Älä tuhlaa aikaa työvuorosuunnitteluun – kuusi vinkkiä tehokkaaseen ajankäyttöön

Älä tuhlaa aikaa työvuorosuunnitteluun – kuusi vinkkiä tehokkaaseen ajankäyttöön

Teetkö työvuorosuunnittelua pikku pätkissä koska joudut usein keskeyttämään työn? Joudutko etsimään suunnittelun tueksi tarvittavia tietoja esimerkiksi työntekijöiden lomista ja vuorotoiveista WhatsAppin tai sähköpostin uumenista? Ehkä suunnitteluun käytettävä ohjelmisto ei vastaa tarpeitasi, tai ohjelmistoa ei ole lainkaan?

Jos työvuorosuunnittelu tuntuu liian työläältä, on ehkä hyvä tarkastella mihin aikaa kuluu, ja voisiko ajankäyttöä tehostaa. Tässä blogissa esittelemme kuusi käytännöllistä vinkkiä tehokkaaseen ajankäyttöön ja kerromme, kuinka hyvän työvuorosuunnitteluohjelmiston ominaisuudet säästävät aikaa ja vaivaa suunnitteluvaiheessa.

1. Raivaa kalenteristasi keskeytyksetöntä aikaa suunnitelman tekoa varten ja tee siitä rutiini

Tuleeko työvuorosuunnitelman laatiminen kuin puskista työpöydällesi kaiken muun kiireen keskellä? Rutiinit rytmittävät arkea ja luovat siihen järjestystä. Varaa kalenterista itsellesi aikaa työvuorojen suunnittelua varten ja tee siitä säännöllistesti toistuva rutiini.

Päätä ensin, minkä ajan kuluessa haluat saada suunnitelman tehtyä. Varaa esimerkiksi työvuorolistan julkaisua edeltävällä viikolla alkuviikosta aikaa alustavan suunnitelman luonnostelua varten.
Varaa sitten loppuviikosta toinen aika muutoksien viimeistelyä ja julkaisua varten
Jos haluat välillä päivittää työn alla olevaa suunnitelmaa, voit ajoittaa lyhyen välietapin vielä keskelle viikkoa.
Tee näistä sessioista säännöllisesti toistuvia tapahtumia työkalenterissasi.

2. Pilko ja priorisoi

Onko sinulla vaikeuksia päättää, mistä aloittaa itse suunnittelu? Mikäli vuorojen yhteensovittaminen tuntuu vaikealta, voit kokeilla tekijöiden tärkeysjärjestykseen asettamista. Voit jaotella työvuorosuunnitelmaan vaikuttavat tekijät esimerkiksi seuraavasti:

Työntekijöiden sopimustunnit
Työvuorotoiveet
Lomat
Poikkeuspäivät (kuten koulutukset ja virkistyspäivät)
Kansalliset juhlapäivät ja työehtosopimusten mukaiset vapaapäivät
Vaikeasti täytettävät vuorot
Muut huomioitavat asiat

Helpointa on yleensä aloittaa merkitsemällä ensin tiedossasi olevat lomat ja toiveet. Huomioi myös kansalliset juhlapäivät ja työehtosopimuksen mukaiset vapaat. Tämän jälkeen voit priorisoida listan kärkeen poikkeuspäivät ja vaikeasti täytettävät vuorot. Tällaisia päiviä voivat olla esimerkiksi edellä mainitut juhlapäivät ja viikonloppuvuorot, tai erityisosaamista vaativat vuorot. Työntekijöiden sopimustunnit ja työaikasäädökset on huomioitava kokonaisuudessa.

Lisää vinkkejä hyvän työvuorolistan suunnittelemiseen voit lukea täältä.

3. Varaa aikaa muutoksille

Aiheuttavatko jatkuvat muutokset työvuorosuunnitelmaan päänvaivaa? Työvuorosuunnitelmaa tehdessä on hyvä varata aikaa muutoksille, sillä harvoin suunnitelma on kerralla valmis. Muutosten hallintaan kannattaakin suhtautua yhtenä osana prosessia.

Muutosten hallintaa voidaan kuitenkin helpottaa ja nopeuttaa huomattavasti työvuorosuunnitteluohjelmiston avulla, sillä

ohjelmisto kertoo suunnittelijalle, kuka vuoroon sopii, ilman että sitä tarvitsee tarkistaa erikseen.
ohjelmiston avulla voi lähettää työvuorotarjouksen yhdellä kertaa kaikille vuoroon soveltuville työntekijöille, eikä suunnittelijan tarvitse kysellä kaikilta yksitellen.

4. Kommunikoi keskitetysti

Kuluuko työntekijöiden kanssa viestittelyyn yllättävän paljon aikaa? Yksittäisten viestien jäljittäminen ja tietojen päivittäminen eri kanavista aiheuttaa niin työvuorosuunnittelun kuin muunkin työn pirstaloitumista, ja välillä voi olla vaikeaa pysyä kärryillä viimeisimmistä työvuorotoiveista ja muutosehdotuksista.

Sovi työntekijöiden kanssa yhdestä viestintäkanavasta, joka liittyy nimenomaan työvuoroihin. Työvuorosuunnitteluohjelmiston ja siihen kuuluvan mobiilisovelluksen etuna on, että se on jo itsessään keskitetty järjestelmä, eli kaikilla työyhteisön jäsenillä on käytössä sama alusta kommunikointiin.

5. Aseta selkeät pelisäännöt sekä itsellesi että työntekijöille

Joudutko usein kyselemään viime tingassa työntekijöiden työvuoro- ja lomatoiveita, ja sen vuoksi stressaamaan suunnitelman julkaisua ajallaan? Jatkuva muistuttelu on ehkä muodostunut ruljanssiksi, jonka johdosta työvuorosuunnitelman tekeminen menee viime tippaan.

Kerro työntekijöille tarkka päivämäärä, mihin mennessä tarvitset kaikki toiveet liittyen työvuoroihin, lomiin sekä muihin vapaisiin. Laita ohjeistus työntekijöiden nähtäville, jotta se on myös helppo tarkistaa. Pyydä työntekijöitä toimittamaan toiveensa esimerkiksi viimeistään viikkoa ennen työvuorolistan julkaisua, jotta saat tiedot ajoissa suunnittelua varten. Näin aikataulu on kaikille selvää ja työvuorotoiveiden toimittaminen suunnittelijalle muodostuu omaksi rutiinikseen koko työyhteisössä.

6. Hyödynnä tehokkaasti työvuorosuunnitteluohjelmistoa!

Toivoisitko, että joku voisi joskus tehdä päätökset puolestasi, tai edes auttaa niiden tekemisessä? Työvuorosuunnitteluohjelmiston avulla on mahdollista automatisoida suunnittelua ja siten vapauttaa aikaa muuhun työhön.

Työvuorosuunnitteluohjelmiston avulla päätöksenteko nopeutuu, kun pyhäpäivät, työntekijöiden toiveet ja lomat löytyvät suunnittelukalenterista jo valmiiksi. Voit siis aloittaa suunnittelun ilman alkukartoitusta. Suunnitteluohjelmistossa näytetään usein myös työntekijän tuntilaskurit ja TES-työaikasäännöt, jolloin niitäkään ei tarvitse seurata eri paikasta. Kun kaikki ajantasainen tieto on selkeästi saatavilla yhdessä paikassa, sujuu suunnittelu nopeammin ja helpommin. Tämä helpottaa myös äkillisten muutosten hallintaa, nopeuttaa kommunikointia ja selkiyttää yhteisiä pelisääntöjä, sillä samaa järjestelmää käyttävät niin työvuorosuunnittelijat ja työntekijät, kuin palkanlaskijat ja asiakkaatkin.

Hyvä, suunnittelijan aikaa säästävä työvuorosuunnitteluohjelmisto mm.

Automatisoi työaikasäännöt, TES-tulkinnat sekä paikallisen sopimisen ja varoittaa, mikäli työaikasääntöjä rikotaan
Kertoo, kuka työntekijä soveltuu mihinkin vuoroon, huomioiden sopimus-/jaksotunnit, työaikasäännöt sekä osaamisen
Näyttää työntekijöiden toiveet ja työvuoroihin liittyvät poikkeukset
Kerää työvuorojen ja työntekijöiden tiedot yhteen, ja toimii keskitettynä viestintäkanavana
Hyödyntää tallennettuja työvuoropohjia
Kertoo matka-ajan työkohteisiin
Mahdollistaa vuoron tarjoamisen suuremmalle sijaisjoukolle kerralla
On helppokäyttöinen ja selkeä

Työvuorosuunnittelijaa toki tarvitaan aina suunnitelman tekemiseen ja hallinnointiin inhimillisestä näkökulmasta. Oikeasti tehokas työvuorosuunnittelu syntyy siis ihmisen ja järjestelmän yhteistyönä.

Tärkeintä on tunnistaa suunnittelun haasteet ja löytää itselle toimivin tapa saada työvuorolista kokoon. Työvuorojen suunnitteluohjelmisto mahdollistaa tehokkaamman ajankäytön ja säästää vaivaa. Tutustu työvuorosuunnitteluohjelmiin täällä ja ota meihin yhteyttä!