Palkkahallinnon järjestelmä pk-yritykselle – ota nämä 3 asiaa huomioon

Palkkahallinto on teoriassa yksi suoraviivaisimmista tukitoiminnoista, mutta todellisuudessa järjestelmän valintaan vaikuttaa yllättävän moni asia. Mitkä kaikki tekijät vaikuttavat pk-yrityksen palkkahallinnon järjestelmänhankintaan?

Mitä kaikkea pk-yrityksen täytyy ottaa huomioon järjestelmän valinnassa?

Moni yritys tuijottaa palkkajärjestelmän valinnassa pelkkiä kustannuksia, mutta lisäksi tulisi ottaa huomioon ainakin:

toimialan, työn luonteen ja toimintaympäristön erityispiirteet
yrityksen koko ja tulevaisuuden kasvunäkymät
järjestelmäinfrastruktuurin uudistamistarpeet, jotka tulevat eteen ennemmin tai myöhemmin

Järjestelmä saatetaan kokea kalliiksi ratkaisuksi siitä huolimatta, että se tuo palkanlaskentaan korkean automaatioasteen. Todellisuudessa vähemmän automatisoitu prosessi manuaalisine toimenpiteineen on aina kalliimpi ratkaisu.

1. Yrityksen toimiala ja työn luonne

Työn luonne ja toimiala vaikuttavat luonnollisesti myös järjestelmän vaatimuksiin. Esimerkiksi nopeasti kasvavan ICT-alan konsulttiyrityksen ja vakiintuneen projektiteollisuusyrityksen tarpeet järjestelmän suhteen ovat usein kuin yö ja päivä:

Modernissa tietotyössä liiketoiminnan ja organisaation arvoketjut liittyvät usein suoraan ihmisiin. Monissa asiantuntijaorganisaatioissa syntyykin jatkuvasti paljon työsuhteen hallintaan liittyvää henkilöstödataa, jota pitää myös pystyä käsittelemään joustavasti ja hajautetusti. Usein siihen haetaan vastausta HR-järjestelmästä, vaikka todellisuudessa suurimmassa osassa tapauksia modernilla palkkajärjestelmällä voitaisiin hoitaa myös työsuhteisiin liittyvät muutokset organisaation sisällä.
Toisilla aloilla, kuten projektiteollisuudessa, suurin osa kriittisistä prosesseista ja myös palkanlaskentaan tarvittavasta datasta kulkee HR- ja palkkajärjestelmien sijaan ERP-järjestelmän kautta. Näissä tapauksissa palkkaratkaisuksi haetaan järjestelmä, joka pystyy muodostamaan palkan palkansaajille mahdollisimman tehokkaasti suoraan esijärjestelmistä saadun tiedon pohjalta. Järjestelmä mahdollistaa siis monimutkaisenkin palkkaprosessin automatisoimisen hyvin pitkälle, mikä laskee organisaation kustannuksia, säästää resursseja ja vähentää virheiden mahdollisuutta huomattavasti.

Lisäksi palkkahallinnon tietovirtoja ja käsiteltävän datan määrää kasvattavat esimerkiksi työn monimuotoistuminen (esim. pätkätöiden ja osa-aikaisen työn lisääntyminen), erilaisten palkanlisien ja -osien suuri määrä, useat eri työehtosopimukset (ja niiden paikoin hyvinkin tulkinnanvaraiset muotoilut) sekä yrityksen omat erityissopimukset esimerkiksi lomakäytännöistä.

2. Yrityksen koko ja tulevaisuuden (kasvu)näkymät

“Istutaanpas hetkeksi johtoryhmässä alas pohtimaan työsuhteen elinkaaren hallinnan strategista merkitystä yritykselle”, sanoi ei kukaan ei koskaan.

Palkkahallinnon prosessien ja muiden kriittisten työsuhdetietojen hallinnointi on jokaiselle yritykselle pakollinen tukitoiminto, jonka merkitystä harva ajattelee. Etenkin pienillä ja keskisuurilla yrityksillä palkkahallinnon ratkaisun valinnassa ylikorostuu lyhyen tähtäimen kustannustehokkuus.

Pienen yrityksen alkutaipaleella sopiva palkkajärjestelmä tai -ratkaisu ei todennäköisesti palvele tarpeita ja prosesseja 5 tai 10 vuoden päästä ja joskus seinä tulee vastaan jo aiemmin. Toisaalta myös vakiintunut yritys voi törmätä kangerteleviin prosesseihin, jos järjestelmähankintaa tehdessä ei ole osattu ottaa huomioon esim. orgaanisen kasvun tai yrityskauppojen myötä muuttuvia tarpeita.

3. Järjestelmäinfran tulevaisuuden tarpeet

Palkkajärjestelmä on usein ensimmäinen ja ainoa järjestelmä, jonka yritys hankkii palkkatietojen ja työsuhteen elinkaaren hallintaan. Pienelle yritykselle riittävät usein riisutummat perusprosessit, mutta ennemmin tai myöhemmin henkilöstödataa on yleensä pystyttävä siirtämään ja käsittelemään laadukkaasti ja vaivattomasti myös eri järjestelmien välillä.

Mahdollisuus hallinnoida ja siirtää dataa järjestelmien välillä tehokkaasti ja laadukkaasti on kriittinen kahdesta syystä:

Palkkajärjestelmän (tai ulkoistetun palkkahallinnon palveluntarjoajan) vaihtaminen tulee jossakin vaiheessa ajankohtaiseksi lähes jokaiselle yritykselle. Järjestelmän vaihtaminen uuteen ei sinällään ole vaikeaa, mutta ongelmia tulee, jos dataa ei saakaan siirrettyä järjestelmästä toiseen tarpeeksi helposti ja laadukkaassa muodossa.
Kasvun myötä useimmille yrityksille tulee tarve monimutkaisemmille ja täydentäville henkilöstöhallinnon prosesseille, kuten mahdollisuudelle käsitellä useamman eri työehtosopimuksen tilkkutäkkiä, kehittää ja ylläpitää henkilöstön osaamista tai mitata työhyvinvointia.

Hankintavaiheessa kannattaa siis varmistaa integraatiovalmius vähintään mahdolliseen HR-järjestelmään sekä yrityksen tarpeista riippuen myös muihin järjestelmiin. Useimmiten vaivattomin ja kustannustehokkain ratkaisu on valita palkkajärjestelmä, joka on suoraan laajennettavissa HR-käyttöön. Jos järjestelmät kuitenkin hankkii erikseen, täytyy molemmista löytyä tarvittavat liittymärajapinnat.

Jälkikäteen tehtävät integraatiot voivat tulla yllättävän kalliiksi ja vaivalloisiksi, joten järjestelmäinfran (ja työyhteisön) tulevaisuuden tarpeet kannattaa ottaa huomioon jo pk-yrityksen ensimmäistä palkkajärjestelmää valitessa.