Perinteinen vai autonominen työvuorosuunnittelu?
Perinteinen vai autonominen työvuorosuunnittelu?
Perinteisessä työvuorosuunnittelussa työvuorosuunnittelija suunnittelee työntekijöiden työvuorot tietylle ajanjaksolle ja valmiit työvuorolistat annetaan tiedoksi työntekijöille ennen listan alkamista. Tällainen malli sopii monelle yritykselle, mutta haasteeksi voi muodostua työntekijöiden kokemus vähäisistä vaikutusmahdollisuuksista omiin vuoroihinsa. Vuorotyöhön liittyy usein työssä jaksamiseen ja työhyvinvointiin liittyviä haasteita. On todettu, että työntekijän hyvät vaikutusmahdollisuudet omiin vuoroihinsa helpottavat työn ja vapaa-ajan yhteensovittamista, vaikuttavat positiivisesti koettuun terveyteen ja vähentävät sairauspoissaoloja (Härmä ym.).
Ratkaisuna näihin haasteisiin voi olla autonominen työvuorosuunnittelu, jossa työntekijät suunnittelevat yhdessä työvuorolistat ja voivat näin vaikuttaa omiin vuoroihinsa enemmän kuin perinteisessä työvuorosuunnittelussa. Tyypillisesti vuorojen pituudet ja ajankohdat on ennalta määritelty, mutta työntekijät voivat itse valita, mitä vuoroista haluavat tehdä. Todellisuudessa asia ei kuitenkaan ole ihan niin suoraviivainen, sillä saman vuoron voi haluta useampi ihminen. Autonominen suunnittelu vaatii siis sopimista ja kompromisseja, eivätkä työntekijät usein voi tässäkään mallissa täysin vapaasti valita vuorojaan.
Molemmissa malleissa on omat hyötynsä ja haasteensa, eikä yhdelle yritykselle sopiva suunnittelumalli välttämättä sovi kaikille. Kuinka siis valita omaan toimintaan parhaiten sopiva suunnittelutapa? Vertailua ja päätöstä helpottaaksemme kokosimme yhteen näiden kahden työvuorosuunnittelumallin piirteitä, hyötyjä ja haasteita.
Perinteinen työvuorosuunnittelu
Perinteisessä työvuorosuunnittelussa yksi henkilö (työvuorosuunnittelija, esihenkilö, osastopäällikkö tms.) suunnittelee muiden työntekijöiden työvuorot. Yleensä työntekijöille annetaan mahdollisuus esittää vuorotoiveita, mutta lopulliset työvuorot ilmoitetaan heille työvuorolistan julkaisuhetkellä, jonka määrää yleensä käytössä oleva työehtosopimus.
Hyödyt
Tehokkuus
Kun työvuorosuunnittelu on keskitetty yhdelle (tai muutamalle) henkilölle, voi suunnitteluprosessi olla ainakin jossain määrin tehokkaampi ja viedä vähemmän aikaa. Työvuorosuunnittelija voi varata säännöllisesti kalenteristaan tarvittavan ajan listan tekemiseen, eikä kaikkien tarvitse käyttää aikaa työvuorojen sumplimiseen. Myös päätöksenteko on usein tehokkaampaa, kun suunnittelijoita on vain yksi.
Useamman näkökulman huomioiminen
Kun yksi ihminen suunnittelee työvuorot, on hänellä mahdollisuus kokeilla erilaisia listaversioita, vertailla niitä ja valita kokonaisuuden kannalta paras vaihtoehto. Työntekijöiden tyytyväisyys listoihin on yksi tärkeä työvuorosuunnittelun onnistumisesta kertova mittari, mutta suunnitteluun liittyy muitakin näkökulmia. Vaihtoehtoiset työvuorolistat voivat erota esimerkiksi täyttöasteeltaan ja hinnaltaan. Kun työvuorolistaa suunnittelee yksi ihminen, on vaihtoehtojen kokeilu ja vertailu helpompaa ja voidaan valita kokonaisuuden kannalta paras vaihtoehto.
Työvuorosuunnittelun kehittäminen
Työvuorosuunnittelun kehittäminen voi onnistua helpommin silloin, kun suunnittelu on kokonaisuudessaan tiettyjen henkilöiden vastuulla. Näillä henkilöillä on hyvä kokonaiskuva suunnittelusta ja esimerkiksi erilaisten mittareiden seuraaminen ja toiminnan kehittäminen voi onnistua helpommin. Lue täältä aiempi tekstimme työvuorosuunnittelun kehittämisestä ja mittareista, joita kannattaa seurata.
Haasteet
Työntekijän vähäiset vaikutusmahdollisuudet
Hyvät vaikutusmahdollisuudet omiin työvuoroihin lisäävät työtyytyväisyyttä. Perinteisessä työvuorosuunnittelussa vaikutusmahdollisuudet jäävät yleensä huomattavasti pienemmiksi, kuin autonomisessa työvuorosuunnittelussa. Perinteisessä työvuorosuunnittelussakin työntekijät voivat toki yleensä esittää työvuorotoiveita, mutta toiveille asetetaan yleensä listakohtainen maksimimäärä tai vaihtoehtoisesti voidaan taata vain muutaman toiveen toteutuminen.
Vastuu yhden ihmisen harteilla
Monesti esimerkiksi esihenkilöt tai muut vastuuhenkilöt tekevät työvuorolistat muun työn ohella. Monelle tämä saattaa tuntua pakolliselta pahalta, joka täytyy jotenkin saada hoidettua muiden töiden ohella. Vuorojen suunnittelu omille työkavereille voi myös tuntua stressaavalta, etenkin jos ei pysty toteuttamaan kaikkien vuorotoiveita.
Joissain yrityksissä työvuorosuunnittelu on keskitetty työvuorosuunnittelijalle, joka ei tee arjessaan töitä niiden henkilöiden kanssa, joille hän suunnittelee työvuorot. Riskiksi voi muodostua se, ettei vuorojen suunnittelijalla välttämättä ole syvällistä ymmärrystä työntekijöiden arjen todellisuudesta tai työn sisällöstä. On perusteltua pohtia, onko ulkopuolinen henkilö paras tekemään listan, vai olisiko työntekijöillä itsellään syvempi tietämys siitä, miten vuorot kannattaisi järjestää.
Autonominen työvuorosuunnittelu
Autonomisella työvuorosuunnittelulla tarkoitetaan sitä, että työntekijät suunnittelevat itse omat työvuoronsa, tiettyjen reunaehtojen ja sääntöjen puitteissa. Tyypillisesti vuorojen pituudet ja ajankohdat on ennalta määritelty, mutta työntekijät voivat itse valita, mitä vuoroista haluavat tehdä. Toki suunnitteluvaihe vaatii yleensä sumplimista ja sopimista työntekijöiden kesken. Myös tässä mallissa työvuorosuunnittelulla on vastuuhenkilö, joka hyväksyy lopullisen listan ja vastaa siitä, että lista on säännösten mukainen, eli siinä noudatetaan esimerkiksi työaikasääntöjä.
Hyödyt
Työntekijöiden vaikutusmahdollisuudet
Perinteiseen työvuorosuunnitteluun verrattuna autonominen työvuorosuunnittelu tarjoaa työntekijöille huomattavasti paremmat mahdollisuudet vaikuttaa omiin työvuoroihinsa. Tällä on suuri vaikutus työtyytyväisyyteen ja työssä jaksamiseen. Lisäksi työn ja vapaa-ajan mielekäs yhdistäminen helpottuu, mikä osaltaan lisää työhyvinvointia.
Vastuun jakautuminen
Monissa tapauksissa työvuorosuunnittelu on kokonaan esimerkiksi esihenkilöiden harteilla, mutta se ei ole heidän pääasiallinen työtehtävänsä. Se saatetaan monesti nähdä varsinaisten työtehtävien päälle tehtävänä lisätaakkana, joka on pakko hoitaa muutaman viikon välein. Autonomisessa työvuorosuunnittelussa suunnitteluvastuu on jaettu kaikkien työntekijöiden kesken ja vastuuhenkilön rooli muuttuu suunnittelijasta listan tarkastajaksi ja hyväksyjäksi.
Haasteet
Työaikaergonomian toteutuminen
Vaikka työntekijät varmasti itse tietävät parhaiten mitkä vuorot he haluavat tehdä, muistaako jokainen varmasti itse huolehtia työaikaergonomiasta tarpeeksi hyvin? Työaikaergonomiaan liittyviä suosituksia noudattamalla edesautetaan työssä jaksamista sekä ehkäistään uupumusta ja sairauspoissaoloja. Kun työntekijät suunnittelevat omat vuoronsa, on olemassa riski, että työaikaergonomiasta nipistetään, jos omat prioriteetit ovat muualla.
Tasapuolisuus
Osa ihmisistä on hanakampia vaalimaan omaa etuaan ja vaatimaan asioita. Yhtenä autonomisen suunnittelun haasteena voidaankin nähdä tasapuolisuuden toteutuminen. Miten voidaan varmistaa, etteivät kenenkään toiveet jää muiden jalkoihin ja että kaikki tekevät kompromisseja ja joustavat yhtä paljon?
Työmäärä
Autonomisen suunnittelumallin aloittaminen vaatii jonkin verran työtä varsinkin alussa. Toimintatavat ja säännöt tulee miettiä tarkasti ja varmistaa, että ne ovat kaikille selkeitä. Usein tämä vaatii projektin, johon osallistetaan kaikki tai ainakin suuri osa työntekijöistä. Lisäksi ensimmäisten kuukausien aikana toimintatapoja täytyy arvioida ja kehittää jatkuvasti, jotta varmistetaan hyvä lopputulos.
Yksipuolinen lähestymistapa
Autonomisessa suunnittelussa painottuu hyvin vahvasti työntekijöiden vaikutusmahdollisuuksien näkökulma ja muut työvuorosuunnittelun aspektit jäävät vähäiselle huomiolle. Kun vuorojen suunnittelijat keskittyvät vahvasti siihen, miten kaikkiin vuoroihin saadaan tekijä niin, että kaikki ovat tyytyväisiä omiin vuoroihinsa, jää kokonaistilanteen tarkastelu esimerkiksi listan kokonaiskustannusten kannalta vähäiseksi.
Tunnista organisaatiollesi sopiva malli ja huomioi sen haasteet
Sekä perinteisestä että autonomisesta suunnittelusta löytyy siis omat hyvät puolensa ja heikkoutensa. Suunnittelumallia valitessaan kannattaa pohtia tarkasti omaa toimintaa ja sen piirteitä sekä sitä, mikä omalle organisaatiolle on tärkeää.
Kun tunnistaa valitsemansa suunnittelumallin haasteet, voi niihin myös reagoida paremmin. Autonomisen suunnittelun haasteita voi minimoida ainakin hyvin suunnitelluilla pelisäännöillä ja toimintatavoilla sekä tehokkaalla kommunikaatiolla. Perinteistä työvuorosuunnittelua tekevät organisaatiot taas voisivat pohtia, miten työntekijöiden vaikutusmahdollisuuksia voitaisiin parantaa. Löytyisikö keinoja, joilla työntekijöiden vuorotoiveiden ilmoittaminen ja huomioiminen olisi vaivattomampaa? Löytyisikö autonomisen suunnittelun toimintatavoista jotain, jota voisi hyödyntää myös perinteisessä suunnittelussa? Vaikka työntekijät eivät voisikaan suunnitella koko työvuorolistaansa itse, voisiko esimerkiksi osan vuoroista suunnitella työntekijöille perinteiseen tyyliin ja osan vuoroista jättää työntekijöiden itse varattaviksi?
Ratkaisujemme avulla haluamme tarjota helpon kanavan vuorotoiveista kommunikointiin ja työvuorojen tarjoamiseen ja varaamiseen. Toiveet ovat työvuorosuunnittelijan apuna suunnittelunäkymässä, eikä niitä tarvitse erikseen kerätä ja tarkistaa muista paikoista.
