittää nykytilanne perin pohjin: mitä integraatioita järjestelmässä nyt on ja minkä kaiken tulee toimia myös jatkossa.

Kolmannessa vaiheessa kartoitetaan uudet integraatiotarpeet ja tällöin mukaan hyppää yleensä molempien osapuolien tietohallinto. Selvitettäviä asioita ovat erilaiset autentikointiin, palomuuriin ja muuhun verkkotekniikkaan liittyvät asiat sekä käyttötapausten kuvaukset. Näiden avulla selvitetään, miten sovellusten halutaan olla saatavilla.

Lopuksi alkaa ohjelmistotuottajan työ. Tämä on yleensä raakaa sovellusten ja ympäristöjen asentamista, ja testauksia ja kokeiluja voidaan tehdä useampaan otteeseen. Tässä vaiheessa on olennaista osallistaa myös asiakas käyttöönottoon, jotta järjestelmän käyttäminen myöhemmin arjessa sujuu helposti ja testauksista opitaan tarpeeksi.

Miten pilveen siirtyminen vaikuttaa käyttäjän arkeen?

Usein voi jopa yllättää, miten vähän on-premise-palvelusta pilveen siirtyminen näkyy etenkin loppukäyttäjän arjessa. Järjestelmä palvelee käyttäjiä ihan yhtä hyvin kuin aikaisemminkin ja työkalut ja kertakirjautuminen jatkavat toimintaansa vanhaan tapaan.

Tässä päästäänkin siihen, miksi pilveen siirtyminen kannattaa tehdä ajoissa: Loppukäyttäjän kun ei pitäisi edes havaita, mistä järjestelmää hostataan. Sen tulee aina toimia hyvin ja vastata järjestelmälle asetettuihin tarpeisiin. Mitä vanhempi järjestelmä on käytössä, sitä varmemmin nämä eivät toteudu. Mutta mitä varhaisemmassa vaiheessa pilvi otetaan käyttöön, sitä varmemmin järjestelmän käyttäminen on koko ajan sujuvaa.

Mepco-pääkäyttäjät puolestaan saavat kaikki palvelut yhdestä osoitteesta ja pääsevät helpommalla, kun mahdollisissa ongelmatilanteissa tarvitsee olla yhteydessä vain yhteen paikkaan. Aikaisemmin teknisissä asioissa on pitänyt olla yhteydessä moneen eri tahoon, kuten omaan IT:hen, IT-palveluita tuottaviin alihankkijoihin sekä Mepcon käyttötukeen. SaaS-asiakas puolestaan lähettää kaikki palvelu- ja työpyynnöt sekä virheilmoitukset Mepcon käyttötukeen, josta ne ohjautuvat oikeille tahoille.

Tieto mahdollisista huoltokatkoista ja häiriötilanteista saadaan nopeasti, ja samassa yhteydessä asiakas saa aina arvion häiriöiden vaikutuksista ja kestosta.